Что нужно учитывать при подготовке мероприятий социального проекта сроки бюджет человеческий ресурс

Методические рекомендации по социальному проектированию. Рекомендации по оформлению, оценке эффективности и ресурсному обеспечению социальных проектов

МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ЦЕНТР ДЕТСКОГО ТВОРЧЕСТВА «РАДУГА»

462630, Оренбургская обл., г. Гай, ул. Советская, д.14а

Тел.: (35362) 4-23-34, факс: (35362) 4-01-25

Методические рекомендации по социальному проектированию.

Рекомендации по оформлению, оценке эффективности и ресурсному обеспечению социальных проектов

Подготовила: методист Рудь Л.И.

Рекомендации по оформлению, оценке эффективности и ресурсному обеспечению социальных проектов

Сегодня рынок социальных программ и проектов представляет совокупность существующих и потенциальных проектов, ориентированных на реализацию нужд, потребностей и интересов потребителей: населения, общественных, коммерческих и государственных институтов, заинтересованных в их реализации.

Условием, определяющим необходимость появления на рынке той или иной программы или проекта, является спрос на нее, т.е. потребность в данном виде деятельности. Вторым важным условием разработки проекта является государственный социальный заказ, цель которого – эффективное и экономичное решение социальных проблем с опорой на общественную инициативу, адресность социальных услуг.

Успешность того или иного проекта зависит как от индивидуальной или общественной потребности в организации определенной деятельности, так и от достижения эффекта в социальной сфере и расширение числа людей, получающих пользу от реализации проекта.

Необходимым и достаточным условием конкурентноспособности проекта является сочетание нереализованного спроса на данный вид деятельности и профессиональных, организационно – финансовых возможностей организации /учреждения, реализующих данный проект.

Документом, закрепляющим юридически основные цели и задачи учреждения/ организации, является Устав, который служит основой для разработки документов учреждения: концепций, программ, проектов, положений, планов. Между ними существует ряд принципиальных отличий.

Концепция – описание основного смысла деятельности. Необходима для получения представления о смысле, миссии и основных направлениях деятельности учреждения. Во-первых, концепция позволяет всем сотрудникам и заинтересованным лицам иметь единую, целостное представление об основах содержания деятельности учреждения. Во-вторых, концепция является ориентиром, с которым сверяется вся логика деятельности учреждения. На ее основе строятся все программы и проекты, регламентирующие деятельность.

Концепция, как правило, включает:

Общие подходы к деятельности,

Анализ сложившейся ситуации,

Описание образа желаемой ситуации (видение),

Формулирование миссии учреждения, основной цели деятельности,

Обозначение основных направлений деятельности,

Перечисление и краткая характеристика ведущих программ и проектов деятельности.

Программа – описание модели будущей деятельности по одному или нескольким направлениям, рассчитанную на достижение определенных результатов в перспективе.

Программа необходима для получения представления о специфике содержания деятельности учреждения, об особенностях организационно – управленческого процесса в учреждении/ организации, о целях, задачах, средствах и путях их реализации.

Классификация программ обширна, их различают по продолжительности (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные), по направленности (комплексные, профильные, др.), по стратегии ( программы развития, деятельности, др.) и т.д.

Программа, как правило, включает следующие разделы:

Материально – техническое и финансовое обеспечение;

Планы реализации программы;

Проект – представляет собой описание конкретной ситуации, которая должна быть улучшена, и конкретных методов и шагов по ее реализации. Проект – это средство управления деятельностью, наиболее конкретная и выполнимая форма для учреждения/ организации.

Проект, как правило, включает:

Введение (анализ, разъяснение актуальности и новизны по сравнению с аналогами, указание сферы применения, функционального назначения, выявление конкретной, локальной и решаемой проблемы).

Постановка цели деятельности и конкретных, измеряемых и достижимых задач.

Управленческо – кадровый аспект (механизм управления, квалификация персонала).

Содержание и механизм реализации (модули, этапы, формы и методы, организационная структура, план конкретных действий).

Характеристика и способ оценки планируемых результатов.

Бюджет. Материально –техническое обеспечение.

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЕКТУ.

Ограниченность ( по времени, целям и задачам, результатам, и т.д.) – это характеристика проекта, позволяющая контролировать ход его реализации по четко определенным этапам на основании обозначенных, измеряемых результатов каждого этапа. Ограниченность проекта означает, что он содержит:

этапы и конкретные сроки реализации;

четкие и измеряемые задачи;

конкретные и измеряемые результаты;

планы и графики выполнения работ;

конкретное количество и качество ресурсов, необходимых для реализации.

Целостность – общий смысл проекта очевиден и ясен, каждая его часть соответствует общему замыслу и предполагаемому результату.

Последовательность и связность – логическое построение частей, которые соотносятся и обосновывают друг друга. Цели и задачи напрямую вытекают из поставленной проблемы. Бюджет опирается на описание ресурсов и сочетается с планом.

Объективность и обоснованность – доказательство того, что идея проекта, подход к решению проблемы появились не случайным образом, а являются следствием работы авторов по осмыслению ситуации и оценки возможностей воздействия на нее.

Компетентность авторов и персонала – адекватное выражение осведомленности авторов в проблематике, средствах и возможностях решения вопроса. Владение персонала технологиями, механизмами, формами и методами реализации проекта.

Жизнеспособность – определение перспектив развития проекта в дальнейшем, возможности его реализации в других условиях, чем он может быть продолжен.

ОСНОВНЫЕ РАЗДЕЛЫ ТЕКСТА ПРОЕКТА

Если проект представляется для участия в конкурсе, то авторами заполняются формы заявок и информационных карт (паспортов, др.), запрашиваемых организаторами конкурса, а также сметы финансирования строго в соответствии с указанными образцами. Организаторы могут также предъявить дополнительные требования к расположению и названию основных разделов, что облегчает администрирование конкурсов и оценку, рецензирование проектов. Наиболее часто используется следующая форма структурирования проектов.

Название проекта должно быть запоминающимся, кратким, выражающим основную идею содержания, может быть дана расшифровка названия.

Организация –исполнитель –название, адрес, телефон, реквизиты ; в этом разделе отдельной строкой указывается организация –заявитель, если это не одна и та же организация; поддерживающая организация (учреждение, которое содействует выполнению проекта либо является учредителем исполнителя).

Руководители проекта – ФИО, должность, место работы, адрес, телефон, звание.

География – территория, на которой будет проходить реализация, координаты участников.

Сроки выполнения – если проект проходит по этапам, указываются сроки выполнения каждой его стадии.

Учреждение/организация –исполнитель – указывается дополнительная информация, доказывающая компетентность исполнителей, цели, задачи, род деятельности заявителей. Наличие достижений в сфере деятельности по проекту, опыт реализации аналогичных проектов и программ.

Постановка проблемы (введение) – актуальность проекта определяется его значимостью. При этом социальной проблемой можно назвать обнаруживаемое в жизни общества противоречие между существующим и желаемым состоянием, которое вызывает в обществе (сообществе) напряженность и которое оно намеревается преодолеть.

Схема формулирования проблемы состоит в сжатой формулировке ситуации, которая требует изменений (предложения-штампы: «До сих пор ничего не сделано для того, чтобы…» или «Все меры оказываются малоэффективными» или «То, что делалось до сих пор, не принесло результатов…»).

В этом разделе разъясняется актуальность и новизна данного проекта по сравнению с аналогами, чьи интересы затрагивает эта проблема, каковы ее масштабы и что может произойти, если она не найдет решения.

Одной формулировки недостаточно, требуется аналитическое осмысление, проблему необходимо представить в количественных и качественных показателях, ее структурных характеристиках.

В этом разделе важно также выделить сферы применения проекта, его функциональное назначение, стратегию, как основной способ решения проблемы.

С точки зрения проектирования, стратегия определяет назначение проекта, его долгосрочные цели, это последовательная схема принятия решений, логически продуманная миссия проекта, обоснование его существования. Раздел «Постановка проблемы» можно считать качественно прописанным, если:

он описывает, почему возникла необходимость выполнения проекта;

ясно, какие обстоятельства побудили написать проект;

проблема выглядит значимой для вашей территории, в целом для общества;

исполнитель является достаточно компетентным для реализации проекта;

масштабы проекта разумны ( не делает попытки решить все мировые проблемы сразу);

проект поддерживается статистическими и аналитическим данными, ссылками на экспертов, ключевые научно-методические источники;

проблема сформулирована с точки зрения того, чьим нуждам служит проект, а не с точки зрения «удобства» исполнителя;

нет голословных утверждений, минимум наукообразных и специальных терминов, интересен для чтения и краток;

четко определен способ решения проблемы.

Цель проекта

Это осознанное представление результата деятельности по проекту. Цель возникает при выявлении проблемы и рисует образ желаемого результата. Формулировка цели должна быть увязана с выявленной проблемой и по возможности решать ее, указывая путь от реального состояния дел до идеального или предполагаемого после реализации данного проекта.

Основные требования к формулировке цели таковы:

достижимость в рамках этого проекта;

безусловность, так как для проектной деятельности изучение возможных условий должно быть завершено до начала работ;

предусматривание итогового результата проекта;

соответствие компетентности, подготовленности, финансово-экономическим, материально-техническим, организационным условиям реализации проекта.

