Что означает актуализация документа

Актуализация нормативных документов по стандартизации, имеющихся в фонде предприятий и организаций

В условиях быстро меняющегося законодательства и расширения бизнеса предприятия возникает необходимость постоянного мониторинга внутренних нормативных документов (стандартов), которыми руководствуется предприятие при производстве продукции и оказании услуг.

Стандарт – это документ со своим жизненным циклом. В ходе жизненного цикла может изменяться содержимое стандарта, его статус, выпускаться изменения и дополнения к нему, он может быть заменен на другие стандарты. Одно из основных требований современного общества – это своевременная и ежегодная актуализация нормативной документации, используемой на предприятии. Постоянное проведение обновлений имеющейся базы стандартов позволяет иметь в использовании актуальные документы и гарантировать соответствие выпускаемой продукции действующим нормам и требованиям, что является важнейшим условием поддержки и успешного развития бизнеса.

Государственный надзор и контроль осуществляется органами государственной власти и направлены на предупреждение, выявление и пресечение нарушений требований деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в отношении производимых и реализуемых товаров (работ, услуг). На основании Федерального закона Российской Федерации от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», Федерального закона РФ от 02.01.2000 г. № 29 «О качестве и безопасности пищевых продуктов», Постановления Правительства РФ от 21.12.2000 г. № 987 «О государственном контроле и надзоре в области обеспечения качества и безопасности пищевых продуктов» проверяется не только продукция (услуга), но и вся техническая документация на соответствие, и Вам необходимо быть во всеоружии при проведении инспекционных проверок контролирующими органами, а также при проведении аттестации и аккредитации предприятия на компетентность.

ФБУ «Чувашский ЦСМ» обладает обширным справочно-информационным фондом, который содержит свыше 30 тысяч единиц нормативно-технической документации, учебных пособий, методических материалов в области технического регулирования, стандартизации, метрологии, сертификации, управления качеством; имеет в наличии информационные указатели национальных стандартов и предлагает в возможно короткие сроки провести актуализацию фондов нормативно-технической и методической документации Вашего предприятия.

Услуги по актуализации нормативных документов предприятий и организаций оказывают специалисты отдела стандартизации.

Специалисты проведут актуализацию имеющейся базы стандартов и норм и, в случае необходимости, дадут рекомендации и пополнят ее новыми документами. Также предлагаем Вам произвести тематические подборки нормативных документов по всем видам хозяйственной деятельности.

Для определения стоимости работ по актуализации заказчику необходимо предварительно представить перечень нормативной документации, имеющейся на предприятии. После заключения договора (при необходимости) представить Нормативные документы для актуализации. Специалисты проверяют наличие всех изменений к каждому стандарту, добавляют отсутствующие изменения и ставят штамп об актуализации ГОСТа на момент оказания услуги.

В связи с большим количеством НД, растущим документооборотом, постоянным изменением норм, требований и правил, поддерживать актуальное состояние документов становится все сложнее. Поэтому предлагаем Вам воспользоваться следующими услугами, которые значительно облегчат работу Вашего фонда:

1. Актуализация ГОСТ, которые хранятся в Вашем фонде.

Это необходимо в том случае, когда Вы не уверены в том, что документы Вашего фонда содержатся в актуальном состоянии или ежемесячная актуализация не проводится.

Услуга включает:

Для заказа услуги нужно:

Стоимость актуализации 1-го документа – 240,00 руб. 20% НДС в том числе.

Стоимость договора по актуализации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).

2. Ежемесячная актуализация ГОСТ в течение года (аутсорсинг).

Это необходимо в том случае, когда документы Вашего фонда актуализированы и Вы хотите поддерживать их актуальное состояние, но сохранить при этом время и средства.

