Чем можно заменить кассовый аппарат для ооо
Стационарная или облачная онлайн-касса: что выбрать
В 2021 году почти все предприниматели обязаны использовать онлайн-кассы. Те, кто занимаются интернет-торговлей, перевозками или оказывают услуги у клиента на дому, могут использовать два типа касс: классическую стационарную или облачную, к которой можно подключаться по интернету. Разбираемся, что и в каких случаях выбирать — стационарную кассу или облачную.
Чем отличаются стационарная касса и облачная
И стационарная, и облачная — это онлайн-кассы, соответствующие требованиям 54-ФЗ. В них есть фискальный накопитель и они умеют отправлять чеки в налоговую. Только стационарную вы покупаете и ставите у себя в магазине или офисе, а облачную — берете в аренду и подключаетесь к ней через интернет.
Есть важный нюанс: стационарную кассу могут использовать все, а облачную кассу только определенные категории предпринимателей и организаций. Облачная разрешена, если вы не контактируете с клиентом напрямую, например, продаете ему товар через интернет. Или контактируете, но не на своей территории, например, в транспорте или у клиента на дому.
То есть облачную кассу можно использовать, чтобы принимать платежи в интернет-магазине, через приложение, в транспорте или от курьера. Но есть и другие случаи, разрешенные законом, о них подробнее смотрите в нашей сравнительной таблице.
Какая касса проще в обслуживании
Облачная касса. Доставляет минимум хлопот. Все тяготы по поддержанию ее в постоянном рабочем состоянии берет на себя компания, которая предоставляет вам кассу в аренду. Вы сами ничего не ремонтируете, не отвозите кассу в центр технического обслуживания в случае поломки, не меняете фискальный накопитель, не следите за постоянным электропитанием кассы и ее соединением с интернетом.
Если какое-то действие с кассой по закону должен совершить пользователь, сервис всегда об этом напомнит и подскажет, как это лучше сделать.
Перед регистрацией кассы нужно выбрать тип фискального накопителя: на 15 или 36 месяцев. Есть законодательные ограничения на то, какой предприниматель какой фискальный накопитель может применять, поэтому сервис АТОЛ Онлайн, к примеру, задает наводящие вопросы и помогает безошибочно выбрать подходящее устройство. А после регистрации личный кабинет показывает наполненность фискального накопителя и подсказывает оптимальные даты для его замены.
Стационарная касса. Требует присмотра — придется быстро среагировать, если что-то сломается. Если вовремя не заменить фискальный накопитель или не перерегистрировать кассу, можно попасть на многомиллионный штраф.
Так, в 2020 году налоговая оштрафовала каршеринговый сервис BelkaCar на 259 млн рублей. Причина — несколько стационарных касс компании, работающих в режиме удаленной фискализации, в течение трех месяцев не отправляли чеки в ОФД из-за переполненного фискального накопителя. Сейчас сервис пытается в третий раз обжаловать постановление ФНС, но пока результата нет.
Еще один риск: если дома или в офисе отключат электроэнергию или будет потеряна связь с интернетом, вы тоже можете нарушить закон. Если касса интернет-магазина не отправит электронный чек покупателю хотя бы на следующий день после проведения расчета и до момента вручения товара, будет нарушено требование пункта 5.4 статьи 1.2 54-ФЗ. Согласно пункту 4 статьи 14.5 КоАП, за каждый такой «поздний» чек может прийти штраф:
Какая касса надежнее
Облачная касса. Находится в идеальных условиях дата-центра, поэтому работает круглосуточно и практически без сбоев. Это удобно, например, для интернет-магазинов: владельцы точно знают, что платежи на сайте будут проходить всегда и в любое время суток. Если все же что-то случается, дежурный инженер оперативно решает проблему.
В помещении дата-центра поддерживается благоприятная для работы техники температура. Все кассы имеют резервные подключения:
Стационарная касса. Надежность стационарной кассы зависит от условий, которые вы ей обеспечите. Но обычно сложно сделать так, чтобы у вас в магазине или офисе был бесперебойный интернет и электричество.
На случай поломки можно завести запасную стационарную кассу, но быстро ее к сайту не подключишь. Если она не зарегистрирована под онлайн-торговлю, то придется ее перерегистрировать, а потом с помощью специалистов привязать ее к платежной форме сайта и приложениям курьеров.
Какая касса обойдется дешевле
Облачная касса. По стоимости бюджетные модели стационарных касс дешевле, чем год аренды облачной кассы. Например, ньюджер АТОЛ 91Ф Лайт без фискального регистратора продается от 5 700 рублей, а год аренды в АТОЛ Онлайн обойдется в 17 880 рублей. Но у облачной кассы есть три плюса в плане финансов:
Иногда даже с учетом этих плюсов облачная касса обходится дороже стационарной. Но важно учитывать еще вероятные простои бизнеса из-за отсутствия света и интернета — и тогда за счет надежности появляется серьезная выгода.
Есть и ситуация, когда облачная касса однозначно дешевле — если вам нужно сразу много касс, например, для водителей или курьеров.
Мы подсчитали: таксопарк на 75 машин с одной облачной кассой тратит в первый год 40 200 рублей, а если покупает для каждой машины по стационарной кассе — 2 835 000 рублей. Облачная касса для такого таксопарка в 70 раз выгоднее стационарной.
Стационарная касса. Иногда стационарная касса выгоднее. Но для этого должно совпасть много факторов:
Какую кассу удобнее настраивать
Облачная касса. На ее подключение уходит меньше времени, потому что вам не нужно ждать поставки самого аппарата — облачный сервис готов предоставить вам удаленный доступ к кассе сразу после регистрации в личном кабинете и оплаты счета.
Кроме того, облачная касса сразу готова работать удаленно, и все, что вам нужно сделать — интегрировать ее с платежной системой вашего магазина или приложения.
Стационарная касса. Сначала нужно будет дождаться ее доставки. Потом — нанять специалиста, который настроит платежи через интернет и интеграцию с сайтом или приложением. Все это занимает больше времени.
Чтобы вам было проще сориентироваться, мы собрали табличку со сравнением касс:
Чем можно заменить кассовый аппарат для ооо
10 МИН
Как выбрать онлайн-кассу и помочь своему бизнесу
Онлайн-кассы — «страшилка» для небольших предприятий: мол, они только усложняют ведение бизнеса, стоят огромных денег и вообще бесполезны. Разобрались, кому и зачем они нужны и как могут помочь бизнесу.
Что такое онлайн-касса и зачем она нужна
Обычные кассовые аппараты выбивают чеки и сохраняют данные о них в специальном блоке памяти. В отличие от них онлайн-кассы не только печатают чеки и сохраняют информацию на специальном накопителе данных, но также шифруют эти данные и передают их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.
Чем полезны онлайн-кассы
Прямая передача данных о чеках выгодна как Федеральной налоговой службе (ФНС), так и добросовестному бизнесмену.
Меньше бумажной отчётности и налоговых проверок
Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.
Можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников
Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.
При этом процедура подключения новой кассы легче, чем старых кассовых аппаратов. Для этого даже не надо посещать налоговую, достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.ru.
Кто может обойтись без онлайн-кассы
Рано или поздно кассу с фискальным накопителем придётся установить большинству предпринимателей: ФНС уверенно переходит на «цифру» и требует от бизнеса того же. С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.
Отсрочки
1 июля 2019 года закончились отсрочки для ИП на ЕНВД и патенте, у которых есть наёмные работники. Ещё на 2 года продлили отсрочку для ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства. Они могут работать без онлайн-касс до 1 июля 2021 года.
К примеру, если вы продаёте кофе навынос или булочки, которые печёте сами, онлайн-касса пока не нужна. Однако вы обязаны её установить, если кофе продаёт нанятый бариста, а булочки испёк кто-то другой.
Постоянные льготы
Вообще без онлайн-кассы могут обойтись лишь некоторые ИП. Например, собственники, сдающие в аренду квартиры с машиноместами, пункты ремонта обуви, продавцы бахил, мороженого, сезонных овощей (см. п. 2 ст. 2 54-ФЗ).
Без онлайн-касс могут обойтись ТСЖ, образовательные и спортивные организации, библиотеки и центры культуры и досуга, если получают деньги от ООО или ИП с помощью банковского перевода (см. п. 13 ст. 2 54-ФЗ).
Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является, онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить, даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.
Какими бывают онлайн-кассы
Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем 168 моделей оборудования.
Онлайн-кассы можно поделить на несколько категорий:
Сколько стоят онлайн-кассы
Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.
Самый дешёвый вариант — это автономные кассы: 12–20 тысяч рублей. Фискальные регистраторы стоят дороже, 15–40 тысяч рублей. Самые дорогие моноблоки, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.
Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.
Что влияет на выбор онлайн-кассы
Вид бизнеса 
Если у вас небольшая торговая точка без подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а также несколько терминалов эквайринга.
Важность автоматизации
Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить, должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой ускорит автоматизацию процессов.
Поток клиентов
Стоит также проанализировать поток клиентов, от которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.
Программное обеспечение
Софт для кассы должен быть совместим с ПО на остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить соответствующий договор с поставщиком.
Как выбрать подходящую модель онлайн-кассы
На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.
Эвотор 5
Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.
Эвотор 7.2
Подходит для торговли в стационарных торговых точках.
Эвотор 7.3
Подходит для торговли в стационарных торговых точках с возможностью автономной работы.
Эвотор 10
Подходит для кафе, баров и ресторанов.
SmartPOS
Универсальна, компактна и подходит как для торговых точек, так и для, например, курьерской доставки
Выгодное приложение: что власти предложат бизнесу вместо онлайн-касс
Летом этого года завершился третий этап перехода на новую кассовую технику: к этому сроку онлайне-кассы должен был установить практически весь бизнес, в том числе компании и индивидуальные предприниматели (ИП), работающие в сфере услуг, имеющие хоть одного сотрудника в штате, а также ИП без сотрудников, продающие чужие товары.
По замыслу властей, переход на учетное оборудование нового образца в рамках стартовавшей в 2016 году кассовой реформы должен вывести из тени сегмент розничной торговли, обеспечить защиту прав покупателей, облегчить для предпринимателей сдачу отчетности, а также повысить оперативность и точность сбора статистической информации.
Учет и контроль
Принятые три года назад поправки в федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники» предусматривают поэтапную установку бизнесом онлайн-касс, которые осуществляют передачу информации об операциях в налоговые органы при помощи операторов фискальных данных. С 1 февраля 2017 года была прекращена регистрация техники старого образца. С июля того же года на онлайн-кассы обязали перейти компании, использующие общую и упрощенную системы налогообложения. Летом 2018 года кассы обязаны были установить малые предприниматели, работающие в сфере торговли и общепита на ЕНВД или патентной системе, имеющие наемных сотрудников.
Законом предусмотрен ряд исключений, когда онлайн-кассы могут не применяться: например, при продаже газет и журналов, торговле мороженым и безалкогольными напитками в киосках, молоком и квасом из цистерн, сезонной торговле овощами, фруктами и бахчевыми культурами, ремонте обуви, продаже театральных билетов вне касс и т.д. Кроме того, освобождены от необходимости установки нового оборудования предприниматели, ведущие деятельность в труднодоступных или отдаленных районах, а также ИП — владельцы вендинговых автоматов.
Отсрочку на установку онлайн-касс до июля 2021 года получили и ИП без сотрудников, оказывающие различные услуги, а также предприниматели, которые продают товары собственного изготовления. Это связано с реализацией пилотного проекта по введению налога на профессиональную деятельность для самозанятых, который сейчас проводится в четырех регионах: Москве, Московской и Калужской областях и Татарстане. С 2020 года планируется распространить его еще на 19 регионов. Таким образом, у предпринимателей будет выбор: зарегистрироваться в качестве самозанятого и платить налог через мобильное приложение, либо в качестве ИП, обязанного применять онлайн-кассу.
Онлайн-кассы делают операции более прозрачными и в целом облегчают документооборот между всеми контрагентами, в том числе бизнесом и государством, говорит заведующий кафедрой предпринимательства и логистики РЭУ имени Плеханова Дмитрий Завьялов.
