Как и Интернет-приложения, а также автономные почтовые программы, Microsoft Outlook позволяет отправлять сообщения, в том числе с вложениями, отдельным лицам и группам людей. Сообщения электронной почты составляются в виде текстового интерфейса, а затем отправляются через Интернет или сетевое подключение вашего компьютера. Каждое исходящее сообщение отправляется по различным каналам и серверам до того, как оно попадет к получателю.
Исходящие
Исходящие в папку «Отправлено»
После отправки сообщения из папки «Исходящие» оно перемещается в папку «Отправленные» Outlook, которая также указана в левой части диалогового окна программы Outlook. Вы можете получить доступ к папке «Отправленные», чтобы узнать, было ли отправлено конкретное письмо или группа писем.
Версии Outlook
Каждая версия Outlook включает папку «Исходящие» и папку «Отправленные». Большие сообщения, содержащие вложения и / или графику, в папке могут занимать длительное время для обработки и отправки сообщений. Как только большое сообщение отправлено, оно сразу же переместится в папку «Отправленные» Outlook.
Еще одна причина, по которой сообщения не отправляются из папки «Исходящие», заключается в том, что в Outlook не установлены определенные правила, предписывающие отправлять почту только в определенное время или при соблюдении определенного набора параметров. Параметры включают в себя не отправлять почту до тех пор, пока вы не нажмете вручную кнопку «Отправить / получить», только отправлять исходящую почту в определенный установленный час или только отправлять сообщения при отправке команды на закрытие Outlook.
Простые вопросы: что такое шрифт и что такое семейство шрифтов?
Что такое шрифт? Что такое семейство шрифтов? Когда были впервые изобретены шрифты? Каковы характеристики шрифта? Как хранятся шрифты в Windows?
Что такое 802.11ax, 802.11ad, 802.11ac и 802.11n? что такое Wi-Fi 6, Wi-Fi 5 и так далее?
Что такое Wi-Fi 6, Wi-Fi 5 или Wi-Fi 4? Что такое 802.11ax, 802.11ac или 802.11n? Что означают эти аббревиатуры? Что такое 802.11ad?
Что такое стекло гориллы? что такое 2.5d стекло? как они сравниваются?
Что такое Gorilla Glass? Что это значит? Что такое 2.5D стекло? Есть ли разница? Какое стекло лучше или долговечнее?
Как настроить почтовый ящик в Outlook 2016 (Декабрь 2021).
Сообщения, приходящие в задачу с электронной почты также попадают в ленту комментариев задачи.
Воспользовавшись пунктом «Сообщение полностью» контекстного меню комментария, а также нажав на ссылку «далее» Вы можете просмотреть сообщение в полном объеме. Также полностью прочитать входящее письмо можно, щелкнув вверху сообщения по иконке конверта.
В верхней части окна, под панелью с кнопками указан адрес отправителя письма. Если письмо было отправлено нескольким адресатам, они будут перечислены тут же через запятую. Имеющиеся в письме прикрепленные файлы отображаются на левой панели окна. Работа с прикрепленными файлами письма аналогична работе с файлами, вложенными в комментарии. Возможные действия с файлами доступны через контекстное меню.
Исходящие письма
Для того, чтобы просмотреть исходящее письмо в полном объеме, можно воспользоваться ссылкой «далее» либо щелкнуть вверху сообщения по иконке конверта.
Ответить на входящее письмо можно, используя пункт «Ответить» в контекстном меню ленты комментариев или окна оповещения.
Отправить исходящее письмо можно из любой задачи. Достаточно в окне задачи нажать кнопку «Комментировать». В поле комментария составить текст письма, при необходимости вложить файл. В строке адреса ввести e-mail.
Для ответа на выбранное письмо можно нажать клавишу «Space» (Пробел), либо использовать функцию контекстного меню в комментарии «Ответить». Кликнув по иконке конверта в левой части заголовка окна комментария, откроется окно настроек отправки почтового сообщения, в котором Вы можете выбрать шлюз для отправки письма, а также изменить тему и другие настройки:
«Приветствие» – автоматически добавляется приветствие в письмо. В качестве приветствия в начало письма подставляется слово «Здравствуйте!», если письмо отправлять пользователям системы «Простой бизнес». В качестве приветствия в начало письма подставляется значение поля «Обращение» из окна свойств контакта, если письмо отправлять контакту, который не является пользователем системы «Простой бизнес».
«Индивидуально» – при отправке письма нескольким адресатам, получатель письма не увидит других адресатов, которым отправлялось данное сообщение;
«Исходное сообщение», текст входящего письма будет добавлен в ответ;
«Ссылки вложениями» – отправляет ссылки, вставленные в письмо, вложенными файлами. Размер вложенных файлов не должен превышать 10 Мб, в противном случае файлы в письме придут ссылками, даже при включенной опции;
«Уведомить о прочтении» – когда адресат откроет письмо для прочтения, Вам поступит оповещение о том, что письмо прочитано;
«Отправлять через личный ящик» – письмо будет отправлено с почтового ящика, отмеченного в почтовых настройках организации как «Личный ящик пользователя».
Пункт «Переслать» контекстного меню комментария позволяет переслать выбранный комментарий любому адресату.
Вы можете выбрать адресат из списка в окне выбора пользователей. Если пользователя нет в списке, то введите адрес вручную в окне быстрого комментария.
К тексту выбранного комментария или письма можно, при необходимости, добавить собственный комментарий.
Пункт «Письмо тем же адресатам» контекстного меню входящего и исходящего сообщения позволяет отправить сообщение не только отправителю, но и всем адресатам, кому данное письмо было отправлено.
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой Посмотрите примеры
Быстрая регистрация в бесплатной CRM
Возможности
Помощь
Версии программы
Сотрудничество
Свяжитесь с нами
г. Москва, ул. Большая Серпуховская, д. 44, пом. I, ком. 20
Мы в соцсетях
Скачать CRM
Подписка на рассылку
Я пишу забавные письма 2 раза в месяц 😉 Ирина Лой Посмотрите примеры
Задать вопрос
Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
АВТОРИЗАЦИЯ
Согласие на обработку данных
Типовое согласие на обработку персональных данных
Пользователь, регистрируясь, оставляя заявку на обратный звонок или заполняя любую другую форму на интернет-сайте http://www.prostoy.ru и его поддоменах (продающих страницах, лендингах и т.д.), обязуется принять настоящее Согласие на обработку персональных данных (далее – Согласие). Принятием (акцептом) оферты Согласия является регистрация на интернет-сайте, заполнение формы заявки на обратный звонок или любой другой формы. Пользователь дает свое согласие ООО «1Т», которому принадлежит сайт http://www.prostoy.ru и которое расположено по адресу 115093 г. Москва, ул. Большая Серпуховская д. 44, пом. I, ком. 20, на обработку своих персональных данных со следующими условиями:
Сайт использует cookie с целью улучшения работы. Продолжая работу с сайтом, вы соглашаетесь с условиями Политики.
Используя этот сайт, вы соглашаетесь на обработку персональных данных на условиях Политики.
Еще 4 человека за последний час решили попробовать CRM «Простой бизнес»
Электронная почта застревает в папке «Исходящие» Gmail
Обнаружение целой кучи важных электронных писем, не отправленных предполагаемым получателям, — плохое зрелище. С этой проблемой чаще всего сталкиваются пользователи Gmail. Каждый раз, когда они пытаются отправить сообщение, оно попадает в очередь в папке исходящих сообщений Gmail и не отправляется. Проблема не постоянная, поэтому решения доступны. Посмотрите, что вы можете сделать, если ваша электронная почта застряла в папке «Исходящие» Gmail!
Электронная почта застревает в папке «Исходящие» Gmail
Ранее мы видели, как отправлять электронные письма, застрявшие в папке «Исходящие» Outlook. Действуя аналогичным образом, мы увидим, как отправлять электронные письма, застрявшие в папке «Исходящие» Gmail. Если Gmail не отправляет сообщения электронной почты и вы обнаруживаете, что письмо застряло в папке «Исходящие» Gmail, то для решения проблемы мы рекомендуем вам:
Письма могут застревать в папке «Исходящие» по ряду причин.
1]Проверьте размер прикрепленного файла
Если вы прикрепили файл к своему электронному письму, убедитесь, что он находится в пределах допустимого лимита, который в настоящее время составляет 25 МБ.
2]Очистить кеш Gmail
Откройте настройки Chrome. Вы можете сделать это, просто открыв новую вкладку и введя следующее — chrome: // settings / в поле URL и нажав ‘Войти’.
Затем выберите ‘Конфиденциальность и безопасность‘ссылка на левой боковой панели.
Выбирать ‘Файлы cookie и другие данные сайта‘.
Прокрутите вниз до ‘Просмотреть все файлы cookie и данные сайтов‘.
Откройте страницу и прокрутите вниз, чтобы найти «mail.google.com ‘ Вход.
Когда он появится, выберите значок корзины рядом с ним.
3]Убедитесь, что Gmail не настроен на офлайн-режим.
Если вы настроили свой Gmail в автономный режим, он может отправлять вашу электронную почту в Gmail Outbox. Итак, проверьте, включен ли автономный режим или нет. За это,
Выберите Gmail «Настройки»> «Просмотреть все настройки‘и выберите’Не в сетивкладка.
Затем на открывшейся странице установите флажок рядом с «Включить офлайн-почту‘проверено или нет. Если он установлен, вам нужно снять этот флажок и посмотреть, решена ли проблема.
4]Закройте фоновые запущенные приложения.
Если вы используете приложение Gmail на своем смартфоне, закройте фоновые приложения, чтобы решить проблему. За это-
Расскажем, как рационально организовать на предприятии учет и обработку поступающей корреспонденции. Для вас — 6 образцов документов и 4 ошибки, которые нельзя допускать.
Скачайте полезные документы:
Что относится к входящим документам
Входящая и исходящая корреспонденция, а также внутренние документы — это инструмент, с помощью которого ваша компания взаимодействует с вышестоящими организациями, дочерними подразделениями, другими предприятиями, органами власти, сотрудниками и другими физическими лицами.
Исходящая и внутренняя корреспонденция формируется в самой организации, входящие документы поступают извне. При этом способ доставки входящей корреспонденции при ее обработке не имеет значения. Поступить она может:
Входящий документ может передать сотрудник, вернувшийся из командировки, или человек, который обратился в организацию с заявлением, жалобой или просьбой.
Командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии
Документы, которые относятся к входящим
Полезная информация для секретарей
Центральный телеграф запустил систему «Федеральная сеть документальных сообщений (ФСДС). Она позволит передавать короткие сообщения и большие объемы информации, включая изображения. Сообщения, отправленные через ФСДС, будут иметь юридическую силу, как и телеграммы.
Ни один из поступивших в организацию документов не должен потеряться. Порядок, по которому обрабатывают входящие и исходящие документы организации, устанавливают внутренней инструкцией или положением о документообороте. В этих локальных нормативных актах определяют, какие документы относятся к входящим и каким образом их регистрировать и учитывать. Эксперт журнала «Справочник секретаря подробно расскажет, какую дату входящего письма нужно ставить в регистрационной форме
Дорогие посетители! На сайте предложены типовые варианты решения проблем, но каждый случай индивидуален и имеет свои нюансы.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – звоните по бесплатному телефону 8 800 350-84-13 доб. 504 (консультация бесплатно)
Прием и первичная обработка входящей корреспонденции
Приказом руководителя назначают сотрудника, в обязанности которого будет входить прием входящей корреспонденции и ее первичная обработка. На крупных предприятиях этим занимаются отдельные подразделения, на средних и небольших — секретарь или делопроизводитель. Первичная обработка входящей корреспонденции необходима, чтобы сразу же отсортировать срочные и важные документы и оперативно ознакомить с ними руководителя.
Кроме того, среди документов могут быть те, что направлены не по адресу или те, которые не требуют дальнейшей обработки, например, информационно-рекламные материалы. Эксперт журнала «Справочник секретаря подскажет, в каком случае можно не регистрировать входящую корреспонденцию
Что необходимо учитывать при регистрации входящей корреспонденции
Входящую корреспонденцию, доставленную ошибочно, вскрывать нельзя. Направьте ее по адресу отправителя. Письма и бандероли с пометкой «лично также не вскрывают.
После регистрации их передают в руки адресатам.
Входящие документы распаковывают, проверяют на читаемость и целостность, наличие всех приложений, указанных в сопроводительных письмах. Если в сопроводительном письме не указана дата регистрации или адрес отправителя, конверт не уничтожают. Его нужно подколоть к документу.
Если на документе стоит пометка «Срочное«, на нем проставляют время получения. Сообщения, в которых часть текста повреждена или не поддается прочтению, а также те, в которых отсутствуют некоторые приложения, включаются в акт. Акт составляют в произвольной форме в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.
