Что означает документированная информация
Понятие документированной информации
Международная организация по стандартизации
Управление документированной информацией регламентируется множеством нормативно-правовых актов, федеральными указами, распоряжениями, международной нормативно-правовой документацией. Так, интернациональная организация по стандартизации (International Organization for Standardization, ISO) беспрерывно принимает непосредственное участие в разработке догм, правил и норм относительно формирования, сохранения, использования информации. Создаются разработки в направлении устранения нарушений несоответствия содержания действительности, в формировании требований к форме представления данных.
Признаки документированной информации
Следующим важнейшим признаком документированной информации является возможность идентификации зафиксированного материала. Это предоставляется при помощи вспомогательной роли реквизитов. Их наличие помогает установить предназначение данных, их характер, источник, время документирования. В некоторых случаях реквизиты обеспечивают необходимую степень защиты того или иного образца в виде прилагаемой электронной цифровой подписи.
Третья характеристика документированной информации состоит в возможности выбора различных вариаций и форм, передающих ее содержание. Также она может храниться на различных носителях в различных формах без потери своего содержания и реквизитов. То есть хранение документированной информации предполагает возможность ее копирования. Такие материалы могут существовать в виде разных модификаций.
Управление документированной информацией
В соответствии с версией Международной организации по стандартизации документированная информация представляет собой данные, которые нужно хранить и которые используются под специальным управлением. В сфере подчинения находится, непосредственно, сам носитель материального характера, на котором этот материал и хранится. Свод требований по управлению документированной информацией представлен в разделе № 7 ISO 9001:2015. Если попытаться обобщить и изобразить эти обязательства тезисно, то они будут иметь такой вид:
Какой бывает?
Формы документированной информации зависят в первую очередь от характера ее материального носителя. Различают несколько основных видов. Самые распространенные:
Разновидности данных на материальных носителях
Информация, за версией множества исследователей, за критерием упорядоченности и за степенью организованности делится на документированную и недокументированною. В чем же между ними разница?
Документированная являет собой специфическую организационную, официальную форму существования информации. Цели существования такого рода данных связана с общественным благополучием и правопорядком. Виды документированной информации могут быть разными. Ведь все зависит от принятого за основу классификационного признака.
За критерием доступности информация бывает:
По возможности распространения бывает:
Свойства документированной информации
К ее свойствам относятся:
Защита документированной информации в российском законодательстве
В другом источнике наведена более широкая трактовка. Она гласит о том, что под документом подразумевается наличие носителя с зафиксированной информацией текстового, звукового или графического характера. Ее содержание предназначено для передачи по назначению в определенное время.
Примеры документированных данных
Новости
Подготовлен новый тест на знание требований МС ИСО 50001:2018
Новые методические пособия в Разделе «Методические материалы»!
Опубликована новая редакция стандарта ИСО 50001:2018
Сертификаты
Документированная информация
Стандарты на системы менеджмента требуют от организаций разрабатывать и поддерживать определенный набор «документированной информации».
Согласно ИСО 9000:2015:
«Документированная информация это информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит».
Термин «документированная информация» заменил ранее используемые в стандартах термины «документ», «документированная процедура», «запись».
Основной причиной изменения терминологии является развитие информационной среды, появление новых носителей информации.
Носитель информации должен позволить эту информацию сохранить и обеспечить к ней доступ соответствующих пользователей. Помимо традиционного бумажного носителя широко применяются различные электронные носители: компьютерные файлы, базы данных…
Стандарты на системы менеджмента требуют наличия в системе менеджмента двух видов документов:
1. «Руководящие документы», описывающие «что и каким образом необходимо сделать в будущем». К таким документам относятся: стандарты, положения, регламенты, методики, инструкции, приказы, распоряжения, политики, планы, программы…..
На необходимость обязательного руководящего документа в стандарте указывает фраза «Организация должна разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию».
2. «Отчетные документы», описывающие «что сделано и какие результаты достигнуты». В редакциях стандартов, выпущенных до 2015 года, такие документы назывались «записями».
На необходимость обязательного отчетного документа в стандарте указывает фраза «Организация должна регистрировать и сохранять документированную информацию».
Подсказку, в каких конкретно пунктах международных стандартов содержатся требования к наличию обязательной документированной информации, можно найти в файле «Документированная информация».
Особенность управления руководящими документами состоит в том, что большинство этих документов периодически пересматриваются и в них вносятся изменения. Важно обеспечить, чтобы версии документов были соответствующим образом идентифицированы, и чтобы был обеспечен доступ пользователей к актуальным версиям документов.
В отчетные документы изменения не вносятся. В них фиксируются достигнутые результаты. Важно идентифицировать отчетный документ, чтобы было понятно к какому моменту времени он относятся, чтобы через определенный промежуток времени документ можно было найти и использовать в качестве свидетельства выполнения требований или в качестве исходной информации для анализа данных.
ГОСТ Р 54985-2018 Руководящие указания для малых организаций по внедрению системы менеджмента качества на основе ИСО 9001:2015
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
Система менеджмента качества организации должна включать:
a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества.
— размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
— сложности процессов и их взаимодействия;
Смысл настоящего пункта заключается в обеспечении уверенности, что организация управляет документированной информацией, необходимой для соответствия ИСО 9001, а также документированной информацией, которую организация установила как необходимую для результативности ее системы менеджмента качества (ИСО 9001:2015, пункт 4.4.2).
Там, где ИСО 9001 ссылается на «разработку, актуализацию и применение документированной информации», подразумевается обеспечение того, что информация поддерживается в актуальном состоянии. Например, информация, содержащаяся в документированных процедурах, руководствах, формах и чек-листах, информация, которая может храниться в «облаке» и загружена на смартфон или любое другое электронное устройство, а также другая документированная информация (такая как политика в области качества и цели в области качества).
Там, где ИСО 9001 ссылается на «регистрацию и сохранение» документированной информации, это подразумевает обеспечение того, что информация, которая используется для предоставления свидетельств о выполнении или невыполнении требования, защищена от любого искажения или несанкционированного изменения (за исключением ситуации, когда должна быть проведена согласованная коррекция).
В целом ИСО 9001 не содержит никаких конкретных указаний по объему необходимой документированной информации. Он будет различаться от организации к организации в зависимости от размера и сложности операций и процессов; потребителя, законодательных и нормативных правовых требований; и компетентности вовлеченных лиц. Например, документированная информация, необходимая для небольшой пекарни, будет проще и менее объемная, чем та, которая необходима для производителя автомобильных компонентов, который имеет особые специфические требования потребителей (законодательные и нормативные правовые), включая документированную информацию внешнего происхождения, которая должна быть включена в систему.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации организация должна соответствующим образом обеспечить:
a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор, ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носитель (например, бумажный или электронный);
c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.
Документированная информация должна включать в себя идентификационные признаки и описание. Существует много методов для этого, такие как установление титульного листа, даты, автора, ссылочного номера (или комбинация двух или более этих методов), которые организация может использовать для определения информации и ее статуса.
Организация должна устанавливать формат для документированной информации. Организация может использовать бумажные, электронные или ту и другую копии для предоставления документированной информации. Следует также учитывать, какая версия программного обеспечения будет использоваться, так как вполне возможно, что не все пользователи будут иметь доступ к одной и той же версии. Некоторым организациям, возможно, потребуется рассмотреть вопрос о предоставлении документированной информации более чем на одном языке, основываясь на культуре организации.
Организация должна установить методы для проведения пересмотра и утверждения ее документированной информации, например, назначение определенного работника с наделением полномочий для утверждения документированной информации.
7.5.3 Управление документированной информацией
7.5.3.1 Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и настоящим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:
a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
b) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности).
Смысл данного пункта заключается в обеспечении доступности документированной информации на соответствующем носителе при необходимости и ее адекватной защиты.
Определившись с тем, какая документированная информация необходима для системы менеджмента качества, организация должна обеспечить ее доступность для всех соответствующих областей, подразделений, владельцев процессов и т.д. Также следует рассмотреть предоставление соответствующей документированной информации соответствующим внешним заинтересованным сторонам, когда продукция и услуги поставляются извне. Документированная информация должна быть представлена в форме, подходящей для предполагаемого использования, например, письменное соглашение об уровне обслуживания для внешнего поставщика услуг или информация о параметрах процесса в электронном виде, которая может быть загружена в интерфейс процесса.
Организация должна продумать уровень, необходимый для управления документированной информацией соответствующим образом, учитывая также носитель, на котором она содержится. Управление включает в себя доступность, распределение и защиту, например, от потери, неправильного использования и непреднамеренных изменений. Организация должна обеспечить наличие необходимых средств управления, как части системы документированной информации, и обмена информацией, чтобы гарантировать ее защиту от потери, неправильного использования или непреднамеренного изменения. Это можно сделать многими способами, включая электронные системы с правом только на чтение и особые разрешения для доступа к разным уровням, защиту паролем или идентифицированным входом. Уровень управления может отличаться в зависимости от того, где документированная информация должна быть доступной, например, увеличение ограничений доступа для внешних сторон. Вопросы информационной безопасности и резервного копирования данных должны быть также приняты во внимание.
7.5.3.2 Для управления документированной информацией организация должна предусматривать следующие действия в той степени, насколько это применимо:
a) распределение, обеспечение ее доступности и поиска, а также использование;
b) хранение и защиту, включая сохранение разборчивости;
c) управление изменениями (например, управление версиями);
d) соблюдение сроков хранения и порядка уничтожения.
Документированная информация внешнего происхождения, определенная организацией как необходимая для планирования и функционирования системы менеджмента качества, должна быть соответствующим образом идентифицирована и находиться под управлением.
Документированная информация, регистрируемая и сохраняемая в качестве свидетельств соответствия, должна быть защищена от непредумышленных изменений.
Документированная информация
Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика
Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия
Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. В трех федеральных… … Большой юридический словарь
Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология
Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Документированная информация
Смотреть что такое «Документированная информация» в других словарях:
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. EdwART. Словарь терминов МЧС, 2010 … Словарь черезвычайных ситуаций
документированная информация — Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами позволяющими определить данную информацию или ее материальные носитель. [ГОСТ Р 52653 2006] Тематики информационные технологии в образовании EN documentary… … Справочник технического переводчика
Документированная информация — (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [Федеральный закон Российской Федерации № 24 ФЗ от 20.02.95 “Об информации, информатизации и защите информации”]… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. тж. ДОКУМЕНТ … Юридическая энциклопедия
Документированная информация — (англ. documentary information) то же, что документ … Энциклопедия права
Документированная информация — 11) документированная информация зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный … Официальная терминология
Документированная информация — 1. Зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель Употребляется в… … Телекоммуникационный словарь
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — (ДОКУМЕНТ) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать … Энциклопедический словарь экономики и права
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ — согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.06.2006 № 149 ФЗ, – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях