Что означает надлежащим образом заверенный документ

Как правильно заверить копию документа

В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой. Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа. В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

Зачем нужно заверять копии

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17.10.13 № 1185-ст) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость. Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина от 25.10.19 № 03-03-06/1/82236). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Внимание

Облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса « Коннектор Контур.Экстерн ». Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Чем руководствоваться при заверении

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).

Совет

Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Кто вправе заверять документы

Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо.

Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.). А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п.

Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п. 5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

Образец правильного заверения копии документов

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

Внимание

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок. В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью. И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов.

Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

2. Копия для «внутреннего» использования с печатью

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

3. Копия для «внешнего» использования

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г.

4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов.

Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая

Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г.

Как заверить копии уставных документов

Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.

Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).

Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

Как правильно заверить документы, используя печать «Копия верна»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Совет

Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов. Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации.

В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной. Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег. А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС.

Источник

Что значит «надлежащее заверение»?

Тема статьи Ильи Лясковского «Когда копия верна» (см.: «АГ». 2018. № 3 (260)), по утверждению автора, возникла как следствие опасения таких казусов, когда сторона представляет суду копию доказательства, другие участвующие лица не заявляют о фальсификации и не требуют предоставить подлинный документ, а суд лишь в совещательной комнате отвергает доказательство исключительно по причине его «ненадлежащего заверения». Автор настоящей статьи приводит примеры из судебной практики, подтверждающие свободное толкование судами понятия «надлежащего» удостоверения копии письменного доказательства, в частности, что «по-настоящему надлежащим» может быть только заверение копий незаинтересованным лицом.

Илья Лясковский в своей статье сформулировал очень актуальные вопросы, справедливо указывая на явный пробел российского процессуального законодательства. Устанавливая возможность представления письменных доказательств только «в виде подлинника или надлежащим образом заверенной копии», действующие процессуальные кодексы не определяют ни порядка такого «надлежащего» удостоверения, ни последствий представления копии документа, заверенной «ненадлежаще». Последний вопрос носит отнюдь не теоретический характер, поскольку суд вправе истолковать ч. 8 ст. 75 АПК РФ предельно формально – как лишающую копию документа, не заверенную «надлежащим образом», доказательственной силы.

Купив номер, вы получаете доступ к полной версии как этой статьи, так и всех материалов этого выпуска на сайте. Кроме того, вы получите возможность просмотреть его PDF-версию в вашем личном кабинете.

Источник

Что значит «надлежащим образом заверенные копии документов организации»?

Согласно Государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Т, копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; в то время как заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (пункты 2.1.29, 2.1.30).

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04 августа 1983 года № 9779-X (ред. от 08.12.2003) «О по (далее Указ Президиума Верховного Совета СССР) установлен Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.

Поскольку в соответствии со статьей 49 Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного Указа распространяются и на юридических лиц. Приведенная правовая позиция содержится в Постановлении Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 21 сентября 2010 года № КА-А 40/1.

Из смысла положений Указа Президиума Верховного Совета СССР следует, что, если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, то государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

При этом, согласно п. 5.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Источник

ВС разъяснил, какие документы должен иметь представитель в суде и как заверять их копии

Верховный суд в последнем в этом году обзоре судебной практики, утвержденном Президиумом ВС, уточнил, какими документами подтверждается соблюдение требований ч. 2 ст. 49 ГПК РФ, ч. 3 ст. 59 АПК РФ, ч. 1 ст. 55 КАС РФ. Речь идет о наличии высшего юридического образования или ученой степени по юридической специальности у лиц, выступающих представителями в суде.

Как напоминает ВС, в соответствии с чч. 1, 2 ст. 49 ГПК РФ, чч. 3, 6 ст. 59 АПКРФ, ч. 1 ст. 55 КАС РФ представителями в суде могут быть дееспособные лица, имеющие высшее юридическое образование или ученую степень по юридической специальности (за исключением дел, рассматриваемых мировыми судьями и районными судами в порядке, предусмотренном ГПК РФ). Представители должны предъявить суду документы о своем образовании или соответствующей ученой степени, а также документы, удостоверяющие их статус и полномочия.

Согласно п. 2–4 ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», высшим образованием в Российской Федерации являются бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации. Приказом Министерства образования и науки от 12 сентября 2013 г. № 1061 утверждены перечни специальностей и направлений подготовки высшего образования с указанием квалификации. Имеющими высшее юридическое образование признаются лица, прошедшие обучение по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры либо подготовки кадров высшей квалификации по направлению подготовки (специальности) «юриспруденция» с присвоением квалификации «бакалавр», «магистр», «юрист», «судебный эксперт», «исследователь», «преподаватель-исследователь». П. 2–5 ч. 7 ст. 60 Закона об образовании установлено, что высшее образование «бакалавриат» подтверждается дипломом бакалавра; высшее образование «специалитет» подтверждается дипломом специалиста; высшее образование «магистратура» подтверждается дипломом магистра; высшее образование «подготовка кадров высшей квалификации, осуществляемая по результатам освоения программ подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре)», подтверждается дипломом об окончании аспирантуры (адъюнктуры). Согласно ч. 9 ст. 60 Закона об образовании лицам, освоившим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре) и защитившим в установленном законодательством Российской Федерации порядке научно-квалификационную работу (диссертацию) на соискание ученой степени кандидата наук, присваивается ученая степень кандидата наук по соответствующей специальности научных работников и выдается диплом кандидата наук.

Соответственно, именно упомянутые дипломы должны быть представлены в суде. Сведения о наличии у представителя высшего юридического образования, полученного до вступления в силу Закона об образовании, могут также подтверждаться иными документами, выданными в соответствии с ранее действовавшим правовым регулированием.

Документы об образовании представляются в суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Под надлежащим заверением понимается, в частности, заверение нотариусом или учреждением, от которых исходит соответствующий документ. Копия может быть также заверена организацией, в которой представитель работает, или судьей, в чьем производстве находится дело. В случае представления надлежащим образом заверенной копии представлять оригинал не нужно. Впрочем, если у суда возникнет необходимость в предъявлении оригинала или возникнут сомнения по поводу копии (ч. 6 ст. 67, ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 9 ст. 75 АПК РФ, ч. 3 ст. 70 КАС РФ), то он может потребовать для ознакомления подлинник.

Источник

Как заверить копии документов «должным образом» или «надлежаще»

Не ошибемся, если скажем, что нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов для представления в налоговую, в страховые фонды, для выдачи работникам или учредителям. При этом от бухгалтера требуется заверить эти копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что это означает?

Подтвердить расходы – копия или оригинал

Чтобы подтвердить расходы, можно использовать не только оригиналы, но и копии документов. Это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в ГОСТах. Но нужно быть осторожным. Почему?

Копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Это установлено ГОСТом Р 7.0.8-2013, утвержденным приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года № 1185-ст.

Копии первичных документов можно принять к учету только при условии их надлежащего заверения уполномоченными лицами и при наличии уважительной причины временного отсутствия оригиналов (ч. 8 ст. 9 Закона о бухучете).

Как заверить копии документов

В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» должны быть указаны:

Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа. Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:

И все это должно быть заверено печатью.

Если копия оформлена именно так, то ее можно принять к учету. Об этом напоминал Минфин России еще в письме от 22 апреля 2019 года № 03-11-11/28986.

Принятие к учету для целей налогообложения не заверенных в установленном порядке копий «первички» создает существенный риск возникновения разногласий с контролерами. Это подтверждает и сложившаяся судебная практика.

Читайте в бераторе

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник