Что нужно сделать чтобы выделенная ячейка выглядела как в примере

Как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии: примеры и методы

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хо.

Не все фирмы покупают специальные программы для ведения дел. Многие пользуются MS Excel, ведь эта хорошо приспособлена для больших информационных баз. Практика показала, что дальше заполнения таблиц доходит редко. Таблица растет, информации становится больше и возникает необходимость быстро выбрать только нужную. В подобной ситуации встает вопрос как в Excel выделить ячейку цветом при определенном условии, применить к строкам цветовые градиенты в зависимости от типа или наименования поставщика, сделать работу с информацией быстрой и удобной? Подробнее читаем ниже.

Где находится условное форматирование

Как в экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения – да очень просто и быстро. Для выделения ячеек цветом предусмотрена специальная функция «Условное форматирование», находящаяся на вкладке «Главная»:

Условное форматирование включает в себя стандартный набор предусмотренных правил и инструментов. Но главное, разработчик предоставил пользователю возможность самому придумать и настроить необходимый алгоритм. Давайте рассмотрим способы форматирования подробно.

Правила выделения ячеек

С помощью этого набора инструментов делают следующие выборки:

Посмотрите, как ищется выбранный текст: в первом поле задается условие, а во втором указывают, каким образом выделить полученный результат. Обратите внимание, выбрать можно цвет фона и текста из предложенных в списке. Если хочется применить иные оттенки – сделать это можно перейдя в «Пользовательский формат». Аналогичным образом реализуются все «Правила выделения ячеек».

Очень творчески реализуются «Другие правила»: в шести вариантах сценария придумывайте те, которые наиболее удобны для работы, например, градиент:

Устанавливаете цветовые сочетания для минимальных, средних и максимальных величин – получаете на выходе градиентную окраску значений. Пользоваться градиентом во время анализа информации комфортно.

Правила отбора первых и последних значений.

Рассмотрим вторую группу функций «Правила отбора первых и последних значений». В ней вы сможете:

Гистограммы

Если заливка ячейки цветом вас не устраивает – применяйте инструмент «Гистограмма». Предлагаемая окраска легче воспринимается на глаз в большом объеме информации, функциональные правила подстраиваются под требования пользователя.

Цветовые шкалы

Этот инструмент быстро формирует градиентную заливку показателей по выбору от большего к меньшему или наоборот. При работе с ним устанавливаются необходимые процентные отношения, либо текстовые значения. Предусмотрены готовые образцы градиента, но пользовательский подход опять же реализуется в «Других правилах».

Наборы значков

Если вы любитель смайликов и эмодзи, воспринимаете картинки лучше, чем цвета – разработчиками предусмотрены наборы значков в соответствующем инструменте. Картинок немного, но для полноценной работы хватает. Изображения стилизованы под светофор, знаки восклицания, галочки-крыжики, крестики для того, чтобы пометить удаление – несложный и интуитивный подход.

Создание, удаление и управление правилами

Функция «Создать правило» полностью дублирует «Другие правила» из перечисленных выше, создает выборку изначально по требованию пользователя.

С помощью вкладки «Удалить правило» созданные сценарии удаляются со всего листа, из выбранного диапазона значений, из таблицы.

Вызывает интерес инструмент «Управление правилами» – своеобразная история создания и изменения проведенных форматирований. Меняйте подборки, делайте правила неактивными, возвращайте обратно, чередуйте порядок применения. Для работы с большим объемом информации это очень удобно.

Отбор ячеек по датам

Чтобы разобраться, как в excel сделать цвет ячейки от значения установленной даты, рассмотрим пример с датами закупок у поставщиков в январе 2019 года. Для применения такого отбора нужны ячейки с установленным форматом «Дата». Для этого перед внесением информации выделите необходимый столбец, щелкните правой кнопкой мыши и в меню «Формат ячеек» найдите вкладку «Число». Установите числовой формат «Дата» и выберите его тип по своему усмотрению.

Для отбора нужных дат применяем такую последовательность действий:

С помощью форматирования ячеек, содержащих дату, можно выбрать значения по десяти вариантам: вчера/сегодня/завтра, на прошлой/текущей/следующей неделе, в прошлом/текущем/следующем месяце, за последние 7 дней.

Выделение цветом столбца по условию

Для анализа деятельности фирмы с помощью таблицы разберем на примере как поменять цвет ячейки в excel в зависимости от условия, заданного работником. В качестве примера возьмем таблицу заказов за январь 2019 года по десяти контрагентам.

Нам необходимо пометить синим цветом тех поставщиков, у которых мы купили товара на сумму большую, чем 100 000 рублей. Чтобы сделать такую выборку воспользуемся следующим алгоритмом действий:

Инструмент «Условное форматирование» применяется для решения ежедневных задач бизнеса. С его помощью анализируют информацию, подбирают необходимые компоненты, проверяют сроки и условия взаимодействия поставщика и клиента. Пользователь сам придумывает нужные для него комбинации.

Немаловажную роль играет цветовое оформление, ведь в белой таблице с большим объемом данных сложно ориентироваться. Если придумать последовательность цветов и знаков, то информативность сведений будет восприниматься почти интуитивно. Скрины с таких таблиц будут наглядно смотреться в отчетах и презентациях.

Источник

5 основ Excel (обучение): как написать формулу, как посчитать сумму, сложение с условием, счет строк и пр.

Здравствуйте!

Многие кто не пользуются Excel — даже не представляют, какие возможности дает эта программа! ☝

Возможно, что прочти подобную статью лет 17-20 назад, я бы сам намного быстрее начал пользоваться Excel (и сэкономил бы кучу своего времени для решения «простых» задач. 👌

Обучение основам Excel: ячейки и числа

Примечание : все скриншоты ниже представлены из программы Excel 2016 (как одной из самой новой на сегодняшний день).

Многие начинающие пользователи, после запуска Excel — задают один странный вопрос: «ну и где тут таблица?». Между тем, все клеточки, что вы видите после запуска программы — это и есть одна большая таблица!

Теперь к главному : в любой клетке может быть текст, какое-нибудь число, или формула. Например, ниже на скриншоте показан один показательный пример:

Просто число (слева) и посчитанная формула (справа)

👉 Суть в том, что Excel может считать как калькулятор, если выбрать какую нибудь ячейку, а потом написать формулу, например «=3+5+8» (без кавычек). Результат вам писать не нужно — Excel посчитает его сам и отобразит в ячейке (как в ячейке C1 в примере выше)!

Но писать в формулы и складывать можно не просто числа, но и числа, уже посчитанные в других ячейках. На скриншоте ниже в ячейке A1 и B1 числа 5 и 6 соответственно. В ячейке D1 я хочу получить их сумму — можно написать формулу двумя способами:

Сложение ячеек, в которых уже есть числа

Распространение формулы на другие ячейки

В примере выше мы сложили два числа в столбце A и B в первой строке. Но строк то у нас 6, и чаще всего в реальных задачах сложить числа нужно в каждой строке! Чтобы это сделать, можно:

Как задать константу (ячейку, которая не будет меняться при копировании формулы)

Довольно часто требуется в формулах (когда вы их копируете), чтобы какой-нибудь значение не менялось. Скажем простая задача: перевести цены в долларах в рубли. Стоимость рубля задается в одной ячейке, в моем примере ниже — это G2.

Далее в ячейке E2 пишется формула «=D2*G2» и получаем результат. Только вот если растянуть формулу, как мы это делали до этого, в других строках результата мы не увидим, т.к. Excel в строку 3 поставит формулу «D3*G3», в 4-ю строку: «D4*G4» и т.д. Надо же, чтобы G2 везде оставалась G2.

Константа / в формуле ячейка не изменяется

Как посчитать сумму (формулы СУММ и СУММЕСЛИМН)

Можно, конечно, составлять формулы в ручном режиме, печатая «=A1+B1+C1» и т.п. Но в Excel есть более быстрые и удобные инструменты.

Что нужно сделать, чтобы посчитать сумму определенных ячеек:

Автосумма выделенных ячеек

Как посчитать сумму с каким-нибудь условием

Примечание : условий может быть несколько и проверять их можно по разным столбцам.

Как посчитать количество строк (с одним, двумя и более условием)

Довольно типичная задача: посчитать не сумму в ячейках, а количество строк, удовлетворяющих какомe-либо условию.

Ну, например, сколько раз имя «Саша» встречается в таблице ниже (см. скриншот). Очевидно, что 2 раза (но это потому, что таблица слишком маленькая и взята в качестве наглядного примера). А как это посчитать формулой?

«=СЧЁТЕСЛИ( A2:A7 ; A2 )» — где:

Результат показан в правой части на скрине ниже.

Количество строк с одним условием

Формула будет иметь вид:

A2:A7 ; A2 — первый диапазон и условие для поиска (аналогично примеру выше);

B2:B7 ;»6″ — второй диапазон и условие для поиска (обратите внимание, что условие можно задавать по разному: либо указывать ячейку, либо просто написано в кавычках текст/число).

Счет строк с двумя и более условиями

Как посчитать процент от суммы

Тоже довольно распространенный вопрос, с которым часто сталкиваюсь. Вообще, насколько я себе представляю, возникает он чаще всего — из-за того, что люди путаются и не знают, что от чего ищут процент (да и вообще, плохо понимают тему процентов (хотя я и сам не большой математик, и все таки. ☝) ).

Как посчитать проценты: от числа, от суммы чисел и др. [в уме, на калькуляторе и с помощью Excel] — заметка для начинающих

Самый простой способ, в котором просто невозможно запутаться — это использовать правило «квадрата», или пропорции.

Вся суть приведена на скрине ниже: если у вас есть общая сумма, допустим в моем примере это число 3060 — ячейка F8 (т.е. это 100% прибыль, и какую то ее часть сделал «Саша», нужно найти какую. ).

По пропорции формула будет выглядеть так: =F10*G8/F8 (т.е. крест на крест: сначала перемножаем два известных числа по диагонали, а затем делим на оставшееся третье число).

В принципе, используя это правило, запутаться в процентах практически невозможно 👌.

Пример решения задач с процентами

Собственно, на этом я завершаю данную статью. Не побоюсь сказать, что освоив все, что написано выше (а приведено здесь всего лишь «пяток» формул) — Вы дальше сможете самостоятельно обучаться Excel, листать справку, смотреть, экспериментировать, и анализировать. 👌

Источник

Как полностью или частично зафиксировать ячейку в формуле

Если вы создаете формулу только для одной клетки вашей таблицы Excel, то проблема как зафиксировать ячейку вас не волнует. А вот если её нужно копировать или перемещать по таблице, то здесь-то и скрываются подводные камни. Чтобы не сломать расчеты, некоторые ячейки следует зафиксировать в формулах, чтобы их адреса уже не менялись.

Как упоминалось ранее, относительные ссылки на ячейки являются основными по умолчанию для любой формулы, созданной в Excel. Но их главная особенность — изменение при копировании и перемещении. Во многих же случаях необходимо зафиксировать адрес ячейки в формуле, чтобы не потерять эту ссылку при изменении таблицы. Ниже мы рассмотрим следующие способы:

Поясним на простом примере.

Здесь используются относительные ссылки. Если переместить это выражение на 2 ячейки вниз и 2 вправо, то мы увидим уже

На 2 позиции изменилась буква столбца и на 2 единицы – номер строки.

Если в ячейке A1 у нас записана информация, которую нам нужно использовать во многих клетках нашей таблицы (например, курс доллара, размер скидки и т.п.), то желательно зафиксировать ее, чтобы ссылка на ячейку A1 никогда не «сломалась»:

В результате, если мы повторим предыдущую операцию, то получим в результате формулу

Ссылка на A1 теперь не относительная, а абсолютная. Более подробно об относительных и абсолютных ссылках вы можете прочитать в этой статье на нашем блоге.

В этом и состоит решение проблемы фиксации ячейки — нужно превратить ссылку в абсолютную.

А теперь рассмотрим подробнее, какими способами можно закрепить ячейку, строку или столбец в формуле.

Как вручную зафиксировать ячейку в формуле.

Предположим, у нас уже имеется формула в одной из клеток нашей таблицы.

В ячейке D2 подсчитаем сумму скидки:

Записывать подобный расчет для каждого товара — хлопотно и нерационально. Хочется скопировать его из C2 вниз по столбцу. Но при этом ссылка на F2 не должна измениться. Иначе наши расчеты окажутся неверными.

Самый простой выход – отредактировать C2, для чего можно дважды кликнуть по ней мышкой, либо установить в нее курсор и нажать функциональную клавишу F2.

Фиксируем ячейку при помощи функциональной клавиши.

Вновь открываем ячейку для редактирования и устанавливаем курсор на координаты нужной нам ячейки.

Нажимаем функциональную клавишу F4 для переключения вида ссылки.

Неоднократно нажимая F4, вы будете переключать ссылки в следующем порядке:

Для того, чтобы зафиксировать ссылку на ячейку, достаточно нажать F4 всего один раз.

Думаю, это несколько удобнее, чем вводить знак доллара вручную.

Частичная фиксация ячейки по строке или по столбцу.

Часто случается, что необходимо зафиксировать только строку или столбец в адресе ячейки. Для этого используются смешанные ссылки.

Вы можете использовать два вида смешанных ссылок:

В результате мы имеем следующее:

В таблице ниже показано, как может быть закреплена ссылка на ячейку.

Рассмотрим пример, когда нужно закрепить только одну координату: либо столбец, либо строку. И все это в одной формуле.

Предположим, нужно рассчитать цены продажи при разных уровнях наценки. Для этого нужно умножить колонку с ценами (столбец В) на 3 возможных значения наценки (записаны в C2, D2 и E2). Вводим выражение для расчёта в C3, а затем копируем его сначала вправо по строке, а затем вниз:

Так вы можете использовать силу смешанной ссылки для расчета всех возможных цен с помощью всего одной формулы.

А вот во втором множителе знак доллара мы поставили перед номером строки. Поэтому при копировании вправо координаты столбца изменятся и вместо C$2 мы получим D$2. В результате в D3 у нас получится выражение:

Самый приятный момент заключается в том, что формулу мы записываем только один раз, а потом просто копируем ее. Одним махом заполняем всю таблицу и экономим очень много времени.

И если ваши наценки вдруг изменятся, просто поменяйте числа в C2:E2, и проблема пересчёта будет решена почти мгновенно.

В случае, если вам нужно поменять относительные ссылки на абсолютные (или наоборот) в группе ячеек, в целом столбце или большой области, то описанный выше способ ручной корректировки может стать весьма обременительным и скучным занятием. При помощи специального инструмента преобразования формул вы можете выделить целый диапазон, а затем преобразовать формулы в этих ячейках в абсолютные либо в относительные ссылки. Или же можно просто заменить все формулы их значениями одним кликом мышки.

Как зафиксировать ячейку, дав ей имя.

Отдельную ячейку или целый диапазон ячеек в Excel также можно определить по имени. Для этого вы просто выбираете нужную ячейку, вводите желаемое имя в поле Имя и нажимаете клавишу Enter.

Вернёмся к нашему примеру со скидками. Давайте попробуем ячейке F2 присвоить собственное имя, чтобы затем использовать его в расчетах.

Установите курсор в F2, а затем присвойте этому адресу имя, как это показано на рисунке выше. При этом можно использовать только буквы, цифры и нижнее подчёркивание, которым можно заменить пробел. Знаки препинания и служебные символы не допускаются. Не будем мудрствовать и назовём его «скидка».

Это имя теперь вы можете использовать в формулах вашей рабочей книги. Это своего рода абсолютная ссылка, поскольку за ним навсегда закрепляются координаты определенной ячейки или диапазона.

а теперь то же самое делаем при помощи её имени «скидка»:

Ячейка так же надёжно зафиксирована, а формула же при этом становится более понятной и читаемой.

Эксель понимает, что если в формуле встречается имя «скидка», то вместо него нужно использовать содержимое ячейки F2.

Вот какими способами можно зафиксировать ячейку в формуле в Excel. Благодарю вас за чтение и надеюсь, что эта информация была полезной!

Источник

Гайд по использованию условного форматирования в Excel

Что такое «Условное форматирование» и для чего оно нужно?

Очень часто, работая в таблицах MS Excel, мы сталкиваемся с большими объемами информации. Согласитесь, работа с данными становится гораздо проще и приятней, если эти данные выделены визуально. Не обязательно вчитываться в текст или цифры, достаточно бросить взгляд и глаз отделит нужные строки по цвету.

Но что самое важное, условное форматирование может в разы Вашу облегчить работу при использовании правил фильтрации, которые также очень популярны при работе с большими объемами данных.

Как создать правило? ​

Студенты сдают тест по теме «Рыночная экономика», оценка за тест ставится в формате зачет/незачет. При этом «зачет» ставится, если набрано не менее 80 баллов. Необходимо выделить оранжевым цветом строки со студентами, которые провалили тестирование.

Рассмотрим, какими правилами можно воспользоваться для решения данной задачи.

Правила выделения ячеек ​

При нажатии на иконку «Условное форматирование» мы видим выпадающий список, первым в нём находится раздел «Правила выделения ячеек». С помощью этих правил можно выделить числовые значения (больше, меньше, между, равно), текстовые (текст содержит) или даты. Также правило даёт возможности найти повторяющиеся значения (все значения, которые встречаются в указанном диапазоне больше одного раза, но это правило не будет выделять разные значения разными цветами).

В данном примере у нас есть числовое значение – количество баллов. Давайте выделим цветом те ячейки, где количество баллов не дотягивает до зачета.

Для этого выделяем диапазон значений, для которого будем применять правило, и выбираем «Правила выделения ячеек» – «Меньше».

После этого видим открывшееся окошко для ввода данных. Вводим количество баллов, необходимое для зачета – 80.

Теперь осталось выбрать формат.

Можно выбрать из предложенного списка, а можно нажать на «Пользовательский формат» и задать его самостоятельно. Для этого в открывшемся окне нужно поменять параметры, в нашем случае – выбрать оранжевую заливку. При необходимости здесь же можно изменить формат текста, шрифт (цвет, начертание и т.д.), границы (цвет, тип линии).

Нажимаем «Ок» и видим результат: ячейки, значение которых было меньше 80, выделены оранжевым цветом.

Ту же процедуру можно повторить и с текстовыми значениями, в нашем случае с отметками зачет/незачет. Для этого необходимо выделить новый диапазон, зайти снова в «Правила выделения ячеек» и «Текст содержит».

В открывшемся окошке вводим текст, который нам необходимо выделить – слово «незачет» и задаем нужный формат точно так же, как делали ранее.

В итоге мы имеем подсвеченные ячейки с нужной отметкой.

Так мы посмотрели наипростейшее применение правил условного форматирования, которые Вы сможете использовать без особых затруднений. Но давайте всё-таки вернёмся к исходному заданию. Нас просили выделить строки со студентами, не сдавшими тест, а нам пока удалось выделить только отдельные ячейки.

Для того, чтобы выделить строку целиком, зайдём в раздел «Управление правилами».

В открывшемся окне выберемся из выпадающего списка «Этот лист» (чтобы увидеть, какие правила у нас применены на листе, а не только к ячейке, на которой в данный момент стоит выделение), и нажмём кнопку «Создать правило».

Здесь мы также видим список правил, которые нам предлагается применить.

Форматировать все ячейки на основании их значений ​

Первое правило в списке – «Форматировать все ячейки на основании их значений». Здесь можно выбрать двухцветную или трехцветную шкалу, гистограмму или набор значков. В нашем случае в этом нет необходимости, но посмотрим для себя на будущее, как это будет выглядеть.

Двухцветная шкала – от минимального значения в выделенном диапазоне к максимальному. Цветовую схему шкалы при необходимости можно изменить.

Трехцветная шкала выглядит поинтересней, здесь можно указать разные цветовые решения для минимальных, промежуточных и максимальных значений.

Гистограмма тоже вполне наглядна. Берет максимальное значение диапазона за 100% и пропорционально заполняет ячейку цветом (цвет также можно изменить).

Наборы значков – тоже интересное решение. Рядом с текстом в ячейке появляется иконка (или вместо текста если поставить галочку в поле «Показать только значок»). Стили значков можно поменять, а также задать для них параметры (какой значок за какой интервал значений отвечает).

Главное не забывайте указывайте диапазон, для которого данное правило будет применяться (это касается любого правила).

И еще важный момент: если в дальнейшем Вы будете использовать правила фильтрации, то важно выбрать такие правила условного форматирования, которые облегчат Вам дальнейшую работу. Например, есть возможность поставить фильтр по цвету или по значку ячейки, но по гистограмме отфильтровать не получится.

Примечание: о том, как правильно и продуктивно работать с правилами фильтрации, читайте в нашей статье «Правила фильтрации в MS Excel».

Форматировать только ячейки, которые содержат

Здесь мы не будем подробно останавливаться, так как это те же самые правила для числовых, которые мы рассматривали вначале: больше, меньше, между, равно и т.д.

Форматировать только первые или последние значения ​

Это правило не так часто применяется, но если Вам нужно выделить, например, 5 ячеек с наивысшим результатом (значения, которые относятся к первым 5), или, наоборот, 10 ячеек с наименьшим результатом (значения, которые относятся к последним 10), то используйте его.

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего ​

Аналогично, выбираем нужный параметр: выше, ниже, равно или ниже и т.п. Среднее значение для диапазона правило определит само, нам нужно только задать необходимый формат (и не забыть про диапазон, к которому будет применяться условие).

Форматировать только уникальные или повторяющиеся значения ​

Это правило, как понятно из его названия, покажет либо все уникальные, либо все повторяющиеся значения в диапазоне на ваш выбор. Например, применим его к столбцу с количеством баллов и увидим, с каким результатом прошли тест более одного человека.

Использовать формулу для определения форматируемых ячеек ​

Ну вот и добрались до последнего пункта в этом меню, и, на наш взгляд – самого универсального. С помощью этого правила мы и выполним условие поставленной задачи.

Нам необходимо выделить всех студентов, у которых стоит «незачет». Для этого пишем формулу: выбираем первую ячейку в столбце «Оценка», пишем «равно» и нужное значение, т.е. «незачет». Настраиваем нужный формат.

Примечание: Если ячейка имеет текстовый формат, но значение ячейки в формуле нужно писать в кавычках.

И обязательно выбираем диапазон. Для этого меняем в выпадающем списке «Текущий фрагмент» на «Этот лист» и выбираем диапазон для созданного правила в графе «Применяется к». В качестве диапазона выбираем строки таблицы целиком, от порядкового номера до оценки. Нажимаем «Применить».

Примечание: Сразу убирать этот знак не стоит, т.к. после применения правила диапазон сдвинется по строкам. Самое оптимальное – применить, потом убрать его, затем применить снова.

И теперь мы видим результат: оранжевым цветом выделены строки со студентами, у которых оценка за тест – незачет. Задача выполнена!

Как изменить или удалить правило? ​

На одном листе может применяться более одного правила на один и тот же, либо на разные диапазоны.

По кнопке «Изменить правило» откроется меню, в котором можно отредактировать формулу, изменить параметры форматирования и т.д.

Кнопка «Удалить правило» удалит то, на которым в данный момент стоит выделение.

Также правила можно менять местами, нажимая на стрелочки в этом же меню «вверх» или «вниз». Выполняются правила снизу-вверх, т.е. то, которое сверху, перекрывает нижние (выполняется последним).

Галочка «Остановить, если истина» означает, что при выполнении условия этого правила, другие правила к этим ячейкам применяться не будут.

Вы можете скачать файл с примером, который мы разобрали, и потренироваться на нем самостоятельно.

Источник