Преимущества аутсорсинга:

— экономия средств. Стоимость услуг аутсорсинга гораздо ниже, чем затраты на построение собственной структуры. Стоимость услуг аутсорсера сокращает Вашу налогооблагаемую базу;

— экономия рабочего места. Создание собственной структуры требует дополнительные офисные площади, оргтехнику, канцтовары, справочно-правовые системы, лицензионное ПО;

— постоянная безотказная работа;

Услуга включает:

Для заказа услуги нужно:

После этого ежемесячно на протяжении года Вы будете получать информацию об изменениях в НД (ГОСТ) и поддерживать фонд НД в актуальном состоянии, не прилагая лишние усилия.

Стоимость предоставления библиографической информации на один документ – 198,00 руб. 20% НДС в том числе.

Стоимость договора по предоставлению библиографической информации нормативных документов определяется индивидуально, в зависимости от количества включенных в ПЕРЕЧЕНЬ НД (ГОСТ).

Источник

АКТУАЛИЗАЦИЯ

Смотреть что такое «АКТУАЛИЗАЦИЯ» в других словарях:

АКТУАЛИЗАЦИЯ — метод экономического расчета, заключающийся в сведении показателей будущего состояния к их значениям, приведенным к нынешним условиям. Такой метод обычно используется для обоснования решения об инвестициях. С одной стороны, это дает возможность… … Экономический словарь

АКТУАЛИЗАЦИЯ — (лат. actualis деятельный, действенный): 1) действие, направленное на приспособление чего либо к условиям данной ситуации; 2) в субъективно идеалистическом учении абсолютизация принципа деятельности и отождествление реальности с активностью… … Новейший философский словарь

АКТУАЛИЗАЦИЯ — (новолат.) осуществление; переход из состояния возможности в состояние действительности. Философский энциклопедический словарь. 2010 … Философская энциклопедия

актуализация — сущ., кол во синонимов: 2 • актуализирование (1) • самоактуализация (2) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 … Словарь синонимов

актуализация — и, ж. actualisation f. 1836. Лексис. осуществление. Действие по знач. гл. актуализировать. БАС 2.|| лингв. Реализация потенциальных свойств языковых элементов в речи, приспособление их к требованиям данной речевой ситуации. Розенталь Сл. лингв.… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

АКТУАЛИЗАЦИЯ — (от лат. actualis – действительный). Действие, заключающееся в извлечении усвоенного материала из долговременной или кратковременной памяти с целью последующего использования его при узнавании, припоминании, воспоминании или непосредственном… … Новый словарь методических терминов и понятий (теория и практика обучения языкам)

актуализация — действие, состоящее в извлечении усвоенного материала из памяти долговременной или кратковременной для последующего использования его при узнавании, припоминании, воспоминании или при непосредственном воспроизведении. Характеризуется различной… … Большая психологическая энциклопедия

актуализация — Комплекс мероприятий, проводимых с целью поддержания регламента или инструкции в рабочем состоянии на всех стадиях его жизненного цикла от разработки до изъятия из обращения. [РД 01.120.00 КТН 228 06] Тематики магистральный нефтепроводный… … Справочник технического переводчика

актуализация — aktualizavimas statusas T sritis švietimas apibrėžtis Ugdymo principas, reikalaujantis parodyti, kad svarstomas dalykas ar klausimas yra svarbus, reikšmingas konkrečiu atveju ar gyvenamuoju laikotarpiu veiksnys. atitikmenys: angl. actualization… … Enciklopedinis edukologijos žodynas

АКТУАЛИЗАЦИЯ — метод экономического расчета, заключающийся в приведении показателей будущего состояния к их нынешним значениям. Такой метод обычно используется для обоснования решения об инвестициях. С одной стороны, это дает возможность оценить величину… … Энциклопедический словарь экономики и права

Источник

Актуализация – что это простыми словами

Понятным языком об актуализации

Наш мир полон всевозможных вещей, которые мы должны узнавать каждый день. Без этого никак, ведь узнавая что-то новое – человек развивается. И также происходит со всеми возможными сферами жизни человека. Это может быть мода, какой-то спорт, хобби. У всего есть своё развитие.