Определение цели – важный момент процесса проектирования и нельзя подходить к нему формально. Добиться результата в любом деле можно, если четко знаешь, чего именно хочешь добиться. Псевдоцели ( неточно поставленные или неверные) в процессе реализации проекта не позволяют добиться положительных результатов.

Задачи проекта

В работе над проектом важно дифференцировать понятия «цель» и «задачи». В жизни и в справочной литературе эти понятия, к сожалению, трактуются как синонимы, но в процессе проектирования они наполняются специфическим смыслом.

Раздел «Цели и задачи» можно считать прописанным, если он соответствует условиям:

описывает предполагаемые итоги выполнения проекта, поддающиеся оценке;

цель является общим итогом проекта, а задачи – промежуточными, частными результатами;

ясно, какие произойдут изменения в социальной ситуации;

по каждой проблеме, сформулированной в предыдущей части, есть хотя бы одна четкая задача;

цели в принципе достижимы, а результаты поддаются измерению;

постановку целей и задач авторы не путают с методами их решения;

ясное и четкое изложение, нет лишних, ненужных пояснений и ссылок.

В данном разделе авторам необходимо кратко описать схему или механизм управления проектом и квалификацию основного персонала, обеспечивающего его реализацию. Если проект предполагает систему обучения и роста кадрового состава, необходимо прописать механизм и тематику обучения.

Раздел можно считать достаточным, если:

четко распределены сферы и функции деятельности между персоналом;

ясно, кто кому подчиняется и кто несет ответственность за определенные виды работы;

персонал, реализующий проект, обладает достаточной квалификацией или получает дополнительное обучение до или в процессе реализации;

механизм управления является эффективным, действенным, не тормозит, а увеличивает эффективность работы;

описание четкое, краткое, содержание – ясное и понятное.

Содержание и механизм реализации

Основной компонент проектирования – выбор содержания, форм, методов деятельности по проекту. Это технологический этап, который подразумевает подбор оптимальной системы действий, направленных на решение каждой из поставленных задач. Подбор технологического инструментария предполагает, что вы достаточно подробно прописываете: в каких направлениях, каким образом, когда, в какой последовательности, что и как будет сделано для получения желаемых результатов.

Если содержание представляет из себя монолит, не разделенный на части, то это затруднит работу по проекту, так как деятельность носит всегда разноплановый характер. Содержание проекта, как главы в книге, должно строиться из больших и малых элементов – частей. В качестве элементов структуры используются: модули, блоки, направления, ступени. Для небольших проектов такого деления можно не делать (если проект сам по себе состоит из одного модуля или направления). Если же мы структурируем содержание, то нужно продумать «вертикальные» и «горизонтальные» связи между частями. Чтобы разобраться, можно все содержание сначала представить в виде схемы, так как это позволяет легче представить «что», «где», «в какой последовательности» будет проводиться при реализации проекта. Составление схем – дело не обязательное, но полезное. Схема (или текстовая информация) работы по проекту и план действий являются базовыми понятиями в технологии разработки содержания и механизма реализации, так как достаточно четко показывают: что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены.

Контрольными характеристиками к этому разделу могут служить:

полная ясность направлений, в которых будет работать проект;

четкость структурирования проекта на части и видение их взаимосвязей;

доступное описание основных мероприятий и причин выбора именно этих форм работы;

из раздела понятно как, с кем, когда и где будет проходить/реализовываться проект;

естественность логической цепочки: проблема—цель—задача—метод;

нет «воды», то есть ненужных описаний, приложений и прочего отягощения текста.

Является самой важной частью механизма реализации. При планировании мероприятий по реализации социально-педагогического проекта желательно ориентироваться на следующие принципы.

Принцип содержательности. Формы работы соответствуют содержанию проекта, решению его целей и задач.

Принцип времени. Рациональное и логичное, последовательное распределение мероприятий. Нельзя «шить лоскутное одеяло» из набора непоследовательных действий, всему свое время. Если проект выходит за пределы среднесрочного планирования, его целесообразно разделить на несколько последовательно осуществляемых этапов или отдельных проектов.

Принцип ресурсов. Человеческие и материальные ресурсы, которые можно не использовать без большого ущерба для достижения цели, не следует использовать. Проект рассчитан на достижение максимального результата при минимальных ресурсных затратах.

Принцип места. Проект ориентирован на место проведения, соответственно отбирается и каждая форма работы по проекту, нельзя ориентироваться на единый стандарт.

Принцип последствия. Поскольку всякое дело имеет как позитивные, так и негативные последствия, надо анализировать результаты и стремиться к уменьшению до минимума негативного и развертывания до максимума позитивного последствия.

Принцип коррекции. Нет незыблемых планов, лучше вовремя внести корректировки, чем получить отрицательный результат.

План в проекте требует установления перечня и порядка действий по реализации. Мероприятия логически выстраиваются в соответствии с задачами по направлениям, этапам, модулям и т.д. Все виды работ увязываются с ресурсами, устанавливаются сроки, ответственные исполнители. Конкретизация плана ведется различными способами, в том числе в графической форме:

Источник

Что нужно учитывать при подготовке мероприятий социального проекта сроки бюджет человеческий ресурс

Прежде всего

Как подать заявку на поддержку проекта

Как правильно заполнить заявку

Рекомендации по формированию бюджета проекта

Как отправить заполненную заявку

Какие документы приложить к заявке

Статусы заявки и обратная связь

Коротко: формируйте бюджет, после того как запланируете все мероприятия проекта, а не наоборот — так бюджет получится честным и реалистичным. Помните, что бюджет проекта — это ответственность руководителя проекта, а не бухгалтера, поэтому составляет бюджет и отвечает за расходование средств именно руководитель.

Большая ошибка — отталкиваться от необходимой суммы гранта и потребности что-то приобрести и только потом пытаться подготовить заявку на основе проекта, который мог бы как-то обосновать эти расходы.

Подробнее о том, как правильно составить бюджет проекта, — в бесплатном уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.

Основные принципы формирования бюджета проекта

Обоснованность. Бюджет должен обеспечивать выполнение всех мероприятий календарного плана. Соотнесите статьи расходов и мероприятия: каждая статья расходов должна соответствовать конкретному мероприятию.

Помните, что в бюджете не должно быть расходов, не связанных с конкретной деятельностью, описанной в календарном плане. Опишите каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.

Реалистичность. Расходы по бюджету должны соответствовать рыночным ценам. Если в рамках проекта вы предполагаете закупку оборудования или оплату услуг, то в комментариях к соответствующим статьям расходов по возможности и при наличии такой информации укажите ссылки на стоимость подобных товаров и услуг в Интернете или приложите к заявке коммерческие предложения от потенциальных подрядных организаций или расценки на услуги физических лиц.

Четко опишите название и стоимость каждой позиции в комментариях к статьям бюджета, чтобы было ясно, из чего складывается итоговая сумма.

Не завышайте величину расходов в надежде получить грант побольше. Из бюджета должно быть очевидно, что вы используете оптимальный объем ресурсов, чтобы достигнуть результатов проекта.

Например, чтобы регистрировать участников семинара, будет достаточно обычного ноутбука; для этого не нужно покупать компьютер Apple последней модели.

Прописывайте каждую позицию детально, особенно если это сложный или составной товар, оборудование или услуга.

Например, недостаточно написать просто «рекламная конструкция», поскольку у каждой рекламной конструкции будут свои параметры, от которых будет зависеть стоимость. А вот «простая табуретка» написать можно — и приложить ссылку на конкретный товар в интернет-магазине.

Полнота. Бюджет проекта по определению не может быть равен запрашиваемой сумме гранта. В любом случае вы вносите в проект собственный вклад: это может быть труд волонтеров, уже имеющиеся у организации помещения, собственное оборудование, которое вы будете хотя бы частично использовать в рамках проекта, привлеченные партнерские и другие ресурсы.

Укажите в бюджете все затраты по проекту, включая софинансирование — собственный вклад организации и вклад партнеров проекта. Софинансирование также должно быть обосновано и реалистично: соответствовать мероприятиям календарного плана и рыночным ценам. Подкрепите договоренности о сотрудничестве письмами поддержки со стороны партнеров, чтобы эксперты убедились в реалистичности таких договоренностей. Помните, что не стоит искусственно завышать объем софинансирования; показывайте столько ресурсов, сколько у проекта действительно есть.

Важно правильно рассчитать собственный вклад организации, если вы используете ресурсы одновременно в нескольких проектах.

Например, если вы включаете в бюджет расходы на аренду помещения, рассчитайте, какую часть этого помещения вы будете использовать исключительно для проекта. Пример расчета софинансирования по проекту — в бесплатном видео-уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.

Расходы по проекту учитываются по факту совершения. Это значит, что фонд не компенсирует «задним числом» те расходы, которые вы уже совершили до начала реализации проекта, и не выдает средства на те расходы, которые вы планируете совершить, после того как закончите проект.

Если вы оплатили авансом до начала проекта на год вперед аренду помещения, услуги связи или что-то иное, что будете использовать, в том числе для реализации проекта, допустимо указать часть этих расходов в качестве софинансирования — именно ту часть, которая соответствует месяцам реализации проекта, указанным в заявке.