Кроме того, их внедрение позволило вывести из серой зоны зарплаты занятых в частном секторе, говорит доцент департамента мировой экономики и мировых финансов Финансового университета Лазарь Бадалов.
Онлайн-кассы формируют чеки, в которых указываются сведения о продавце, наименование и количество товаров и QR-код, а также отчеты об открытии и закрытии смены. Данные записываются и хранятся на фискальном накопителе и передаются в налоговые органы через оператора. Это, по словам Лазаря Бадалова, исключило возможность скрывать выручку от налоговой.
За работу без онлайн-кассы предусмотрены штрафы: до 50% выручки, полученной без использования такой кассы. За повторные нарушения возможна приостановка работы на три месяца, а также отстранение руководителя предприятия от должности на срок до двух лет.
В сентябре 2019 года глава Федеральной налоговой службы (ФНС) Михаил Мишустин заявил, что по итогам реформы 1,4 млн налогоплательщиков зарегистрировали более 3 млн касс. 80 организаций и ИП подключились к сервису ФНС «API Проверка чеков», создав свои бесплатные мобильные приложения.
Кассовые преимущества
Для ИП с 2018 года предусмотрено право на применение ежегодного налогового вычета в размере до 18 тыс. руб. по каждой онлайн-кассе, включая стоимость фискального накопителя, ПО, услуг операторов. Воспользоваться им могут предприниматели, работающие на спецрежиме ЕНВД и Патентной системы.
Также технология позволит с июля 2020 года отменить отчетность для налогоплательщиков на УСН. Эта мера была включена в нацпроект «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы». По оценке Минэкономразвития России, ею могут воспользоваться около 1,2 млн потенциальных льготников.
Применение онлайн-касс должно сократить число проверок и создать среду доверия между предпринимателями и налоговым органом, отмечают в ФНС.
Автоматизация рабочего места кассира повышает пропускную способность кассовой точки, позволяет высвободить рабочее время сотрудника, говорит заведующий лабораторией искусственного интеллекта, нейротехнологий и бизнес-аналитики РЭУ имени Плеханова Тимур Садыков: «Это обеспечивает возможность расширения сферы торговой деятельности данного объекта продаж и больший доход».
В сочетании с набором приложений, которые предлагают операторы, онлайн-кассы позволяют малому бизнесу получить доступ к аналитике продаж и маркетинговым инструментам, которыми раньше пользовался в основном крупный бизнес. Речь может идти об автоматизации товарного учета, контроле кассиров и курьеров, сборе информации по различным акциям и программам лояльности. Наконец, прозрачность отчетности может повысить готовность банков кредитовать МСП.
Расходы на сервис
Предприниматели восприняли реформу неоднозначно. Согласно данным опроса аналитического центра НАФИ, проведенного в апреле 2019 года, среди участников третьего этапа кассовой реформы 56% индивидуальных предпринимателей и 33% юридических лиц восприняли нововведения негативно. 56% респондентов связывали с переходом на онлайн-кассы увеличение издержек, и только порядка 10% опасались повышения налоговой нагрузки и вынужденного роста цен и перекладывания расходов на потребителя.
Обслуживание онлайн-касс оказалось не дешевле традиционной ККТ, при этом предпринимателям пришлось нести дополнительные затраты по переходу на новую технологию: закупка новых аппаратов, фискальная память, сервис по передаче данных в ИФНС, расходы на интернет, покупка и обновление ПО. Это и послужило причиной критики, говорит Дмитрий Завьялов. По оценке «Яндекс.Денег», только установка и подключение онлайн-кассы обходится в 20–40 тыс. руб.
Онлайн-кассы не снижают нагрузку на бизнес, но делают его работу прозрачной и удобной, отмечает Дмитрий Завьялов: «Большой плюс, что не нужно раз в год при замене фискальной памяти перерегистрировать технику и печатать очередные отчеты — данные уже есть в ИФНС».
Любое новшество на первых порах встречает некоторое сопротивление и требует вложений (например, в переподготовку и повышение квалификации сотрудников), подчеркивает Тимур Садыков: «Однако он так же логичен и естествен, как и исчезновение деревянных счетов, которые использовались несколько десятков лет».
Приложение вместо кассы
В правительстве признают, что расходы на приобретение онлайн-касс для малых предприятий могут оказаться весьма чувствительными. Поэтому для сокращения издержек предпринимателей в Минэкономразвития России предложили проработать вопрос перевода малых предприятий с онлайн-касс на мобильное приложение, аналогичное приложению для самозанятых. С такой инициативой, в частности, выступил глава Минэкономразвития России Максим Орешкин.
Эта инициатива отвечает не только задачам поддержки МСП, но и цифровизации бизнеса, считает доцент кафедры Бухгалтерского учета и налогообложения РЭУ им. Плеханова Равиль Ахмадеев: «Более широкое вовлечение в круг электронных приложений разных категорий плательщиков, неважно, ИП они или юридические лица, и неважно, какие режимы налогообложения они используют, позволит сократить расходы на обслуживание кассовой техники, применяя современные цифровые методы в экономике».
Мобильное приложение, хорошо показавшее себя в использовании самозанятыми, является удачным вариантом компромисса между прозрачностью и удобством использования, говорит Дмитрий Завьялов. По его словам, такой инструмент позволит охватить те сегменты бизнеса, в которых не получилось внедрить онлайн-кассы.
Переход с онлайн-касс на приложение позволит высвободить небольшой объем денежных средств для развития, говорит доцент кафедры организационно-управленческих инноваций РЭУ имени Плеханова Михаил Хачатурян.
Чем можно заменить кассовый аппарат для ооо
Облачная, или цифровая касса — это сервис, который позволяет учитывать и фискализировать продажи в соответствии с законом. Интернет-магазину и мобильному бизнесу он заменит обычную контрольно-кассовую технику.
Для работы с облачной кассой тоже нужен фискальный накопитель, договор с оператором фискальных данных (ОФД) и регистрация кассы в ФНС. Основное отличие в том, что такая касса не стоит у вас в офисе или на складе — данные о расчётах собираются и хранятся в облаке, и вы подключаетесь к цифровой кассе через интернет.
Кому подходит сервис
Облачная касса нужна компаниям, которые принимают платежи дистанционно или работают на выезде. Она подойдёт:
Цифровую кассу нельзя использовать:
Особенности облачной кассы
Входит в тариф «Оптимальный» от СберБизнеса
Входит в тариф «Оптимальный» от СберБизнеса, делается разово при подключении
Для приема оплаты картой может понадобиться POS-терминал
Как работает облачная касса
Если вы, например, продаёте онлайн и доставляете заказы своими силами, вам пригодится приложение «Мобильный кассир», которое синхронизируется с цифровой кассой. Оно превращает смартфоны курьеров, продавцов, официантов и кассиров в полноценные кассы с эквайрингом. Для приёма оплаты на выезде или в торговом зале больше не нужно покупать и устанавливать отдельную кассу и банковский терминал для каждого сотрудника. Мобильное приложение позволяет принимать все виды наличной и безналичной оплаты, включая оплату по QR-коду, чеки приходят на email или в СМС.
Сколько стоит сервис
Сумма расходов складывается из стоимости ежемесячной аренды кассы и фискального накопителя (ФН). В зависимости от количества транзакций может понадобиться несколько касс и фискальных накопителей, так как одна онлайн-касса может обрабатывать не более 6 тысяч чеков в сутки, а ёмкость фискального регистратора — примерно 250 тысяч документов. При этом аренда облачной кассы обойдётся значительно дешевле, чем покупка онлайн-кассы.
Если у вас есть также офлайн-точка, для приёма платежей понадобится хотя бы одна обычная онлайн-касса.
Как подключить облачную кассу
При подключении цифровой кассы компания «Эвотор» поможет оформить ЭЦП, зарегистрировать кассу в налоговой, настроить взаимодействие с ОФД. И обеспечит бесшовную интеграцию приёма онлайн-оплаты для пользователей интернет-эквайринга от СберБизнеса или «Ю-Касса».