Что понимается под реквизитом документа
Письмовник
Реквизиты – что это такое?
Стили и жанры
Любой документ – это сумма постоянных элементов содержания. Такие элементы принято называть реквизитами документа. Реквизиты содержат сведения:
Реквизиты обычно располагаются в «шапке» документа в следующем порядке:
Логотип
или товарный знак
Отправитель: наименование организации-отправителя и
её структурного подразделения
в именительном падеже
Контакты: почтовый адрес организации-отправителя,
номер телефона, факса,
адрес электронной почты
Наименование
вида документа
Дата
Рег. № документа
Ссылка на дату и рег. № номер входящего документа
ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
«Адресат» при написании заявления центрируется по правому краю или по левому, но в правой части листа?
Реквизит «адресат» обычно выравнивается по левому краю, но всегда находится в правой части листа. Например, так:
| Главному бухгалтеру ООО «Ферма «Рассветы Ильича» Иванченко Ю. В. |
© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Что понимается под реквизитом документа
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Что понимается под реквизитом документа
2.3.1. Правила оформления обязательных реквизитов документа
2.3.1.1. При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.
2.3.1.2. Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.
Расположение реквизитов на бланках документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 для организационно-распорядительной документации, ГОСТ 6.10.6-87 для внешнеторговой документации и ГОСТ 6.10.5-87 для других систем управленческой документации.
2.3.1.5. Название документа должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю документов, применяемых в данной организации.
Название документа может не указываться на письмах.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.
Например: приказ о приеме на работу т. Сидорова А.Е.
Заголовки к текстам машинограмм следует формулировать по тем же правилам.
2.3.1.8. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: дату 20 мая 1990 г. следует оформлять: 20.05.90 или 20.05.1990.
Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца. Например: 1990.05.20.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 1990 года.
2.3.1.9. Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.).
На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.
2.3.1.10. Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.
Начальник юридического отдела
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи (проекты планов, отчеты, письма и др.): проекты приказов, решений, постановлений и т.п. визируются на 1 экземпляре.
и технологического института
автоматизированных систем управления подпись Н.А.Сергеев
Директор института подпись Н.А.Сергеев
В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, в распределение обязанностей в составе комиссии:
Председатель комиссии подпись А.Н.Петров
Члены комиссии подписи К.П.Бутаев
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института подпись С.М.Смирнов
Главный бухгалтер подпись А.Н.Марков
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:
Заместитель министра Заместитель министра
подпись А.А.Петров подпись А.В.Сергеев
Все экземпляры этих документов, остающихся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылка на его дату и номер; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Какие реквизиты бухгалтерских документов существуют
Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.
Документы, регистры и реквизиты
Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.
В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:
Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.
Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:
Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.
Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.
Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.
Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.
Первичные документы и практика их использования
Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.
Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:
Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).
Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.
Исправления в реквизитах документа
ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.