Например, вы оплатили аренду офисного помещения в январе текущего года на 12 месяцев вперед. При этом проект будет длиться четыре месяца: с июля по октябрь. В качестве софинансирования в бюджете допустимо указать сумму аренды помещения только за эти четыре месяца.

Включите подобные расходы в статьи софинансирования.

На услуги подрядчиков — не более 30% расходов. Если за счет гранта вы оплачиваете услуги сторонних организаций и индивидуальных предпринимателей, то общая сумма расходов на эти услуги не должна превышать 30% от запрашиваемой суммы гранта. В эти 30% не входят: офисные расходы, аренда помещений, покупка оборудования, иного имущества и имущественных прав, расходы на проезд, проживание, питание в составе командировочных расходов и расходов на проведение мероприятий.

Например, в рамках своего социального проекта вы решаете провести форум. Тогда организацией и непосредственным проведением форума должна заниматься ваша команда.

Если более 30% средств гранта вы планируете перечислить сторонним компаниям за оказание услуг по разработке программы, подбору спикеров и работе с участниками до и во время форума, становится непонятно, в чем тогда ваша роль в этом проекте: вашей команды, ваших волонтеров.

Подробнее о принципах составления бюджета проекта с примерами — в бесплатном видео-уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.

Фонд не предоставляет гранты на обеспечение следующих расходов:

Капитальное строительство здания означает возведение объемного объекта, который прочно связан с землей, то есть так, что переместить его возможно, только причинив несоразмерный ущерб его назначению.

При этом здание должно отвечать ряду признаков, в том числе (1) включать помещения; (2) внутри должны располагаться сети и системы инженерных коммуникаций; (3) быть созданным в результате строительства.

По общему правилу, капитальным зданием может быть признано здание, которое прочно связано с землей фундаментом.

Фонд не рекомендует запрашивать средства гранта на следующие виды расходов:

Фундаментальные научные исследования — экспериментальная или теоретическая деятельность, направленная на получение новых знаний об основных закономерностях строения, функционирования и развития человека, общества, окружающей среды.

(Федеральный закон «О науке и государственной научно-технической политике»)

Если вы включаете в бюджет подобные расходы, подробно обоснуйте, почему они необходимы для целевой группы и почему без таких расходов невозможно достичь цели проекта.

Подробнее о том, как составить реалистичный и обоснованный бюджет, — в бесплатном уроке онлайн-курса фонда по социальному проектированию.

Если вы уже узнали, как подступиться к формированию бюджета проекта, на что нельзя и на что не рекомендовано запрашивать грант, приступайте к детальному планированию каждой статьи бюджета.

Руководствуйтесь главным принципом: каждая статья бюджета должна быть связана с конкретным мероприятием в рамках календарного плана. Опишите каждую статью расходов так, чтобы было понятно, какому мероприятию она соответствует.

Помните, что бюджет проекта по определению не может быть равен только запрашиваемой сумме гранта. В любом случае вы вносите в проект собственный вклад: ресурсы организации и привлеченных к проекту партнеров. Поэтому в каждой таблице раздела «Бюджет» на сайте фонда обратите внимание на столбец «Софинансирование».

Софинансирование проекта включает в себя:

Заполняйте данные столбца «Софинансирование» отдельно для каждой статьи бюджета. Если по статье отсутствует софинансирование, укажите «0». Общую стоимость и запрашиваемую сумму по каждой статье информационная система портала посчитает автоматически — в столбцах «Общая стоимость» и «Запрашиваемая сумма».

В расходах на оплату труда указывайте только ту часть заработной платы, которую работник получит за фактически выполненную работу по заявленному проекту, включая НДФЛ.

Не должно быть заложено в расходах на заработную плату:

Заработная плата в месяц (в рублях, включая НДФЛ)

Общая стоимость

Как определить размер заработной платы

Устанавливайте заработную плату сотрудников по проекту с учетом средней заработной платы на конкретной должности в регионе реализации проекта.

Отпускные можно планировать в составе расходов на оплату труда только для проектов длительностью свыше 6 месяцев.

В случае если работник будет брать отпуск в течение проекта, то можно не планировать отпускные отдельно. Если работник будет работать по срочному трудовому договору и в конце проекта увольняться, запланируйте компенсацию за неиспользованный отпуск пропорционально отработанному времени в проекте. Выделять отпускные отдельной строкой не нужно.

Средствами гранта допустимо оплатить только ту часть отпуска, которую сотрудник использовал по факту в течение реализации проекта.

Например, к моменту начала проекта работник будет уже трудоустроен в организации и за 12 месяцев ему начислят заработную плату в размере 120 тысяч рублей, т. е. в среднем 10 тысяч рублей в месяц. При этом работник проработает в проекте только 6 месяцев и получит из средств гранта только 30 тысяч рублей — это только 50% от всей суммы расчета заработной платы. Значит, для планирования компенсации за неиспользованный отпуск в этой статье затрат надо запланировать 120 000 / 12 месяцев / 29,3 * 14 (дней отпуска из расчета 28 календарных дней за год работы, соответственно, за 6 месяцев работы необходимо компенсировать 14 календарных дней) = 4 778 рублей, а из средств гранта вы сможете запланировать уволившемуся после окончания срочного трудового договора работнику только 4 778 * 50% = 2 389 рублей отпускных. Оставшуюся часть отпускных необходимо планировать за счет средств софинансирования.

1.2 Выплаты физическим лицам

В этом разделе укажите выплаты физическим лицам, которых нанимаете исключительно для выполнения конкретной работы в определенный срок за установленную сумму в рамках заявленного проекта.

Выплаты за оказание услуг или выполнение работ необходимо закрепить в гражданско-правовых договорах с учетом НДФЛ.

Если ваша организация не имеет права на применение пониженных тарифов по страховым взносам, используйте следующую методику для подсчета.

В случае, если вы привлекаете человека по гражданско-правовому договору в статусе самозанятого, предусматривать страховые взносы с выплат такому человеку не нужно. О статусе самозанятого напишите в комментарии.

Если ваша организация имеет право на применение пониженных тарифов по страховым взносам, используйте следующую методику для подсчета.

Какие организации имеют право на применение пониженных тарифов по страховым взносам:

Более подробную консультацию по возможности применения пониженной ставки конкретно для вашей организации получите в своей инспекции Федеральной налоговой службы.

Изучите способы начисления страховых взносов и расчета налогов, которые применимы к деятельности некоммерческих организаций, в бесплатном видеоуроке «Некоммерческие организации и налоги» в разделе «Онлайн-курсы» на сайте президентскиегранты.рф.

Эта статья подразумевает командировочные расходы сотрудников проекта, работающих по трудовым договорам, а также аналогичные расходы по гражданско-правовым договорам, связанные непосредственно с мероприятиями в календарном плане.

Командировочные расходы планируйте для тех, кто задействован в реализации проекта: сотрудников организации, членов команды, волонтеров, экспертов. Для участников мероприятий проекта запланируйте расходы на проезд, проживание и питание, если таковые предполагаются для достижения целей проекта, в статье 7. Расходы на проведение мероприятий и опишите порядок возмещения таких расходов в тексте договоров или других документов, которыми оформляете отношения с этими людьми.

Заполните командировочные расходы одним из двух способов.

Вариант 1 будет удобнее в том случае, если вы планируете более пяти командировок. Посчитайте общее количество командировок, командированных сотрудников, дней проживания и дней оплаты суточных и найдите среднее значение объема расходов на одного человека. Детальные расчеты опишите в столбце 7. «Комментарий».

Вариант 1: обобщённые данные

Вариант 2: подробные расходы по каждой командировке по отдельным статьям

Поездки должны быть экономически обоснованы. Зачастую эффективнее использовать современные инструменты получения, предоставления и обмена информацией: интернет-конференции, вебинары и другие удаленные способы связи.

Вносите в бюджет расходы на поездки только по территории России. Исключение в виде поездок за границу может быть сделано только для проектов по грантовому направлению «Развитие общественной дипломатии и поддержка соотечественников».

Что можно включить в состав командировочных расходов

Суточные для сотрудников организации, работающих по трудовым договорам, и компенсации, предусмотренные гражданско-правовыми договорами на питание исполнителей при оказании услуг вне места фактического проживания — в пределах допустимых сумм, не облагаемых НДФЛ:

Расходы на приобретение проездных документов

Для всех поездок выбирайте наиболее эффективный вид транспорта с точки зрения общих расходов на командировку и ее графика:

Фонд рекомендует резервировать билеты заранее, по наиболее выгодным и экономичным тарифам при условии, что это не налагает ограничений на маршруты и сроки командировки, а также ограничить приобретение дополнительных услуг в транспортном средстве, таких как питание и выбор места.

Расходы на проживание

Выбирайте категории гостиниц по уровню сервиса и цен таким образом, чтобы стоимость проживания в гостинице одного человека в отдельном номере не превышала 4500 рублей за ночь. Придерживайтесь этого ограничения, когда планируете поездки по всем направлениям России, кроме населенных пунктов районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера (Якутск, Петропавловск-Камчатский, Южно- Сахалинск и др.) в течение всего года.

Недопустимо указывать в бюджете проекта в качестве командировочных расходов дополнительные расходы в гостинице, связанные с обслуживанием номера (уборка, химчистка, услуги носильщика), питанием в ресторане, баре, посещением оздоровительных площадок (бассейна, спортзала, сауны).

Транспортные расходы

В такие расходы при необходимости включите:

Допустимо включать оплату такси или аренды автомобиля в статьи командировочных расходов в тех случаях, где это обосновано: например, если до места проведения мероприятия не ходит общественный транспорт.

В случае если командировочные расходы отличаются от уровня, рекомендованного фондом, обоснуйте свой выбор по статье в столбце 7. «Комментарий». Имейте в виду, что во время оценки бюджета эксперт проверяет актуальный уровень цен на все командировочные расходы.

Аренда нежилого помещения

В комментарии укажите количество квадратных метров помещения, которое берете в аренду под нужды проекта. Размер такого помещения должен соотноситься с параметрами проекта — например, с количеством сотрудников проекта или количеством участников мероприятия. Если вы планируете использовать помещение в нескольких проектах, четко разделите расходы по аренде по каждому проекту и в бюджете проекта, представленного на конкурс, планируйте только ту часть, которая непосредственно к нему относится.

Коммунальные услуги

Включайте в эту строку расходы по оплате стоимости услуг по электро-, водо-, тепло- и газоснабжению и другие эксплуатационные расходы. Все расходы должны соотноситься с площадью помещений, задействованных в реализации проекта.
В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы, которые превышают стандартный уровень расходов организации по этой статье, укажите детальные расчеты в поле «Комментарий». Например, расходы на воду значительно увеличатся, если вы станете оплачивать коммунальные услуги бассейна в период реализации проекта.

Услуги связи

В эти расходы входят услуги телефонии, Интернета и других услуг связи.

В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы, которые превышают стандартный уровень расходов организации по этой статье, укажите детальные расчеты в поле «Комментарий». Например, для реализации проекта необходимо оплачивать систему смс-оповещения, работу сервисного центра, телефона горячей линии или проводить занятия, которые требуют использования объемного интернет-трафика.

Услуги банков

Имейте в виду, что следующие услуги будут предоставлены проекту-победителю бесплатно:

В случае если вы используете зарплатный проект ПАО Сбербанк, не нужно дополнительно планировать в бюджете комиссии за перечисление выплат физическим лицам. В случае если ваша организация не планирует использовать зарплатный проект ПАО Сбербанк и вы планируете выплаты физическим лицам на их расчетные счета в других банках, запланируйте в бюджете проекта комиссии за перечисление выплат в размере до 1,5% от сумм перечисления (но не менее 150 рублей за каждый такой платежный документ).

Комиссия за использование услуги электронного документооборота E-invoicing в размере 295 рублей в месяц будет списываться автоматически со счета, который предназначен для получения и использования гранта.

Чтобы правильно планировать расходы по услугам электронного документооборота E-invoicing, учитывайте, что списание комиссии за такие услуги происходит в начале месяца, следующего за месяцем оказания услуги электронного документооборота. В последнем месяце реализации проекта списывается комиссия за предыдущий месяц, за текущий месяц и 1 рубль за месяц, следующий за последним месяцем реализации проекта.

Расчет наличными

Фонд не приветствует использование наличных расчетов. Допустимо сделать сотруднику компенсацию понесенных расходов по авансовому отчету, если перечислить сумму расхода на банковскую карту такого сотрудника. Рекомендуется тратить на такие расходы не более 10 000 рублей в месяц и не более 100 000 рублей за проект. Все расходы, связанные с использованием наличных, необходимо заранее согласовывать с фондом.

Операции в валюте

Расходы на конвертацию и валютные переводы, так же как и сами конвертация и валютные переводы, недопустимы для всех проектов, кроме заявленных по грантовому направлению «Развитие общественной дипломатии и поддержка соотечественников».
В том случае, если необходимо открыть валютный счет при реализации проекта по этому грантовому направлению, запланируйте в бюджете проекта комиссию за открытие и ведение валютного счета. Размер комиссии уточните на сайте Сбербанка.

Почтовые услуги

В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы по этой статье, укажите детальные расчеты и их назначение в поле «Комментарий».

Нежелательно выбирать дорогостоящих операторов (DHL, UPS и им подобных), а также ускоренные тарифы.

Компьютерное оборудование и программное обеспечение (включая справочные информационные системы, бухгалтерское программное обеспечение)

Группируйте однотипные единицы техники или программного обеспечения в одной строке расходов. Закупайте такое оборудование и программное обеспечение, которое действительно необходимо для достижения целей проекта. Укажите производителя и точную модель, дайте ссылку на конкретный товар в интернете или аналогичный ему.

