Что нужно сделать работодателю при смене фамилии работника
Работник поменял фамилию: что делать с трудовым договором
Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в кадровых документах на новую. Разберемся, обязан ли работодатель отражать изменение фамилии в трудовом договоре с работницей и если да, то как это правильно сделать.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника?
Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ), в рамках которого работодатель обязуется:
Работник, в свою очередь, обязан:
В трудовом договоре указывают в т. ч. ФИО работника, а также сведения об удостоверяющем его личность документе. Этот документ (как правило, паспорт) работник представляет работодателю на момент заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Эти данные считаются обязательными сведениями (ст. 57 ТК РФ), но не являются условиями договора. Поэтому изменения в этих сведениях не влекут оформления допсоглашения к трудовому договору.
В то же время работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.
Вносим изменения на основании приказа
Как правило, фамилию меняют при заключении брака. Чтобы внести изменения в трудовой договор, в принципе достаточно паспорта, где указана новая фамилия, и свидетельства о браке. Но не возбраняется получить от работницы заявление и издать приказ.
Порядок внесения изменений в кадровые документы следующий:
Заключаем допсоглашение с работником
После того, как написано заявление и издан приказ, кадровому работнику можно заняться трудовым договором. Дополнительное соглашение с работником об изменении фамилии может выглядеть так:
Подводим итоги
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Работник меняет фамилию: как оформить изменения в кадровых документах
Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что с такого-то числа Лукьянову считать Шестаковой в связи с регистрацией брака?
Ответим на все вопросы по порядку.
Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ
Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии ил имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Мы категорически не советуем использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Лукьянову Шестаковой в связи с регистрацией брака…» На наш взгляд, это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Лукьянова не будет считаться Шестаковой? Шестаковой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя.
Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
По нашему мнению не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Полагаем, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение. Пока к нам не поступало информации о том, что Гострудинспекция штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными сотрудниками работодателя.
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Некоторые специалисты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.
На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой (как в образце), под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.
Изменение сведений о работнике в личной карточке.
Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
Предположим, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Смена фамилии работника: как внести изменения
Порядок оформления смены фамилии
При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.
В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.
Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений
Основания для изменения личных данных сотрудника
После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:
Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.
В какие документы вносить изменения
Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.
После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.
Оформление кадровых документов
Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.
Трудовая книжка
В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.
Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.
На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.
Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями
Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.
Трудовой договор
Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.
Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.
Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.
Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии
Личная карточка работника
При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).
Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.
При смене фамилии в связи с замужеством или разводом, также необходимо в графе «Семейное положение» изменить статус.
Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.
Оформление бухгалтерских документов
В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.
Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.
Замена СНИЛС
В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.
Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.
В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.
Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:
Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.
В течение недели с момента получения готового свидетельства бухгалтер должен предоставить его работнику и отправить сопроводительную ведомость обратно в отделение фонда, которую он получил там одновременно с готовым свидетельством.
Лицевой счет работника
Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).
Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.
Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.
Банковские счета и карты
В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.
После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.
Ответственность
В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.
Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.
Меняем фамилию в трудовом договоре: нюансы
Когда надо менять фамилию работника в трудовом договоре
Работник может изменить семейный статус: жениться (выйти замуж) или развестись. Эти обстоятельства часто служат основанием для смены фамилии. Сотрудник может и просто сменить фамилию по своему желанию — например, если она неблагозвучна.
В этой ситуации кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе и в трудовой договор, заключенный с работником.
Работодателю нужно снять копии с представленных документов, но хранить их в личном деле необязательно: закон этого не требует. К тому же, в случае проверки Роскомнадзор может решить, что вы обрабатываете избыточные персданные, а это нарушение прав работника (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013, от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013).
А еще советуем получить заявление от работника. И хотя закон не обязывает его составлять, но такое заявление будет еще одним основанием для внесения корректировок в трудовой договор и другие кадровые документы.
Способы изменения фамилии в трудовом договоре
Один из вариантов изменения фамилии в трудовом договоре — непосредственное внесение исправлений в действующий трудовой договор. В частности, внести корректировки нужно во все разделы документа, в которых содержится фамилия сотрудницы: это преамбула договора и его последний раздел, где содержатся адреса, реквизиты и подписи сторон.
Если изменения в трудовой договор при смене фамилии решено вносить путем корректировок, то неактуальные сведения (старую фамилию) нужно зачеркнуть одной чертой и указать новую фамилию. Исправления нужно заверить подписью уполномоченного кадровика. Также необходимо указать дату внесения корректировок. Такие правила внесения исправлений должны применяться на каждой странице документа, где есть фамилия сотрудницы.
Прежние сведения зачеркните одной чертой и сверху впишите новые. Здесь же сотруднику кадровой службы необходимо поставить подпись и дату внесения изменений.
Внесите новые сведения также в реквизиты сторон. Сотрудник кадровой службы здесь также проставляет свою подпись и дату внесения изменений при смене фамилии в трудовом договоре.
Альтернативный и более рациональный вариант — не зачеркивать ничего в договоре, а заключить допсоглашение к трудовому договору о том, что, например, фамилию «Иванова» в трудовом соглашении следует читать как «Петрова».
Подводим итоги
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Алгоритм действий кадровой службы при перемене работником ФИО
З аконодательство не запрещает перемену совершеннолетним гражданином своего имени (фамилии, отчества). На практике чаще всего встречается перемена фамилии женщиной в связи с вступлением в брак. Однако и иные случаи не являются исключением. Например, перемена фамилии мужчиной при вступлении в брак на фамилию жены порой вызвана желанием получить более благозвучную или известную фамилию. Перемена имени и отчества чаще связана с национальными обычаями и традициями или стремлением лица не афишировать свою национальную, расовую принадлежность и т.д. Разберемся, что делать работодателю, если работник поменял свое имя.
Для начала выясним, в каких случаях и в каком порядке можно поменять имя. Согласно п. 1-2 ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (далее – Закон № 143-ФЗ) лицо, достигшее возраста 14 лет, вправе переменить свое имя, включающее в себя фамилию, имя и (или) отчество (ФИО). Перемена имени производится органом записи актов гражданского состояния по месту жительства или по месту государственной регистрации рождения лица, желающего это сделать.
Факт изменения подлежит государственной регистрации в органах записи актов гражданского состояния (п. 5 ст. 58 Закона № 143-ФЗ и п. 3 ст. 19 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ). Более того, перемена гражданином имени не является основанием для прекращения или изменения его прав и обязанностей, приобретенных под прежним именем (п. 2 ст. 19 ГК РФ).
Требует ли особого внимания прием на работу сотрудника, переменившего ранее фамилию, имя и / или отчество?
Причины для перемены имени могут быть различными, однако ни одна из них не является основанием для отказа в государственной регистрации органом ЗАГС перемены имени (см. ст. 11 Закона № 143-ФЗ). Таким образом, от кадровой службы работодателя не требуется особого внимания при приеме на работу сотрудника, менявшего свое имя (ФИО).
Однако повышенное внимание, скорее всего, вызовет перемена имени, не связанная с вступлением в брак, у службы безопасности работодателя. Ведь не всегда перемена имени работником вызвана вышеперечисленными причинами. Иногда таким образом человек пытается скрыть свое неблаговидное прошлое (например, привлечение к уголовной ответственности, наличие административных штрафов и т.д.). Поэтому до оформления приема на работу кадровой службой желательно, чтобы анкеты всех работников проходили проверку службы безопасности работодателя (при наличии таковой на предприятии).
Подтверждающие документы
Обратите внимание: если работник меняет фамилию в связи с вступлением в брак, то документами, свидетельствующими о перемене им фамилии, будут:
Если же работник, уже состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут:
Какие документы надо изменить
В любом случае при перемене имени работником, уже вступившим в.