Однако, чтобы происходило развитие, человеку нужно полагаться на то, что данная сфера будет актуальна на данный момент.

А что же вообще значит слово “актуальность” и почему оно существует в 21 веке? Сейчас мы разберёмся.

Что такое актуализация

Сразу скажем о том, что актуализация – это такой термин, который позволяет вывести что-то на известность или широкое распространение.

Давайте приведём пример. Вы – красивая и стройная девушка. Вам нравятся шикарные платья, Вы согласны покупать их пачками, однако не все они Вам подходят. Таков Ваш вкус. И в этом случае нужно купить такое платье, которое подойдёт очень сильно.

Однако как понять, какое именно подойдёт? Можно увидеть его у других девушек. И чем больше у других это платье, тем больше оно актуально. Как только Вы приобретёте это платье, то Вы будете носить то, что модное.

А модное – это значит актуальное. И вообще актуализация подходит почти ко всему, что есть на свете. Даже путешествие. Множество русских туристов любит посещать Турцию, потому что именно там очень дружественная атмосфера и к людям относятся очень хорошо, помогая им отдохнуть, как они пожелают.

И так получается, что Турция является актуальной страной для посещения и отдыха в ней.

Опять-таки, мы повторяемся, что актуальность может применяться к чему угодно. Если представить, что что-то не актуальное, то люди сразу перестанут тянуться к этому. Им не будет это интересно, оно не будет привлекать.

Поэтому нужно, чтобы была возможность постоянно поддерживать это состояние для любого предмета. Даже в спорте можно сказать, что существует актуализация. Недавно прошедший Чемпионат Мира в России, в котором победила Франция.

Спросите, при чём здесь это? При том, что Франция является актуальным Чемпионом Мира. Таким образом, актуальность применяется в абсолютно любой сфере.

Также, актуализация очень востребована и в экономике. Без неё там никуда, иначе все возможные акции будут падать, терять актуальность, обесцениваться. Есть даже такое мнение, что можно говорить и про актуальность человека.

То есть, если он силён в какой-то из сфер, то со временем он может ослабнуть, что будет означать о потери его актуальности. Да, возможно это звучит обидно, однако это так и есть. Никто не знает, к чему может привести потеря актуальности.

Многие люди часто любят следить за какими-то трендами для того, чтобы оставаться “в теме”. Это правильно, это даёт им возможность оказаться в актуальном обществе, которое активно развивается во всех направлениях, не зацикливаясь на чём-то одном долгое время.

Мы можем приводить множество примеров, которые позволяют понять, что же такое актуализация, однако уже достаточно примеров было приведено.

Помните о том, что никто не знает, в какой момент то или иное событие может потерять актуальность. Может быть так, что сегодня весь мир молится на какое-то событие, к примеру – Показ моды в Италии. Однако, погодные условия могут изменить всё и сразу.

Либо люди потеряют интерес, что приведёт к потере актуальности этого события. Либо люди наоборот, начнут ещё больше интересоваться этой темой. Интрига тоже помогает приобрести актуальность очень быстро и качественно. Верьте только тому, во что сами желаете верить, чтобы в дальнейшем у Вас не возникало никаких проблем.

На этом наша статья подошла к своему логическому завершению. Нам удалось объяснить Вам, что же такое актуализация и также привели для Вас множество примеров. Мы считаем, что Вы всё-таки смогли разобраться, что же это такое.

В дальнейшем у Вас вряд ли будут возникать такие вопросы, что же значит эта актуализация. Мы желаем Вам, чтобы ничего в Вашей жизни не теряло актуальность, ведь это крайне неприятно. Есть такие вещи, которые навсегда должны остаться в наших сердцах, а если они обесцениваются со временем, то они становятся ненужными никому.

Так что, без актуализации в наше время никуда. И да, актуальность почти всегда зависит от людей и аудитории, которая следит за этим событием. У людей есть такое свойство – им через время может надоесть что угодно. Даже сериал, который они были готовы смотреть день и ночь, только лишь бы видеть главного героя в своём мониторе.