Недопустимо закупать оборудование и программное обеспечение с избыточными потребительскими свойствами или непосредственно не относящееся к проекту. Например, не стоит планировать закупку сверхтонких ноутбуков с дисплеем последнего поколения, если вы собираетесь использовать их для регистрации посетителей мероприятия. В то же время допустимо запланировать покупку мощного компьютера, если для достижения цели проекта необходимо монтировать фильм силами вашей команды — вместо того, чтобы нанимать стороннюю организацию.

В случае если для реализации проекта необходимо использовать дорогостоящее оборудование или программное обеспечение, сравните такие расходы в бюджете с альтернативными вариантами аренды оборудования или приобретения ограниченной лицензии на временное использование программного обеспечения.

Канцтовары и расходные материалы

Соотносите объем планируемых в бюджете канцтоваров и расходных материалов с параметрами проекта — например, с количеством сотрудников или помещением, которое арендуете для проекта.
В случае если в бюджете проекта вы запланировали расходы, которые превышают стандартный уровень расходов организации по этой статье, укажите детальные расчеты в поле «Комментарий».

В этой статье расходов укажите узкоспециализированное оборудование или инвентарь, которые не входят в перечень офисных расходов, но необходимы для реализации проекта.

Допустимо сгруппировать однотипные единицы закупки.

Если для реализации проекта необходимо использовать дорогостоящее оборудование, рассмотрите вариант аренды в качестве альтернативы.

Вариант 1: укажите стоимость разработки сайта целиком.

Вариант 2: укажите стоимость часа или единицы разработки сайта.

Если в столбце 2 указали стоимость разработки сайта, напишите «1».

Если в столбце 2 указали стоимость часа или единицы разработки, напишите количество часов или единиц разработки.

Прикрепите к заявке проект технического задания на разработку сайта, чтобы у экспертов была возможность оценить обоснованность стоимости работы.

В проекте технического задания опишите:

Эта статья бюджета включает оплату работы привлеченных сторонних организаций для оказания юридических, информационных, консультационных и других аналогичных услуг, которые необходимы для реализации проекта и требуют профессиональных знаний.

Свяжите каждый расход с конкретным мероприятием проекта и покажите, как рассчитывали сумму.

Эта статья бюджета включает в себя расходы, связанные с проведением публичных мероприятий: семинаров, тренингов, пресс-конференций, обучения и других подобных.

Заполните расходы на проведение мероприятий одним из двух способов.

Вариант 1 будет удобнее в том случае, если вы планируете более пяти мероприятий. Посчитайте общее количество мероприятий, участников, дней проживания и найдите среднее значение расходов на одного человека. Детальные расчеты опишите в столбце 7. «Комментарий».

Расходы на перемещение участников проекта или представителей СМИ к месту проведения мероприятий за счет средств гранта допустимо внести в бюджет только при условии, если мероприятие организовано в таком месте, до которого невозможно добраться общественным транспортом, или в случае если такой способ перемещения обусловлен спецификой проекта.

Например, вы везете участников проекта и представителей СМИ к историческому месту централизованно или вывозите детей в летний лагерь.

В случае если вы проводите конкурсные мероприятия или соревнования и по итогам планируете награждать победителей, допустимо запланировать в бюджете проекта расходы на приобретение призов стоимостью до 4 000 рублей. Необходимость подобного рода мероприятий и призов должна быть обоснована в календарном плане проекта.

В случае если какая-то из статей расходов на проведение мероприятий отличается от уровня, рекомендованного фондом, обоснуйте свой выбор по статье в последнем столбце «Комментарий».

Например, для реализации проекта необходимо привезти спикера международного уровня, который перемещается только бизнес-классом и не соглашается на другие опции, которые вы предоставили. Или вы перевозите оборудование, и цена билета увеличивается из-за количества багажа: покажите в цифрах, почему такой способ выгоднее, чем аренда оборудования в месте проведения мероприятия.

Фонд не рекомендует включать в бюджет проекта печать различных материалов за счет средств гранта. Предпочитайте онлайн каналы там, где целевая группа способна воспользоваться интернетом. Если вы все же включаете такие расходы в бюджет проекта, обоснуйте их необходимость и проверьте на соответствие среднерыночной стоимости.

В эту статью бюджета включите все расходы, которые не предусмотрены в других статьях бюджета проекта, но необходимы для реализации проекта.

Недопустимо указывать за счет средств гранта такие расходы, как «Непредвиденные расходы» или аналогичные.

Источник

• ← Что нужно учитывать при подготовке мероприятий бюджет сроки человеческий ресурс
• Что нужно учитывать при подготовке мероприятий социального проекта →