Что обозначает определение реквизит цифровой или буквенно цифровой идентификатор документа

Что обозначает определение реквизит цифровой или буквенно цифровой идентификатор документа

5 Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Форма по ОКУД 0211151

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Источник

Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.

Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:

Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:

Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:

Ключевые элементы первички

Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.

Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.

Об авторе статьи

Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.

Источник

Что обозначает определение реквизит цифровой или буквенно цифровой идентификатор документа

ГОСТ Р 7.0.98-2018
(ИСО 15511:2011)

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТНЫЙ ИДЕНТИФИКАТОР ДЛЯ БИБЛИОТЕК И РОДСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ (ISIL)

System of standards on information, librarianship and publishing. International standard identifier for libraries and related organizations (ISIL)

Дата введения 2018-08-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным бюджетным учреждением «ГПНТБ России» при участии НП «МЦТТ» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей.

— изменение технического содержания раздела «Приложение А»,

— дополнение разделом «Приложение ДА»,

— изменение технического содержания пункта 4.2.2,

— изменение технического содержания пункта В.3.

Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5).

Сведения о соответствии ссылочных межгосударственных стандартов международным стандартам, использованным в качестве ссылочных в примененном международном стандарте, приведены в дополнительном приложении ДБ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.

7 Некоторые положения международного стандарта, указанного в пункте 4, могут являться объектами получения патентных прав. Международная организация по стандартизации ИСО не несет ответственности за идентификацию некоторых или всех подобных прав

Введение

Коммуникации между библиотеками и родственными организациями, в том числе архивами, музеями, правительственными агентствами, образовательными учреждениями и бизнесом, и совместное использование ресурсов существенно увеличились. Новое сотрудничество создает потребность в структурированном, стандартном идентификаторе организаций, в особенности библиотек.

В основном благодаря внедрению общих стандартов, установивших форматы обмена информацией в библиотечных, архивных или музейных сообществах, миллионы библиографических записей стали доступными пользователям во всем мире с помощью Интернета и виртуальных сводных каталогов, виртуальных архивов и других кооперативных информационных систем, а также целиком или по частям посредством вторичных служб Интернета. Данные о коллекциях, связанные с описательными записями, предоставляют непосредственный доступ к коллекциям и электронным копиям (суррогатам) документов, архивным материалам и музейным артефактам, а также к сервисам, предоставляемым библиотеками, архивами, музеями и родственными организациями и агентствами. Наличие стандартизованного идентификатора для определения производителя или держателя документа будет заметно облегчать доступ к информации.

Идентификаторы организации широко применяют во многих странах. В настоящем стандарте использована гибкая структура, которая может включать в себя уже существующие идентификаторы и которая может применяться для создания новых идентификаторов. Эти общие рамки позволяют сотрудничать как организациям внутри одного и того же сектора, так и с организациями в параллельных секторах.

При применении настоящего стандарта рекомендуется для формирования идентификатора библиотек использовать порядок формирования условных обозначений органов научно-технической информации и библиотек, сведения о котором приведены в приложении В.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает международный стандартный идентификатор для библиотек и родственных организаций (ISIL), который включает в себя набор стандартных идентификаторов, используемых для уникальной идентификации библиотек, архивов, музеев и родственных организаций, оказывая минимальное воздействие на уже существующие системы.

Настоящий стандарт распространяется на идентификаторы ISIL как организации, то есть библиотеки, архива, музея или родственной организации, так и на подчиненные единицы, отвечающие за действия или сервис в информационной среде (например, создание машиночитаемой информации). Настоящий стандарт может быть также применен для идентификации производителя или держателя ресурса (например, библиотечных материалов или архивной коллекции).

ISIL идентифицируют организацию или ее подчиненное подразделение на весь период существования. В некоторых случаях, например если организация претерпела существенные административные изменения (слияние с другой организацией) и в особенности при смене названия, может присваиваться новый ISIL.

Поскольку настоящий стандарт допускает применение существующих кодировок в составе ISIL, вполне возможно, что данная организация может иметь несколько ISIL. Однако настоящий стандарт минимизирует количество кодировок.

ISIL может присваиваться любой библиотеке, архиву, музею или родственной организации, административной или подчиненной единице, действующей автономно.

ISIL не предназначен для классификации организаций, их сервисов и коллекций.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована нормативная ссылка на следующий стандарт:

ГОСТ 7.67-2003 (ИСО 3166-1:1997) Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Коды названий стран

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 административная единица (administrative unit): Любая независимая библиотека или группа библиотек, имеющая единого директора или единую администрацию.

3.2 архив (archive): Организация, содержащая и сохраняющая архивные материалы и обеспечивающая их доступность.

3.3 код названия страны (country code): Код, представляющий современное название страны, ее частей и других территорий особого геополитического значения, присвоенный на основе списков названий стран, полученных от ООН [1].

3.4 подразделение страны (country subdivision): Код, представляющий название основных административных подразделений и аналогичных территорий данной страны.

3.5 библиотека (library): Организация или часть организации, основной задачей которой является содержание коллекции с помощью библиотечного персонала и обеспечение удобства пользования документами, необходимыми для удовлетворения информационных, образовательных или рекреационных потребностей пользователей.

3.6 музей (museum): Постоянно действующее учреждение, служащее обществу и его развитию и собирающее, сохраняющее, исследующее, информирующее и выставляющее как ощутимые, так и физически неощутимые элементы культурного наследия человечества и среды обитания для образования, исследований и эстетического восприятия.

3.7 родственная организация (related organization): Организация или подчиненное подразделение этой организации, не являющиеся библиотекой, архивом, музеем, отвечающие за деятельность или сервисы в области информации.

1 Создание машиночитаемой информации может служить примером действия в области информации.

2 Программы и проекты, которые администрируются организацией, не входят в это определение.

4 Структура, элементы и характеристики ISIL

4.1 Общие положения

При написании, печати или ином визуальном воспроизведении ISIL ему должны предшествовать буквы ISIL, отделенные пробелом от идентификатора. Настоящий стандарт не специфицирует ограничения по хранению данных ISIL в компьютерных системах.

ISIL должен состоять из трех компонент:

c) идентификатор организации.

Причем именно в таком порядке. Дефис является обязательным символом в строке ISIL (приложение А).

4.2 Префикс

4.2.1 Общие положения

Префикс должен состоять из двухбуквенного кода названия страны.

4.2.2 Код названия страны

Код названия страны идентифицирует ту страну, в которой расположена в момент присвоения ISIL библиотека или родственная организация. Код названия страны должен состоять из двух прописных (заглавных) букв в соответствии с двухсимвольным кодом, специфицированном в ГОСТ 7.67-2003 (пункт 5.1)**. Все двухсимвольные алфавитные комбинации зарезервированы для возможного использования в будущем в качестве кодов названий стран и поэтому не могут быть присвоены в качестве префиксов не обозначающих название страны.

Если библиотека имеет подразделения, расположенные в различных географических регионах, код названия страны должен быть присвоен с учетом расположения главной библиотеки или главной административной единицы.

4.3 Идентификатор организации

При возможности рекомендуется в ходе присвоения нового идентификатора организации включать в состав ISIL элемент, обозначающий географическую область (республика, город и т.п.), в которой располагается организация. Если такой указатель географической области используется, то рекомендуется это делать в соответствии с кодами [3]. Идентификатор организации содержит не более 11 позиций символов с выравниванием влево.

5 Администрирование системы ISIL

Администрирование системы ISIL осуществляется службой регистрации ISIL по настоящему стандарту (ISIL Registration Authority for this International Standard), в дальнейшем именуемой службой регистрации ISIL.

Основные задачи, стоящие перед службой регистрации ISIL, приведены в приложении В.

Источник

Что обозначает определение реквизит цифровой или буквенно цифровой идентификатор документа

Регистрационный номер документа (или регистрационный индекс документа) – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.

Рис. 1.
Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке письма

Пример оформления отметок для реквизита «регистрационный номер документа» на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

Источник

Тест с ответами по делопроизводству

1. Определите размеры шрифтов, которые рекомендуется использовать при оформлении документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016:
а) № 12, № 13, № 14 +
б) № 12, № 14, № 16
в) № 11, № 12, № 14

2. Определите, как называется цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, включающий порядковый номер, дополняемый по желанию индексами согласно используемым классификаторам:
а) регистрационным номером документа +
б) грифом
в) датой документа

3. Отметьте, какой формат бумаги используется для изготовления бланков резолюций?
а) А5, А6 +
б) А4, А5
в) А6, А4

4. Отметьте, что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

5. Документооборот это:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

6. Выберите, что такое служебное поле:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

7. Бланк документа это:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

8. Что понимается под должностной инструкцией?
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

9. Определите, что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

10. Выберите, что такое носитель информации:
а) материальный объект, который нужен для фиксации, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации +
б) создатель документа
в) структурное подразделение, выполняющее функции по ведению документооборота

11. Что такое свойство документа подтверждать деловую деятельность либо событие личного характера?
а) юридическая значимость документа; +
б) юридическая сила документа;
в) аутентичность.

12. Определите, что называется типовым сроком исполнения документа?
а) срок исполнения документа согласно нормативно-правовому акту; +
б) срок исполнения, который установлен в организационно-распорядительном документе или в резолюции;
в) срок исполнения, установленный сложившимся в организации обычаем.

13. Определите, что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

14. Не относится к учредительным документам юридического лица:
а) Протокол собрания учредителей+
б) Устав
в) Учредительный договор

15. Выберите, что такое положение о структурном подразделении:
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

16. Что такое правовой акт, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

17. Что такое справка?
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

18. Определите, что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

19. Что такое справочный аппарат?
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

20. Определите, на какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия:
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

21. Что понимает под уставами?
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

22. Выберите, что относится к документам, подлежащим обязательному контролю:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

23. Выберите, в чем заключается цель регистрации документов:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

24. Что такое классификация документов?
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

25. Что понимается под юридической силой?
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

26. Сколько лет считается оптимальным сроком использования документов в делопроизводстве:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

27. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках в этом месте:
а) в верхнем поле
б) по центру документа
в) в правом верхнем углу
г) в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации+

28. Выберите, где помещается товарный знак или эмблема организации (несколько вариантов ответа):
а) в верхнем левом углу+
б) в верхнем правом углу
в) в центре верхнего поля
г) в соответствии с уставом или положением организации+

29. Когда оформляется код организации?
а) по желанию организации
б) если такой код присвоен+
в) если документ является исходящим
г) если документ является особо важным

30. Выберите, как должен оформляться код организации:
а) в виде цифр в правой верхней части страницы №1
б) в виде цифр в левой верхней части страницы №1
в) в виде букв и цифр в левой верхней части страницы №1+
г) в виде букв и цифр в правой верхней части страницы №1

Источник