Также происходит с людьми, когда они взрослеют и актуальность компьютерных игр и кукол теряется, потому что это больше не интересно для организма и развития.

Спасибо за то, что дочитали нашу статью до конца и надеемся, что она оказалась полезной для Вас, ведь даже эта статья со временем может утерять свою актуальность. Уж таковы правила этого мира.

Источник

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

В спомним, что к локальным нормативным актам (далее – ЛНА) относятся не только «глобальные» и долгосрочные документы типа Инструкции по делопроизводству или Порядка сдачи документов в архив, но и более «компактные», например, некоторые приказы по основной деятельности, указания и распоряжения. Между прочим, за этой группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы ­поддержания в ­актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

При построении системы ЛНА важно задуматься о поддержании принятых актов в актуальном состоянии. Поэтому ­лучшие практики ­рекомендуют в каждом ЛНА сразу закладывать:

См. статью «Изменения и дополнения к приказу».

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА.

Но в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. И тогда службе делопроизводства в конце года, как минимум, нужно пересмотреть «свои» регламентирующие документы, которыми она руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, ­правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка выполнения процесса фактическому. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими ­«талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

См. статью «Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО».

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства. Например:

См. новость «Новый терминологический ГОСТ уже действует».

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение ­«действующих лиц», например:

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем ­регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его ­приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.

Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.

Источник

Аккредитация в Росаккредитации

форум для аккредитованных лабораторий

ГЛОССАРИЙ термины и их определения, используемые в процедурах управления документами

#1 ГЛОССАРИЙ термины и их определения, используемые в процедурах управления документами

Состав действий по управлению документами внутреннего происхождения
1. Создание документов
1.1. Инициирование Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных инициативно или в ответ на поступившие предложения давать
указания на разработку документов соответствующих категорий.
1.2. Разработка Должен быть определен механизм назначения группы разработчиков, установления сроков и форматов (шаблонов) оформления проекта документа.
1.3. Согласование Должен быть установлен механизм согласования проекта документа со всеми исполнителями и заинтересованными лицами и организациями (в том числе за пределами организации, инициировавшей разработку документа).
1.4. Анализ на полноту Проект документа должен быть проанализирован на полноту охвата содержащимися в нем положений и требований целей (предназначения) данного документа.
1.5. Анализ на адекватность Проект документа должен быть проанализирован на соответствие требованиям внутренних и внешних нормативных документов.
1.6. Проверка Проект документа должен пройти соответствующую проверку (нормоконтроль, метрологическую, юридическую экспертизу и т.д.).
1.7. Утверждение (одобрение, санкционирование применения) Должен быть установлен круг лиц, уполномоченных утверждать соответствующие категории документов с учетом результатов согласования проекта документа, анализа его на полноту и адекватность, а также его проверки.
2. Управление распространением документов
2.1. Регистрация Должен быть установлен порядок регистрации утвержденного документа в единой системе кодированного учета соответствующих категорий документов.
2.2. Ввод в действие Должен быть установлен порядок ввода в действие документов каждой категории (вида), устанавливающий, в том числе, интервал времени, необходимый для гарантированного размножения документа и обеспечения необходимым количеством копий будущих пользователей. Если требуется, документ должен быть введен в действие путем издания приказа, выпуска распоряжения, разработки и реализации плана организационно‐технических мероприятий по вводу его в действие и т. п.
2.3. Хранение оригинала Должны быть установлены место, условия, сроки хранения и ответственные за хранение оригинала документа.
2.4. Размещение в электронной базе документов Должен быть установлен круг лиц, ответственных за размещение в соответствующих местах электронной базы (баз) данных утвержденного документа и уведомление об этом заинтересованных лиц с предоставлением им права чтения (и
чтения) этого документа.
2.5. Изготовление и идентификация контрольной копии В целях более надежного сохранения оригинала для изготовления необходимого числа рабочих копий часто с оригинала сначала делают первую копию, которую идентифицируют оригинальным штампом (например, «Контрольный экземпляр»).
2.6. Централизованное изготовление копий, их учет и рассылка Должен быть установлен порядок оформления и реализации заказа на изготовление необходимого числа копий, включающий назначение лиц, ответственных за размножение, учет сделанных копий и идентификацию мест их рассылки, а также за получение копий и их доставку в подразделения и отдельным должностным лицам.
2.7. Учет и хранение копий в подразделениях Должен быть установлен порядок учета и хранения доставленных в подразделения учтенных копий, их выдачи пользователям и возврата, а также ответственный за осуществление этих действий.
2.8. Изготовление дополнительных копий или выписок из документов на местах При необходимости должен быть установлен порядок изготовления, санкционирования к применению, учета выдачи и возврата всех дополнительных копий документов или выписок из них, изготовляемых непосредственно в подразделениях, в том числе путем распечатки документов, находящихся в официальных электронных базах.
2.9. Анализ состояния документов Должен быть установлен порядок периодической проверки (сверки) находящихся в применении подлинных документов и/или их копий на предмет их адекватности оригиналу, а также анализа их физического состояния (возможности прочтения).
3. Применение документов
3.1. Ознакомление Должен быть установлен порядок заблаговременного (до ввода их в действие) ознакомления исполнителей и их
руководителей с принятыми документами, а также юридически значимого подтверждения возложения ответственности за
соблюдение установленных в них требований на соответствующих лиц.
3.2. Надзор за применением Должен быть установлен порядок периодической проверки соблюдения положений и требований, установленных в документе.
4. Внесение изменений, отмена и изъятие документов
4.1. Внесение изменений Должен быть установлен порядок подачи предложений о целесообразности оформления новой редакции документа, разработки новой редакции или внесения изменений в документ, их обсуждения и решения вопроса о согласовании откорректированной редакции, ее утверждения, ввода в действие, а также внесения изменений в учтенные копии (в том числе размноженные непосредственно в подразделениях) и ознакомления исполнителей с изменениями в документе.
4.2. Отмена документов Должен быть установлен порядок инициирования, обсуждения и решения вопроса об отмене документа, выпуска (при необходимости) соответствующего распорядительного документа, а также порядок извещения пользователей о дате прекращения действенности отмененного документа.
4.3. Изъятие и уничтожение или соответствующая идентификация отмененных документов Должен быть установлен порядок изъятия и уничтожения или соответствующей идентификации (например, штампом «Отменено») отмененных документов, предупреждающий их непреднамеренное использование в будущем в качестве инструктивных или предписывающих документов.
4.4. Хранение отмененных документов Должен быть установлен порядок хранения оригиналов и/или других экземпляров отмененных документов, идентифицированных соответствующим образом (например, штампом «Отменено. Сохранено для информации»), если их оставляют для каких‐либо целей.
ГЛОССАРИЙ (термины и их определения, используемые в процедурах управления документами систем менеджмента различных организаций)
Издание документа — процесс создания подлинника документа, включающий этапы определения необходимости его разработки, оформления, согласования и утверждения.

Оформление документа — комплекс процедур, необходимых для подготовки и утверждения документа в соответствии с порядком, установленным на предприятии. Примечание. К подготовке документа относятся его подписание, согласование и т. д.

Разработка документа — комплекс работ по определению требований, оформлению, согласованию с заинтересованными сторонами, рассмотрению, утверждению и регистрации документа; обоснование и определение требований к содержанию документа, подготовка проекта документа, его согласование и представление на утверждение.

Согласование документа — способ взаимодействия между работниками, посредством которого замечания и предложения, возникшие в ходе согласования проекта договора, устраняются (снимаются) путем устного обсуждения либо обмена сообщениями по электронной почте; официальное подтверждение заинтересованными сторонами согласия с разработанным документом и возможности его утверждения.

Согласователь — лицо, с которым в обязательном порядке согласовывается документ до его утверждения. Заинтересованное структурное подразделение или лицо — структурное подразделение или отдельное должностное лицо, участвующее в описываемой документом деятельности или пользующееся ее результатами.

Виза — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с проектом документа и признания его правильности.

Адекватность — соответствие документов установленным требованиям; отсутствие противоречий требований разрабатываемого документа требованиям документов более высокого и более низкого уровней, а также требованиям действующих документов такого же уровня, в том числе документов других подразделений, штатного расписания, организационной структуры.
Проверка документа на адекватность — проверка на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и других международных стандартов, требованиям компании; проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям законодательных актов, стандартов ISO, государственных стандартов, правил, норм и других нормативных документов.

Проверка документа на пригодность — проверка разрабатываемого документа на соответствие требованиям функции в системе управления, полноты изложения и наличия взаимосвязи с описываемой функцией (т. е. пригодность описываемой процедуры для реализации ее целей).

Нормоконтроль — контроль применения действующих норм и стандартов, обеспечения комплектности и качества оформления документации. Примечание. Следует отметить, что есть и другие виды контроля, не отраженные в проанализированных процедурах, в частности метрологическая и юридическая экспертиза.
Подтверждать, одобрять — делать имеющим силу путем официального одобрения; ратифицировать; (по отношению к объекту) отвечать установленным требованиям.

Утверждение документов — официальное удостоверение уполномоченного на это должностного лица или органа в том, что разработанный документ адекватен и вводится в действие.

Дата введения документа в действие — календарная дата, с которой документ приобретает юридическую силу; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и обязателен для применения подразделениями, указанными в разделе «Область действия»; дата, с которой документ приобретает юридическую силу и наступает обязательность его выполнения.

Оригинал документа — документ, выполненный на любом материале, предназначенный для изготовления по нему подлинников и заверенный разработчиками;

Подлинник документа — документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с него копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль; экземпляр документа, оформленный подлинными подписями, имеющий подлинные реквизиты утверждения (подпись, дату утверждения), идентификационный номер, относящийся к фонду нормативных документов, пригодный для размножения; один или несколько оригинальных экземпляров документов на бумажном носителе, оформленных подлинными подписями.

Держатель подлинника — подразделение, обладающее подлинником документа, имеющее право на тиражирование и передачу копий подлинника другим подразделениям и внесения в него изменений.

Дубликат — технический документ, идентичный по содержанию подлиннику, предназначенный для изготовления копий; повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу.

Идентификация — присвоение объекту уникального наименования, номера, знака, условного обозначения, признака или набора признаков, позволяющих однозначно выделить его из других объектов.
Выявление (идентификация) документа — процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов и данных, используемых в системе менеджмента качества; процедура, обеспечивающая однозначное распознавание документов путем присвоения буквенно-цифрового кода.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т. п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Регистрация документа — запись в учетных формах (журналах, карточках и т. п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации; присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.

Регистрационный номер документа — числовой код документа, имеющий учетный номер по списку действующих документов.
Введение документа в действие — организационно-распорядительная деятельность (подготовка проекта приказа и его утверждение), устанавливающая дату, с которой начинается осуществление документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его распространения и сферой действия.

Срок (дата) введения документа в действие — дата, с которой документ приобретает юридическую силу.

Срок действия документа — интервал времени, в течение которого действует документ, начиная от даты введения его в действие до момента его замены или отмены.

Распространение документа — комплекс мероприятий по своевременному обеспечению документом заинтересованных в нем пользователей.

Доступ — право, возможность, средства поиска, извлечения или использования информации. Внедрение документа — процесс выполнения мероприятий, обеспечивающих применение и соблюдение норм, показателей, требований, правил, методов, установленных документом, в соответствии с областью распространения, сферой деятельности; осуществление организационно-технических мероприятий, обеспечивающих соблюдение требований данного документа.

Применение документа — использование документа его пользователями с выполнением требований, установленных в документе, в соответствии с областью его применения.

