Чем лучше электронный больничный лист
Чем отличается электронный больничный от бумажного
В 2020 году из-за пандемии коронавируса и опасений россиян посещать общественные места всё большую популярность обретают электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН), они же электронные больничные листы.
ЭЛН действуют в России уже третий год. Они введены законом № 86-ФЗ. С 2017 года россияне получили право брать больничный лист в электронном виде.
Затем был принят ещё ряд нормативно-правовых актов, регламентирующих процедуру взаимодействия работодателя, работника и медорганизации.
Основные положения содержит в Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567. В нём есть информация кто, когда и в какие сроки формирует и заносит сведения в электронный больничный.
Помимо упомянутых ФЗ и Постановления, для понимания принципов работы электронных больничных обратите внимание на такие документы, как приказ Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н, закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ; письмо ФСС РФ от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462.
Отличие электронного листа нетрудоспособности от бумажного
Отличий практически нет. Это тот же привычный всем документ, только в электронном виде. Он содержит все те же сведения, что и аналог на бумаге. Его главное отличие – это полностью электронное оформление, ведение и закрытие, а также то, что документ обязательно заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью врача и медорганизации.
Процесс расчёта и оплаты таких документов тот же, что и для бумажных. По юридической силе оба варианта оформления листов нетрудоспособности абсолютно равны. Поэтому для граждан нет абсолютно никаких оснований, чтобы не доверять электронным больничным и выбирать бумажный вариант. Тем более, у ЭЛН есть ряд очевидных преимуществ. Разберём их подробнее.
Преимущества электронного больничного
До сих пор по закону применимы оба вида больничных. Однако всё чаще в последнее время участники документооборота с листами нетрудоспособности прибегают к оформлению их в электронном виде. Из плюсов ЭЛН можно назвать следующие.
Его не нужно распечатывать, отправлять или пересылать по почте или курьерскими службами, относить куда-либо лично, не нужно где-либо хранить, например, в архиве.
Вся информация по ЭЛН хранится в системе ФСС, что полностью исключает возможность подделки больничного, а также утерю документа. Формат ЭЛН полностью исключает возможность доступа к информации о диагнозе и персональных данных третьими (сторонними) лицами.
Этот формат больничного ускоряет документооборот, исключает ошибки в документе и вероятность его повреждения. ЭЛН нельзя порвать, случайно выбросить, залить кофе, его не может изжевать питомец или раскрасить ребёнок.
С работодателя снимается ответственность за хранение больничных, если они оформлены электронно – ведь информация хранится в системе ФСС. При проверках от работодателей также не требуется представлять ЭЛН.
Применение ЭЛН для работодателя также упрощает ведение учёта, расчётов суммы выплат по пособиям, да и в целом коммуникации с ФСС по возмещениям пособий.
Как работнику начать пользоваться ЭЛН
Работник должен узнать у работодателя (как правило, у кадров или бухгалтерии), имеет ли тот техническую возможность принимать и обрабатывать ЭЛН.
Скорее всего, если такая возможность у работодателя подключена, то он проводит информационную кампанию для своих сотрудников (например – рассылка на корпоративную почту), сообщая, что они могут оформить больничный электронно.
Если всё же работник не уточнил этот момент заранее и взял электронный больничный, а работодатель не может его принять, то выход из этой ситуации всё равно есть. Медучреждение вправе заменить оформленный ЭЛН на бумажный. При этом в ЭЛН делается отметка о прекращении действия.
Далее работник должен обратиться в медорганизацию, выразить своё желание оформить лист нетрудоспособности электронно и дать письменное согласие на его оформление. Медучреждение получает номер ЭЛН в специальной системе ЕИИС «Соцстрах».
Затем медучреждение оформляет ЭЛН и сообщает его номер работнику. ЭЛН выдаётся по таким же правилам, как и бумажный лист: после осмотра и соответствующего диагноза врача и при предъявлении пациентом документа, удостоверяющего личность (паспорта). Также нужно быть готовым сообщить медработнику номер СНИЛС.
После закрытия больничного, работник должен сообщить любым способом номер больничного работодателю. Это может быть как предъявление талона с его номером, так и простая коммуникация по телефону или в сети интернет (Скайп, корпоративная почта, мессенджеры и т. д.) – каких-то правил или ограничений здесь нет.
Как работодателю начать пользоваться ЭЛН
Итак, после закрытия медучреждением ЭЛН, работник сообщает его номер работодателю. Тот по этому номеру и номеру СНИЛС работника запрашивает ЭЛН в ЕИИС «Соцстрах».
Далее он заполняет свою часть в ЭЛН (поля из раздела «Заполняется работодателем» – как и в бумажном документе). После чего документ отправляется обратно в ЕИИС «Соцстрах», при этом работодатель заверяет документ квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого юрлица.
Чтобы принять к оплате ЭЛН, работодателю потребуется:
— заключение соглашения с региональным отделением ФСС об информационном взаимодействии;
— покупка и установка усиленной квалифицированной электронной подписи (если уже есть КЭП для отчётности через интернет в госорганы – то она подойдёт, новую покупать не нужно);
— компьютер и доступ в интернет;
— соответствующее программное обеспечение, чтобы технически реализовать работу с ЭЛН – такое можно приобрести у оператора ЭДО, например, у компании Такском;
— информационная кампания для сотрудников о возможности предоставления ЭЛН.
Работодатель может работать с ЭЛН:
— в собственной бухгалтерской программе (внеся соответствующие доработки);
— используя ПО оператора ЭДО;
— в личном кабинете страхователя ФСС.
Сервисы Такском для работы с ЭЛН
Такском с 2000 года разрабатывает ПО для отчётности через интернет и ЭДО. В сервисах компании есть функционал по работе с электронными больничными. Такском предлагает три варианта решений для отчётности в ФСС: облачное, программное и встроенное в 1С. Тарифные планы для ИП начинаются от 2 700 руб./год, для юрлиц – от 4 800 руб./год.
Также компания предлагает возможность подключить тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров – всего от 1900 руб./год. Тариф предполагает не только документооборот по ЭЛН с ФСС, но и с ПФР – для отправки отчётности по электронным трудовым книжкам.
Во все тарифы для отчётности уже входит электронная подпись сроком действия на год и лицензия КриптоПро CSP, а в расширенные тарифы также входит ЭДО с контрагентами и сервис по проверке компаний «Такском-Досье».
Работать с ЭЛН в сервисах Такском просто. Например, запросить ЭЛН в облачном решении «Онлайн-Спринтер» можно в несколько кликов:
— С главной страницы нажать на «Создать»;
— Выбрать направление сдачи отчётности ФСС;
— Перейти во вкладку «Больничный»;
— Выбрать «Запрос листка нетрудоспособности»;
— Заполнить простейшую форму, в которой надо ввести лишь номера ЭЛН и СНИЛС.
Форма запроса ЭЛН в Онлайн-Спринтере:
Во всех сервисах для отчётности представлены только актуальные бланки документов, отвечающие последним изменениям в законодательстве. Сервисы не требуют ручного обновления, данный процесс происходит незаметно для клиента и автоматически.
При заполнении отчётов есть система текстовых подсказок, а также автоматическая проверка на ошибки, которая не даст отправить некорректно или не полностью заполненный отчёт. Встроенный персональный календарь бухгалтера напомнит о сроках сдачи отчётности. Также для клиентов Такском работает круглосуточная техподдержка, специалисты которой всегда рады будут помочь при возникновении вопросов или проблем.
С актуальными тарифами и акциями компании можно ознакомиться здесь. Сейчас действуют специальные акции:
Чем лучше электронный больничный лист
Больничный – это основание для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Лист нетрудоспособности может выдаваться или на бумаге, или в электронном виде.
Что делать работодателю с электронным больничным в 2021 году?
У работодателей, использующих электронные больничные, нет необходимости обеспечивать сохранность листков нетрудоспособности. Ведь вся информация с момента открытия электронного листка нетрудоспособности хранится в системе ФСС, и работодатель может запрашивать ее неоднократно. А когда ФСС будет проводить проверку работодателя, представлять электронные листки нетрудоспособности не потребуется.
Как выглядит электронный листок нетрудоспособности
Как выглядит электронный больничный в 2021 году? Где посмотреть фото?
По форме электронные и бумажные листки нетрудоспособности по сути одинаковые. Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н. А порядок формирования электронных листков нетрудоспособности – приказом Минздрава России от 01.09.2020 № 925н. Просто электронный больничный оформляется в виде файла, а не на бумажном носителе.
Когда в 2021 году выдают электронный больничный, а когда бумажный
Больничный лист в электронном виде выдают по желанию человека. Для этого он пишет согласие на получение листка нетрудоспособности в электронном виде. Никакой обязательности – нет.
Электронный больничный заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью и размещают в информационной системе ФСС – Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах». Бумажный аналог – не оформляют.
Подробнее об этом читайте на официальном сайте ФСС по здесь.
Для получения больничного листка нетрудоспособности в электронном виде нужно, чтобы медицинская организация и работодатель были участниками системы информационного взаимодействия «Соцстрах».
Работник может узнать, подключен ли работодатель к этой системе, в бухгалтерии или отделе кадров.
Для подключения к системе «Соцстрах» работодатели могут использовать собственное доработанное программное обеспечение, а также личный кабинет страхователя.
Работник сообщил, что у него электронный больничный: что делать работодателю?
Если больничный лист сформирован в электронном виде, работодатель получит от своего работника только номер электронного листка нетрудоспособности. По этому номеру, СНИЛС работника и регистрационному номеру страхователя работодатель запрашивает в системе «Соцстрах» сведения о выданном листке нетрудоспособности.
С 2021 года пилотный проект ФСС “Прямые выплаты” распространён на все регионы России (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401-ФЗ). Это значит, что работодатели должны продолжать оплачивать только:
Остальные пособия ФСС платит сам.
В 2021 году по электронном больничному назначить пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам нужно в течение 10 календарных дней со дня обращения работника с номером ЭЛН. А выплату пособия необходимо произвести в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
Ранее в ФСС передавали реестр сведений для начисления пособий путём зачёта. В нем также указывали, в какой форме был получен больничный листок от работника — бумажной или электронной.
Если работодатель не хочет иметь дело с электронными больничными, можно не подключаться к Единой интегрированной информационной системе ФСС “Соцстрах“. Тогда работникам будут по-прежнему выписывать больничные на бумаге. И даже если медучреждение оформит сотруднику электронный листок, ему придется вернуться за бумажным бланком. Работодателю это ничем не грозит (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Технические особенности работы с электронными больничными в 2021 году
Введение ЭЛН позволяет сразу правильно сформировать реестр в соответствии с требованиями ФСС. В личном кабинете можно сразу составить заявление на выплату работнику и отдать ему на подпись. Также программа автоматически подтянет реквизиты поликлиники и банка, поэтому ошибки для получателя пособия исключены.
Также в личном кабинете можно за 1 раз отправить сразу несколько ЭЛН и реестров (актуально для крупных компаний с большим штатом). Также реестр и ЭЛН может отправить обслуживающая ваш бизнес компания или удаленный бухгалтер.
Сертификат ЭЦП автоматически проверяется на подлинность, а реестр проверяется на ошибки. Если допустили ошибки, их можно увидеть в протоколе и сразу исправить.
Если уже отправили реестр в ФСС по ЭЛН и заметили ошибку (например, в определении стажа), это легко исправить: необходимо сформировать новый реестр с уточненными данными и снова направить его в личном кабинете в Фонд.
Преимущества для работодателей с 2021 года
Работа с больничными по принципу прямых выплат позволяет работодателю не иметь резерв денежных средств на выплату пособия. Это улучшает финансовую стабильность страхователей.
При электронной обработке больничных листов нужно значительно меньше времени на их заполнение. Также при заполнении практически невозможно сделать ошибки (кроме расчетной части).
При подготовке отчетности в ФСС не нужно рассчитывать суммы, которые должны были пойти в зачет к сумме страховых взносов и выплаченных пособий. Это серьёзно облегчает работу бухгалтера.
Плюсы для работников с 2021 года
Что касается работников, то с 2021 года повсеместное применение ЭЛН исключает нарушения при назначении пособий. Работник больше не зависит от работодателя в этом плане.
Выплаты стали более прозрачными, что повысило социальную защищенность всех жителей РФ.
Информацию о сроках и размере предстоящей выплаты по больничному листку сотрудник может легко проверить в личном кабинете ФСС, получив доступ через сайт Госуслуг. Если интернета нет, это всегда можно сделать напрямую через сотрудников ФСС.
Введение электронных больничных листов позволяет получить пособие несколькими способами:
То есть, в этой части нет привязки к зарплатному проекту.
Если сотрудник знает только номер карты, пособие можно получить, указав в заявлении только этот реквизит (в идеале – БИК банка или корреспондентский счет).
Выводы
Итак, приведенные ниже тезисы помогут разобраться в вопросе оплаты электронных больничных в 2021 году:
Плюсы и минусы использования электронных больничных листов
В медицинских учреждениях активно внедряются электронные больничные листы. Пока они существуют как альтернатива бумажным вариантам. В 2019 году сотрудники вправе предоставлять работодателю как электронные, так и бумажные варианты. Оба листка имеют одинаковую юридическую силу. Электронный больничный лист – это такой же бюллетень о временной нетрудоспособности. Разница лишь в том, что оформляется он не на бумаге, а в электронном виде. Первоначально был внедрен в качестве пилотного проекта в части регионов РФ. Цель – объединение информации по листкам нетрудоспособности в единую базу и упростить взаимодействие различных структур.
В больнице и поликлинике пациент может сам выбрать необходимый для него формат больничного листа. Со временем выбирать будет нельзя – виртуальное оформление полностью сменит бумажное, любые больничные листы будут отправляться в ФСС по компьютерной программе. Такой подход снижает бумажный документооборот и делает обмен информации более прозрачным и оперативным. У работников исчезнет необходимость хранить документ и относить его в бухгалтерию по месту работы. Для работы с электронными больничными листками работодатель должен оформить личный кабинет на сайте ФСС, а также медицинская организация должна быть участником системы информационного обмена. Сведения, указанные в больничном листе, заверяются электронной подписью врача и больницы.
Плюсы использования электронных больничных листов
Минусы использования электронных больничных листов
Выводы
Закон не обязывает сотрудников использовать только электронный вариант, им дано право самостоятельно выбрать формат. При этом работодателям необходимо издать внутренний приказ о введении электронных больничных листов. В обратном случае, если работодатель отказывает от применения электронной версии, необходимо предупредить сотрудников, чтобы приносили только бумажные варианты.
Электронный больничный лист ничем не отличается от бумажного аналога. Его цель все та же – подтвердить болезнь или временную нетрудоспособность человека его работодатель, и предоставить возможность компенсировать утраченную зарплату. Отличие лишь в способе выполнения – теперь врачам не требуется заполнять бумажные больничные листы, и это время он может уделить пациенту и его состоянию здоровья. Вся информация вносится в единую базу или медицинскую карту в компьютере, при закрытии больничного листа требуется только внести даты и подписать электронной подписью.
Вопросы-ответы
Чем отличается электронный больничный от бумажного?
Электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) содержит сведения, абсолютно идентичные указываемым в бумажном. Отличие электронного больничного только в том, что он формируется в виде электронного документа и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью врача (и председателя врачебной комиссии, если это необходимо) и медицинской организации.
Почему электронный листок нетрудоспособности удобнее, чем бумажный?
Электронный листок невозможно потерять или испортить, т.е. пациенту не придётся отвечать за его сохранность. Минимизируются ошибки в больничном, в т.ч. технические (заполнение не той ручкой, записи с исправлениями, нечёткая печать и т.п.), из-за которых бумажные листки часто приходится менять на дубликаты. При наличии ошибок не нужно тратить время и снова идти в больницу, чтобы оформить дубликат. Есть возможность отследить выдачу, продление ЭЛН, а также начисление по нему пособия в личном кабинете застрахованного на сайте lk.fss.ru.
Какие документы необходимо предоставить в медицинской организации, чтобы оформить листок нетрудоспособности в электронном виде?
Электронный листок нетрудоспособности выдаётся так же, как и бумажный, на основании документа удостоверяющего личность (паспорт) после осмотра пациента врачом и признания его нетрудоспособным. Кроме того, необходимо сообщить врачу номер СНИЛС.
Нужны ли какие-то дополнительные условия, чтобы оформить в лечебном учреждении электронный листок нетрудоспособности?
Необходимо заранее уточнить у своего работодателя имеет ли он возможность принять и оплатить электронный больничный. Если такая возможность у работодателя есть, необходимо сообщить врачу о своём желании оформить листок нетрудоспособности в электронном виде и подписать информированное добровольное согласие на выдачу электронного листка нетрудоспособности, которое будет предложено медицинской организацией.
Выдаётся ли электронный листок нетрудоспособности на руки?
Никакой бумажный документ в данном случае не оформляется. Пациент получает в медицинской организации только информацию об уникальном номере оформленного ему электронного листка нетрудоспособности (состоит из 12 цифр), который необходимо сообщить работодателю. Для этого не обязательно идти на работу, можно сообщить номер листка нетрудоспособности иным способом, например, по телефону.
Если работодатель по техническим причинам не имеет возможности принять электронный листок нетрудоспособности к оплате, есть ли возможность оформить бумажный больничный?
На данный момент электронный и бумажный листок нетрудоспособности имеют равную юридическую силу. Право выбора формы листка нетрудоспособности остаётся за застрахованным гражданином – по его желанию может быть выдан как бумажный листок нетрудоспособности, так и с письменного добровольного согласия оформлен электронный больничный. Так что перед тем как оформить электронный больничный, необходимо заранее уточнить у своего работодателя имеет ли он возможность принять его к оплате. В то же время, если работнику оформили электронный листок, а его работодатель не имеет в настоящее время технической возможности принять его к оплате, то медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на бумажный аналог. При этом лечебное учреждение аннулирует электронный листок нетрудоспособности.
Изменились ли правила расчёта пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и сроки их выплаты в связи с введением электронного листка нетрудоспособности?
Правила расчёта пособий остались прежними. В Курской области с 1 июля 2018 года реализован пилотный проект «Прямые выплаты», поэтому пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются Фондом социального страхования напрямую застрахованному гражданину на основании предоставленного работодателем реестра в течение 10 рабочих дней с момента получения необходимых сведений.
Что необходимо работодателю, чтобы оплатить электронный листок нетрудоспособности?
Для того чтобы принять к оплате электронный листок нетрудоспособности работодателю необходимо следующее:
— усиленная квалифицированная электронная подпись юридического лица;
— программное обеспечение (ПО) в версиях, доработанных для работы с ЭЛН (например 1С, СБИС, Парус, Контур и т.д.) или доработать имеющееся ПО (требования по доработке расположены на сайте lk.fss.ru);
— при отсутствии необходимого ПО можно использовать личный кабинет страхователя или бесплатную программу АРМ Подготовки расчётов для ФСС (lk.fss.ru).
Какова схема взаимодействия лечебного учреждения, работника, работодателя и Фонда социального страхования при работе с электронным больничным?
Схема взаимодействия укладывается в четыре этапа:
1. Работник при обращении к врачу даёт письменное согласие на оформление ЭЛН.
2. Врач оформляет ЭЛН, подписывая его необходимыми электронными подписями, направляет данные на сервер ФСС РФ, а гражданину сообщает только номер электронного больничного.
3. Работник сообщает номер ЭЛН работодателю.
4. Работодатель, используя своё программное обеспечение или через личный кабинет страхователя (lk.fss.ru), запрашивает ЭЛН по его номеру и по СНИЛС работника, заполняет свой раздел в электронном больничном, подписывая данные своей электронной подписью и направляет реестр сведений, необходимых для начисления и выплаты пособия в территориальный орган Фонда
Какие преимущества даёт работодателю работа с электронным листком нетрудоспособности.
В данном случае полностью исключается возможность представления к оплате поддельного (фальшивого) листка нетрудоспособности; минимизируются ошибки в больничном листе, в т.ч. технические (заполнение не той ручкой, записи с исправлениями, нечёткая печать и т.п.); электронные листки нетрудоспособности не нужно хранить; автоматизируется процесс расчёта и начисления пособия; появляется возможность более оперативно анализировать информацию по всем больничным предприятия.
Может ли работодатель при приёме на работу сотрудника каким-либо образом получить доступ к базе данных о его больничных с предыдущего места работы? Ведь если соискатель новой должности много и часто болел, это может негативным образом повлиять на решение вопроса о трудоустройстве.
Вход в личный кабинет застрахованного лица может осуществляться только при введении пароля данного работника. В этот кабинет не может войти никто, кроме него, в том числе и новый работодатель, чтобы посмотреть сколько раз и как долго болел гражданин в прошлом. Работодатель получит доступ только к тем листкам нетрудоспособности, номера которых ему сообщит работник.
Как осуществляется защита Фондом социального страхования персональных данных граждан при хранении электронных больничных?
Данные о листках нетрудоспособности хранятся в Центре обработки данных Фонда социального страхования РФ, где предусмотрены все степени защиты в соответствии с федеральным законодательством.
Какие медицинские организации в нашем регионе работают с электронным листком нетрудоспособности?
На текущий момент фактически все государственные медицинские организации г. Курска и области могут выдавать электронные листки нетрудоспособности. Кроме того, оформление электронных больничных осуществляется и в частных клиниках. Актуальный список медицинских организаций Курской области, выдающих ЭЛН, расположен на сайте Курского отделения ФСС РФ по адресу http://r46.fss.ru/250396/250398/index.shtml
Если мне оформили электронный больничный, то должны ли одновременно выдать и бумажный?
Нет. Листок нетрудоспособности фиксирует факт наступления страхового случая по временной нетрудоспособности (болезнь, травма (в т.ч. несчастные случаи на производстве и профзаболевания), уход за больным членом семьи и т.д.) или по беременности и родам. С 1 июля 2017 года, в соответствии с Федеральным законом №86-ФЗ, гражданин имеет право выбора в какой форме ему получить больничный– в электронной или бумажной, т.к. они имеют равную юридическую силу. То есть может быть выдан либо бумажный больничный, либо электронный. Одновременная выдача электронного листка нетрудоспособности и больничного на бумажном носителе законом не предусмотрена.
305029, г. Курск,
ул. Никитская, д.16
Телефон приемной
(4712) 72-23-90
Факс
(4712) 72-23-84