Заказную входящую корреспонденцию принимают на почте или от курьера под подпись.
На небольших предприятиях входящая корреспонденция после сортировки передается руководителю, который расписывает ее по исполнителям. На крупных предприятиях полученные документы распределяются по лицам, назначенным ответственными за то или иное направление деятельности. Они получают корреспонденцию по своей тематике и затем расписывают ее по исполнителям.
Как регистрировать входящие документы
Отметку о поступлении нужно проставлять на всех документах. Но регистрации подлежат не все виды входящих документов. В делопроизводстве их подразделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Входящие документы, которые не регистрируют:
Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке. Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел. Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр. Читайте совет эксперта журнала «Справочник секретаря о том, как правильно сформировать регистрационный номер входящего документа.
★Отказ от регистрации входящей корреспонденции квалифицируют как нарушение должностной инструкции и положения о делопроизводстве. За такой проступок может быть наложено дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Для учета зарегистрированных входящих документов используют специальный журнал. В современных организациях работа с входящей и исходящей корреспонденцией автоматизирована. После регистрации все документы вносятся в базу данных.
Как правило, в структуре базы данных отражается регистрационный номер и дата поступления документа, его краткое содержание, текст резолюции руководителя, дата передачи на исполнение, данные об исполнителе.
Журнал учета входящей корреспонденции
Использование автоматизированных систем, с помощью которых осуществляется учет входящей и исходящей корреспонденции, существенно облегчает контроль исполнения документов. Читайте советы экспертов «Системы кадры о том, как правильно организовать документооборот в кадровой службе.
Сроки регистрации и ответа
Процедура обработки входящей корреспонденции состоит из нескольких этапов:
Сроки выполнения каждого этапа устанавливают в организации инструкцией о делопроизводстве. Они зависят от специфики деятельности организации, объемов получаемых документов и определяются требованиями руководства. Как правило, на выполнение первых трех этапов отводится один день.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель. Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов.
Обратите внимание! Срок исполнения документа в делопроизводстве начинается с того дня, когда документ был принят на исполнение. И, если в организации установлен трехдневный срок исполнения для срочных документов, переданное исполнителю 1 марта поручение должно быть исполнено 3 марта.
Какое время отводится исполнителю, определяется нормативно-правовым актом или организационно-распорядительным документом. В некоторых случаях срок устанавливается в индивидуальном порядке резолюцией руководителя.
В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней. Все остальные — в течение календарного месяца. Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве.
Не забудьте оговорить в локальном нормативном акте, что сроки исполнения исчисляются в рабочих днях.
Основные ошибки при работе с входящей корреспонденцией
Ошибка 1.Используют один журнал учета для регистрации исходящей и входящей корреспонденции.
Это делать нельзя, поскольку количество и состав реквизитов у входящей и исходящей корреспонденции различается.
Ошибка 2. Вносят в журнал регистрации входящей корреспонденции документы, поступившие без сопроводительных писем.
Если документ поступает с сопроводительным письмом и указан в нем как приложение, он может быть учтен как корреспонденция. Поэтому не требуют исполнения и не должны регистрироваться как входящие первичные документы бухгалтерского учета, исполнительные листы, судебные решения и постановления. Их передают в структурные подразделения без регистрации, но вносят в специальный журнал учета нерегистрируемых документов.
Ошибка 3. Ведут общий журнал регистрации при большом количестве входящих документов одного типа.
Так, если организация работает с большим количеством обращений граждан, есть смысл регистрировать этот тип корреспонденции в отдельном журнале учета и использовать специальные регистрационные индексы.
Ошибка 4. При формировании исполненных писем в дела подшивают в разные папки входящие письма и исходящие ответы на них.
Такой способ формирования дел существенно затрудняет поиск, если требуется найти историю переписки по данному вопросу. Подшивайте письма-ответы вместе с письмами-запросами.
Нюансы обработки входящей корреспонденции закрепите локальным нормативным актом — Положением или инструкцией о делопроизводстве. Используйте специализированное программное обеспечение для учета и контроля исполнения входящих документов.
Входящие и исходящие письма в делопроизводстве
В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. п. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Рубрика: Статьи, Технологии делопроизводства.
Входящие и исходящие письма в делопроизводстве Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. Отметка об исполнении документа В РКФ переносится регистрационный номер и дата подготовленного документа (ответа), ссылка на его регистрационный номер и дату регистрации или краткая запись решения вопроса по существу. 11. Индекс дела В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.
В сведениях о документе вносятся в РКФ такие данные, как: При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме. Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.
Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются. Конверты с пометкой «Лично и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально работниками службы ДОУ не вскрываются. Нужно на конверте проставить штамп о поступлении и дата поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично — передать адресату.
п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций.
Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов:Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Некоторые секреты входящих документов В этой части для ИП не предусмотрено никаких послаблений по сравнению с компаниями.
В перечень кадровых документов, которые могут заинтересовать проверяющие органы, входят трудовые договора, штатное расписание (по форме №Т-3), приказы о приеме на работу (увольнении), положения о премировании, коммерческой тайне, работе с личными данными сотрудников. Обратите внимание Первичные документы, которые необходимы для целей налогового учета, должны храниться четыре года. Сервер исходящих электронных сообщений – это возможность реализации множества функций уведомления по электронной почте. Благодаря этому, пользователи всегда будут в курсе изменения тех или иных сайтов. А для администраторов это возможность предупреждать владельцев сайтов автоматическими уведомлениями о возникших проблемах администрирования.
Регистрация документов. Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании. Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота (СЭД).
В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД. Отметим основные реквизиты регистрационно-контрольной формы (РКФ) и правила их заполнения. Реквизиты Правила заполнения 1.
Делопроизводство от А до Я
При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную. Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.
Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале, карточке или базе данных (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф. И. О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа. Обязанности по учету входящих документов возлагаются на специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарскую службу.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в компании, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. Это локальные (внутриучрежденческие) нормативные документы должны быть разработаны, утверждены и доведены до сведения работников компании. Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Формируем и храним дела с перепиской организации
Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!). В любом случае задачи ответственного за оперативное хранение писем – отслеживать их перемещение и собирать в делах с перепиской оригинальные экземпляры входящих и исходящих документов. И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить списки отправленных или полученных писем может любой пользователь. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.
Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года. Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.
В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией. Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени.
А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его. Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде.
Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье.
Журнал регистрации исходящих документов
Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.
Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы.
Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны.
Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).
Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения
Независимо от того, куда отправляется документ, он обязательно подлежит учету. Для этого существуют журналы регистрации исходящей корреспонденции. Во времена, когда не существовало компьютеров и интернета, такие журналы велись от руки. Они могли иметь произвольный вид. Использоваться могли общая тетрадь, книга учета, блокнот.
Главное, журнал должен был иметь прошитые листы, чтобы их нельзя было вырвать. Кроме того, их требовалось пронумеровать. На титульном листе журнала указывалась дата, когда он был заведен.
Раньше требовалось страницы прошивать нитками, их концы заклеивать листом бумаги, на который нужно было ставить печать и подпись ответственного лица. Также на этом листке проставлялось общее количество пронумерованных страниц. Исправления не допускались. На большинстве предприятий со всей входящей корреспонденцией должен ознакомиться руководитель, чтобы быть в курсе производственных процессов. Он сам решает, что делать с поступившими документами – принять к исполнению, ознакомить с информацией причастных лиц или просто подшить бумагу в папку.
Поэтому секретарь, зарегистрировав в журнале поступившую корреспонденцию, предоставляет ее начальнику. Тот на каждом документе ставит отметку, в какой отдел он должен быть направлен.
На основании этого «вердикта секретарь в журнале регистрации входящей корреспонденции отмечает в соответствующей графе дальнейшую «судьбу каждого письма. Например, новое положение о расчете премии может быть направлено в бухгалтерию, методические указания по ТБ – в техотдел, а претензия от гражданина Иванова в отдел контроля качества продукции. На этом работа секретаря с входящей документацией заканчивается. Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию может любое ответственное лицо, назначенное начальником. В таком случае этот вид трудовой деятельности должен быть включен в его должностную инструкцию либо утвержден приказом руководителя предприятия.
Как правило, делопроизводством в организациях занимается секретарь. Кроме того, выполнять регистрацию корреспонденции может работник канцелярии или администратор (в небольших компаниях). В некоторых организациях учетом корреспонденции занимаются два сотрудника – составитель и секретарь. Входящие и Исходящие Письма в Делопроизводстве