Обращение документации — использование документации по прямому назначению в течение срока обращения: рассылка, внедрение, применение, внесение изменений.

Срок обращения документации — период времени от даты получения рабочей копии утвержденного документа до даты ее изъятия в связи с отменой (заменой) или вследствие технической непригодности рабочей копии для использования по прямому назначению.

Контрольный экземпляр документа — копия утвержденного документа, служащая для учета, хранения и снятия копий в архиве; зарегистрированная и идентифицированная штампом «Контрольный экземпляр» копия подлинника документа.

Копия, копия документа — документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником, и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации и ремонте изделий; технический документ, идентичный с подлинником и предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности; документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, предназначенный для непосредственного использования в практической деятельности, но не имеющий юридической силы.

Заверенная копия — копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Учтенная копия — копия действующего документа, имеющая учетный номер экземпляра на бумажном носителе, применяемая в структурном подразделении, выполненная с подлинника, актуальность которого постоянно контролируется работниками отдела по управлению качеством; зарегистрированная копия нормативного документа, полученная путем распечатки его электронной копии с информационной системы или копированием с контрольного экземпляра нормативного документа в архивной точке.

Экземпляр — учтенная копия документа.

Контролируемая копия — копия подлинника документа, предназначенная для непосредственного использования в практической деятельности, управляется аналогично подлиннику; копия документа, выполненная с контрольного экземпляра/подлинника, с синим штампом «Экземпляр ООО «ХХХ» или «Годен для производства».

Неконтролируемая копия — документ, воспроизводящий информацию подлинника, использующийся только как информационно-справочный документ; бумажная копия документа без синих штампов и оригинальных подписей или с синим штампом «Неучтенная копия» и находящаяся в месте использования, не предусмотренном списком рассылки.

Выписка из документа — часть документа (таблица, схема, инструкция, памятка и т. д.), оформленная отдельно от него; копия части документа.

Проверка документа — анализ действующего документа в целях определения необходимости его обновления или отмены.

Актуальность — действенность, современность документа.

Актуализация документа — анализ документа на его пригодность к использованию, при необходимости внесение изменений и дополнений; процедура поддержания документа в рабочем состоянии путем своевременного внесения в него принятых в установленном порядке изменений, дополнений и информации о сроках его действия, ограничении, замене или отмене на момент использования в работе.

Изменение документа — модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов документа ; любое исправление, исключение или добавление каких либо данных в этот документ; любое исправление документа, исключение или добавление в него каких либо данных, проводимое в установленном порядке; действия, направленные на дополнение, уточнение либо исключение отдельных требований разработанного ранее документа.
Редакция (редактирование) документа — обработка и исправление какого-либо текста; текст, получивший определенную обработку; изменения к действующей версии документа путем замены листов. Новая редакция выпускается при незначительных изменениях в документе (до 30% текста).

Ревизия — пересмотр документов, проверка документов, внесение изменений в документы по истечении срока действия документа или вследствие возникшей необходимости.

Пересмотр — внесение всех необходимых изменений в содержание документа с оформлением, принятием и введением в действие нового документа, заменяющего действующий документ; внесение всех необходимых изменений в содержание и оформление документа.
Версия документа — новое изложение всего документа. Новая версия выпускается при значительных изменениях в документе (более 30% текста).

Переиздание — новое печатное издание документа, включающее изменения к предыдущему изданию.

Статус — положение, состояние. Устаревший, вышедший из употребления — больше не применяемый или неиспользуемый; вышедший из моды, устарелый; больше не производимый или не используемый; устарелый.

Аннулирование документа — прекращение действия документа; отмена действия и изъятие из обращения документа для последующего уничтожения.

Аннулированный документ — документ, которому в результате пересмотра или физического износа присвоен статус аннулированного и имеющий штамп «Аннулирован».

Утилизация — уничтожение документов.

Уничтожение документа — процесс уничтожения документа без какой-либо возможности восстановления.

Источник