Что понимается под целями организации в менеджменте

Прицелиться поточнее: все о целях в системе менеджмента

Как установить цели и когда они не нужны?

Стандарты на системы менеджмента единодушно требуют от организаций устанавливать цели. Причем не просто устанавливать, а еще и документировать. Внедряющий системы менеджмента (СМ) народ берет под козырек и начинает эти цели «сочинять». Почему?

Содержание

Ответ на поверхности: на момент внедрения систем никаких сформулированных целей у организации обычно нет. В законодательстве подобное требование не прописано, поэтому предприятия и не устанавливают цели.

А стандарты, однако, требуют. Формулировать цели у организаций получается не очень хорошо:

Притом в подавляющем большинстве случаев цели стараются привязать к уже запланированным и обеспеченным бюджетами (!) мероприятиям. Хотя логика стандартов подразумевает обратный порядок действий: сначала цели, потом – меры по их достижению.

Большинство компаний в России не внедряют системы менеджмента и обходятся вообще без документированных целей, за исключением цели «побольше продать». Зачем же стандарты ориентируют нас на формальные цели в области качества, охраны здоровья, экологии и т.п.?

Терминологическая путаница

Начнем с термина «цели». Стандарты на системы менеджмента определяют их как «результат, который должен быть достигнут». Однако в примечаниях к новым версиям уточняется, что суть понятия «цель» (objective) может быть выражена и другими словами, например: намерение, задача, намеченный результат, замысел или операционный критерий. Это только запутывает потенциального русскоязычного читателя, т.к. каждый синоним традиционно имеет свой собственный смысловой оттенок, а иногда употребляется и в совершенно другом смысле.

В этом отношении тексты стандартов как будто провоцируют терминологическую путаницу.

В предыдущих версиях стандартов ранг «задач» был ниже, чем «целей»

Теперь разницу между ними сочли несущественной, и цель потеряла масштабность. Под целью понимается в том числе и результат процесса. Но как тогда быть с термином «выход процесса» (output), который в ИСО 9001–2015 тоже определяется как «результат процесса»?

Очевидно, что выход процесса – это любой результат процесса, в том числе и побочный, нежелательный, как, например, загрязнение окружающей среды. А целью может стать только такой выход процесса, который желателен, который организация стремится получить. Но в стандартах об этом не написано ни слова. Видимо, подразумевалось, что пользователи стандартов это знают по умолчанию. Однако это далеко не всегда так.

Если цель – любой результат, который нужно получить, то без заданного масштаба целью может быть, например, и покупка чашки кофе. Можно даже разложить такую «цель» на «мероприятия»: достать кошелек, подойти к кофейному автомату и т. д.

Согласно стандартам, цели должны быть согласованы с политикой, учитывать требования и ожидания заинтересованных сторон, а также учитывать значимые экологические аспекты, или результаты оценки рисков для здоровья персонала, или быть связанными с обеспечением соответствия продукции.

Таким образом, либо формулировки целей, либо их более детальные описания должны показать логическую связь с политикой, обязательствами и результатами оценок и ранжирования объектов управления – аспектов, рисков и т. п. Показать кому? В ответе на этот вопрос и кроется суть целей в системах менеджмента.

Цели внешние и внутренние

По большому счету, основная «внешняя» цель системы менеджмента – демонстрировать всем заинтересованным лицам умения компании, чтобы привлекать инвесторов, заказчиков и квалифицированные кадры.

Что касается внешних заинтересованных сторон, то для них цели – способ демонстрации серьезности намерений высшего руководства реализовать принятую политику.

Политика – декларирование общих принципов и обязательств, рассчитанных на много лет. А наличие утвержденных целей для планирования означает, что на их реализацию будут выделяться средства.

Именно поэтому стандарт и требует документировать цели.

«Внутренняя» цель систем менеджмента – побудить собственный персонал сознательно, т.е. не механически и не из страха, соблюдать установленные в организации требования.

Устанавливая понятные цели, высшее руководство показывает людям маршрут движения, результатом которого будет реализация обязательств политики.

Люди всегда работают лучше, если понимают, ради чего они это делают

Одно дело перетаскивать кирпичи из точки А в точку Б, чтобы дотянуть до зарплаты. И совсем другое – перетаскивать эти же кирпичи, занимаясь строительством храма или собственного дома.

В этом отношении абстрактный принцип экологической политики – «минимизировать негативное воздействие на окружающую среду» – не придает энтузиазма. В то время как конкретная цель – «высадить на 1000 деревьев больше, чем в прошлом году» – вполне понятна и лучше подойдет для мотивации персонала. Именно поэтому стандарты диктуют, что цели должны быть измеримыми, чего не требуется, например, от принципов и обязательств, содержащихся в политике.

Цели – это то, чем организация может поделиться с заинтересованными сторонами и найти у них одобрение и поддержку в этом вопросе. Но это возможно только в том случае, если цель привязана к реальности, сформулирована понятным заинтересованным сторонам языком и сдобрена личной активностью лидера, который ведет людей к этой цели.

Тонкости формулировки

Чтобы цели выполняли свое назначение в системе менеджмента, их надо правильно формулировать. Смысл должен быть очевиден, а используемые измеримые показатели никого не должны вольно или невольно вводить в заблуждение. Иначе цели будут восприниматься как очередные фальшивые лозунги.

Чтобы этого избежать, необходимо понимать, когда цели нужны, а когда без них можно обойтись.

Формулирование целей точно не нужно

Содержанием цели является решение какой-либо проблемы, а проблема есть не что иное, как осознание нехватки, отсутствия чего-либо – желаемого результата действий, статуса, состояния и т.п.

Если проблема хорошо знакома и алгоритм ее решения давно известен, не нужно тратить время на анализ путей решения, разработку «дорожной карты», выбор из нескольких вариантов.

Формулирование целей точно нужно

В этом случае цель поможет:

Все это, конечно, при условии, что цель сформулирована правильно, а не по принципу «лишь бы была, раз требуется».

Представим, что компания столкнулась с ростом возвращаемых покупателями товаров по причине брака. Задача – уменьшить процент брака, обнаруживаемого потребителями после покупки. Причин брака может быть множество: начиная с некачественной продукции поставщиков, кончая выходным контролем. То, какой вариант снижения брака выбрать, зависит от найденных причин:

Или другой пример. Компания обеспокоена выплатой штрафов за превышение нормативов выбросов загрязняющих веществ. Какую цель следует установить в соответствии с требованиями системы экологического менеджмента и ИСО 14001? Казалось бы, ответ очевиден: компании нужно так изменить экологические аспекты, чтобы выбросы снизились.

Однако часто цель формулируется как «минимизация штрафных выплат». Достижение цели в такой формулировке может не иметь никакого отношения ни к технологии, ни к экологии, а уйти исключительно в юридическую плоскость.

Несмотря на то, что некоторые компании называют объем сверхлимитных платежей за загрязнение «интегральным экологическим показателем», всем известно, что такие платежи чаще приходится платить не за превышение выбросов, а за несвоевременное оформление разрешений на них.

И хотя цель «снижение платежей за сверхлимитные выбросы» вряд ли можно считать «экологической», трудно отрицать, что она согласована с политикой. В том числе потому, что в любой политике есть обязательство соблюдать требования законодательства, к которым относится и своевременное получение разрешений.

Говоря проще, экологические цели, согласно ИСО 14001, должны учитывать значимые экологические аспекты и связанные с ними обязательства. Но это отнюдь не означает, что под каждый значимый экологический аспект нужно непременно утверждать свою отдельную экологическую цель.

Критерий все тот же: если алгоритм управления аспектом известен, понятен и осуществим, в формулировке цели нет необходимости.

Взаимосвязь формулировки и мотивации

Для верхнего уровня управления формулировка целей необходима, так как люди всегда ожидают от руководителя внятного целеполагания для работы организации в целом. Им это необходимо, чтобы соизмерить цели организации со своими потребностями, ценностями и запросами. Если такая общая цель не сформулирована, основным мотивом работы каждого станет «ходить на работу ради зарплаты». Однако с таким настроем персонала о системах менеджмента можно сразу забыть.

Для нижних уровней управленческой иерархии организации устанавливать цели вряд ли нужно, как это рекомендуется в некоторых учебниках по менеджменту. В основной производственной деятельности уже существуют такие показатели, как KPI, контрольные цифры и прочие производственные индикаторы, с помощью которых можно оценивать производительность труда и другие результаты работы.

Однако если обрушить на работника, для которого уже установили ряд производственных плановых показателей, еще и индивидуальные цели в области качества, в области экологии, в области охраны здоровья, энергосбережения и прочих внедряемых систем, это приведет к отторжению их всех. Человек по своей природе не может «нацелиться» сразу на несколько мишеней. Более того, на индивидуальном уровне постановка цели, как показывают современные исследования, зачастую больше вредит, чем помогает.

Важно учитывать и тот факт, что достижение цели организации зависит не всегда только от нее. Поэтому такие формулировки, как «нулевой травматизм», «нулевые штрафы за нарушение законодательства» или «нулевые потери, связанные с браком», плохо применимы в качестве целей. Они подходят, скорее, для обязательств политики в качестве ориентира, к которому нужно постоянно стремиться.

Политика и цели

Система менеджмента должна продемонстрировать, что способна выполнить все обязательства, включенные в политику. Означает ли это, что для каждого обязательства следует сформулировать цель, детализированную затем в мерах по ее достижению? Ответ – нет.

Но руководители должны уметь показать заинтересованным сторонам их взаимосвязь.

Достижение одной цели может способствовать выполнению сразу нескольких обязательств

Например, такая цель, как «дополнительное обучение персонала», устанавливается для его вовлечения в реализацию конкретных программ предприятия (в области охраны труда или окружающей среды) или в перекрестные проверки соответствия. Она может быть связана не только с обязательством политики соблюдать установленные законодательные требования, но и с обязательствами защиты окружающей среды, постоянного улучшения или снижения рисков. Тогда каждому из этих обязательств можно не придавать форму отдельной цели.

Цели поставленные и недостигнутые

Если цели упорно не достигаются, означает ли это, что система менеджмента функционирует не так, как было запланировано? Однозначно ответить на этот вопрос нельзя.

Недостижение целей может быть вызвано объективными (общими) или субъективными (особенными) причинами. Разбираться с ними необходимо в среднесрочном периоде, анализируя динамику результатов за ряд лет.

Сам факт недостижения целей не рассматривается стандартами на системы менеджмента как фатальная ошибка

Однако отсутствие прогресса – важный повод для анализа причин и корректирующих действий, без которых невозможно обеспечить постоянное улучшение. В этом отношении достижение или недостижение целей должно широко обсуждаться с максимальным вовлечением персонала в это обсуждение. Это редко происходит на практике.

Обычно о недостижении целей стараются скромно умолчать, а достижение, наоборот, проафишировать. С точки зрения работы системы менеджмента, разницы быть не должно

Кроме того, хотелось бы подчеркнуть, что компаниям, которые внедрили системы менеджмента не «для галочки», при формулировании целей стоит все же ориентироваться на решение проблем (или выполнение требований), выходящих за пределы требований законодательства.

Ведь именно по тому, делает ли компания что-то большее, чем обязаны делать и все остальные, заинтересованные стороны могут уверенно судить и о лидерстве руководства, и о наличии реальной системы менеджмента.

Источник

Понятие цели и ее роль в управлении

Тема 20. ЦЕЛИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

Основные вопросы по теме:

1. Понятие цели и ее роль в управлении

3. «Цена» достижения целей

4. Управление по целям

Понятие цели и ее роль в управлении

В менеджменте под целью понимается идеальное или желательное состояние объекта управления.На достижение такого состояния и ориентирована, прежде всего, управленческая деятельность. Крупные организации имеют не одну, а множество целей, обычно дополняющих и поддерживающих друг друга. Эти цели либо открыто провозглаша­ются высшим руководством, либо неофициально реализуются в дея­тельности организации.

Достижение целей должно быть полезно организации, каждому ее члену в отдельности, а также тем, кто с ней сотрудничает, — деловым партнерам, властям и обществу в целом.

В то же время реальный результат человеческой деятельности, как правило, не совпадает с намеченной целью, поскольку в процессе дви­жения к ней всегда могут иметь место различные отклонения.

Цели организации меняются под воздействием внешних условий ее деятельности, техники и технологии, перемены взглядов руководства. Такая переориентация во многом обеспечивает ей выживание.

Впервые вопрос о цели организации был, видимо, поставлен вели­ким Аристотелем. «Так как действий, искусств и наук много,— писал он,— много возникает и целей. У врачевания — это здоровье, у судо­строения — судно, у военачалия — победа, у хозяйствования — богат­ство». Однако сегодня столь прямая постановка цели хозяйствования нуждается в уточнении.

Во-первых, наряду с коммерческими организациями появились некоммерческие организации, например благотворительные фонды и т. п., не ориентирующиеся на прирост богатства.

Во-вторых, сегодня в большинстве крупных организаций у власти стоят не собственники, а наемные управляющие. Эти лица имеют свои цели, которые далеко не всегда непосредственно связаны только с обо­гащением.

В-третьих, сама прибыль сегодня в большей мере зависит не столь­ко от умения продать созданный товар, сколько от способности произ­вести то, что нужно в данный момент людям и удовлетворяет их по­требности. Кто справляется с такой задачей лучше других, может рас­считывать и на большую прибыль, которая поэтому в качестве непо­средственной цели коммерческих организаций фигурирует все реже.

«Тот, кто наилучшим образом служит обществу, выгадывает боль­ше всех»,— эти слова крупнейшего японского предпринимателя и тео­ретика бизнеса К. Татеиси являются основополагающей идеей, на которой в современных условиях основывается формулировка цели ком­мерческой организации.

Цели организации формируются теми, кто распоряжается ключевы­ми ресурсами. В то же время, формулировка их не произвольна, исхо­дит не только из личных взглядов руководства, но и из той роли, кото­рую организация играет в обществе, характера ее производственного и кадрового потенциала. Например, цель автомобильного завода не мо­жет заключаться в производстве колбасы, а ткацкой фабрики в ремон­те бытовой техники. Они не располагают для этого необходимым обо­рудованием, а сотрудники — соответствующими знаниями и опытом. Маленькая организация не может стремиться стать национальным, а тем более, мировым лидером в своей области, так как для этого у нее просто не хватит ресурсов. Наконец, организация не может ставить пе­ред собой цель, делать то, что никому не нужно.

На формулировку целей существенное влияние оказывают также интересы субъектов, связанных с деятельностью организации. К ним, помимо ее владельцев или руководителей, относятся сотрудники, кото­рым организация дает средства к существованию; деловые партнеры, чье благополучие также в немалой степени от нее зависит; местные власти, которым организация помогает решать многие их проблемы; общество в целом. Например, если крупная организация не сумеет реа­лизовать своих целей и разорится, работу могут одновременно поте­рять десятки, а то и сотни тысяч людей, что неминуемо создаст огром­нейшие трудности даже для государств с развитой экономикой.

Конечно, иногда условия деятельности организации воспринимают­ся ее руководством не вполне адекватно, а отсюда и возникают ошиб­ки при постановке целей и определении способов их достижения, при­водящие к неэффективным решениям, расточительству ресурсов.

В рамках управления организацией цели выполняют следующие функции.

1. Цели отражают ее философию, концепцию деятельности и разви­тия, а, следовательно, в конечном итоге определяют ее структуру организа­ции и управления. Достаточно вспомнить, что подразделения создаются, прежде всего, в соответствии с основными направлениями деятельности.

2. Цели уменьшают неопределенность текущей деятельности, как организации, так и отдельного человека, становясь для них ориентира­ми в окружающем мире. Они помогают сконцентрироваться на дости­жении нужных результатов, противостоять сиюминутным порывам и желаниям, регулировать собственное поведение. Это помогает дейст­вовать быстрее, добиваясь намеченного результата с минимальными затратами.

3.Цели составляют основу критериев для выделения проблем, при­нятия решений, контроля и оценки результатов деятельности, материального и морального поощрения сотрудников, которые при этом в наибольшей степени отличились.

4. Цели, содержащие в себе вызов, сплачивают вокруг себя энтузиастов, побуждают их брать на себя добровольно нелегкие обязанности и прилагать все возможные усилия для их выполнения. Причем сложные и трудные цели ведут к более высокой результативности по сравнению с мелкими или отсутствием целей, их постановкой в общем виде.

5. Официально провозглашенные цели служат оправданием в глазах общественности необходимости и законности существования данной организации, особенно если ее деятельность вызывает неблаго­приятные последствия, например загрязнение окружающей среды. Так, сооружение АЭС связывается с возможностью предотвращения энергетического кризиса.

К целям организации предъявляются определенные требования:

1) конкретность и измеримость. Это позволяет выразить их не только в качественных, но и в количественных показателях. В результате облегчается оценка процесса их достижения, их восприятие людьми, согласование, а поэтому снижается конфликтность;

2) реальностьдляданных условий, обеспеченность соответствующими ресурсами организации, что оценивается в процессе составления плановых бюджетов и распределения ресурсов. Иначе здравомыслящие люди не станут попусту тратить время на их достижение и утратят доверие к руководству;

3) гибкость, способность к трансформациив соответствии со стремительно меняющимися условиями деятельности организации;

4) признанность персоналом в качестве личных целей. Поскольку цели обычно достигаются в результате совместной деятельности лю­дей, они должны быть известными, понятными, близкими большинст­ву членов организации;

5) проверяемость— обусловлена необходимостью оценивать сте­пень достижения целей и осуществлять соответствующее стимулиро­вание людей;

6) совместимостьработников друг с другом во времени и про­странстве, взаимная поддержка.

Виды целей

Цели, стоящие перед организацией, можно классифицировать сле­дующим образом.

внешние цели, учитывающие потребности более широкой социаль­ной общности, в рамках которой организация функционирует;

внутренние цели — цели самого коллектива, ориентирующиеся на удовлетворение его потребностей. Они формируются либо как равнодействующая, либо как совпадающая часть индивидуальных целей его участников, что во многом облегчает процесс управления.

2. С точки зрения комплексности:

— сложные цели, которые в свою очередь разбиваются на подцели.

3. По степени важности:

— стратегические цели ориентированы на решение перспективных масштабных проблем, качественно меняющих облик организации, на­пример, занятие лидирующего положения в своей сфере деятельности;

— тактические цели отражают отдельные этапы достижения стратеги­ческих целей, например, проведение капитального ремонта. Они бывают опе­ративными (цели годового плана) и операционными (текущие задания).

4. По сроку действия:

—долгосрочные цели (свыше пяти лет);

—среднесрочные (от года до пяти лет);

— краткосрочные (до одного года). Для краткосрочных целей харак­терна гораздо большая, чем для долгосрочных, детализация и конкре­тизация необходимых действий, и сами по себе они являются подцеля­ми на пути реализации долгосрочных.

5. По содержанию:технологические; экономические; производственные; административные; маркетинговые; научно-технические; социальные.

К технологическим целям можно отнести компьютеризацию, внедрение гибких тех­нологий, строительство новых производственных зданий.

Примером экономических целей является укрепление финансовой устойчивости ор­ганизации, рост прибыльности работы, увеличение рыночной стоимости акционерного капитала.

Производственные цели могут состоять в выпуске определенного объема товаров и услуг, повышении их качества, увеличении эффективности производства, снижении се­бестоимости.

Административные цели предполагают, например, достижение высокой управляемо­сти организацией, надежного взаимодействия между сотрудниками, хорошей их дисцип­лины, слаженности в работе.

Маркетинговые цели связаны с завоеванием тех или иных рынков сбыта, привлече­нием новых покупателей, клиентов, продлением жизненного цикла товаров и услуг, дос­тижением лидерства в ценах и др.

Научно-технические цели фиксируются на создании и внедрении в производство но­вых образцов продукции и усовершенствовании существующих, доведении их до уровня требований мировых стандартов.

Социальные цели ориентируют на создание благоприятных условий труда и отдыха работников (повышение их образовательного и квалификационного уровня, ликвидация тяжелого и ручного труда, налаживание отношений социального партнерства в организа­ции, обеспечение людей высококачественным медицинским обслуживанием и пр.).

6. С точки зрения приоритетности:

— необходимые цели, достижение которых решающим образом влияет на положение организации, подразделения или отдельного работника;

— желательные цели, реализация которых позволяет в определенной степени улучшить положение дел и создать дополнительные гарантии стабильности;

— возможные цели, достижение которых в данный момент ничего не меняет.

7. По направленности:

— на конечный результат, например, выпуск определенного объема продукции;

— на осуществление той или иной деятельности, например, повыше­ние квалификации;

— на достижение определенного состояния объекта управления — ре­конструкцию предприятия.

8. По форме выражения:

— цели, характеризуемые количественными показателями (например, получение определенного объема продукции);

— цели, описываемые качественно (например, достижение благопри­ятного морально-психологического климата в коллективе, который ни­чем измерить нельзя).

9.С точки зрения особенностей взаимодействия:

—безразличные по отношению друг к другу (индифферентные);

— исключающие друг друга (антагонистические);

— общеорганизационные и специфические цели.

Миссиясоздает у окружающих представление об организации, ее предназначении; социальной ответственности перед обществом и свои­ми работниками; предпочтениях, ценностях, верованиях, принципах, культуре; наиболее привлекательных сферах деятельности. Все это обеспечивает гармонию взаимодействия организации с внутренней и внешней средой, помогает определить позиции и интересы в отноше­нии разных социальных групп. В миссии находит отражение основа формулирования конкретных целей — общих и специфических, выра­ботки стратегии, распределения ресурсов на различных организационных уровнях. Она ориентирует текущую деятельность управляющих. Таким образом, миссия формулирует направление движения организа­ции с учетом внутренних и внешних условий. Она формируется и от­тачивается годами, редко меняется.

На формулировку миссии влияют такие факторы, как: исторические традиции, конкурентные преимущества и угрозы, существующий потен­циал организации, мнение партнеров, властей, взгляды высшего руково­дства. Например, в известной японской компании «Мацусита» в состав миссии входят следующие моменты: рост благодаря взаимной выгоде для фирмы и потребителей; получение прибыли путем служения обще­ству; честная конкуренция на рынке; взаимная выгода для фирмы, по­ставщиков и партнеров; участие в управлении всех работников.

В широком понимании миссия – это сформулированная философия, предназначение и смысл существования организации. Философия определяет ценности и принципы поведения коллектива в производственно-хозяйственной, финансово-экономической, сбытовой, коммуникативной и иной деятельности на выбранных рынках. В узком смысле миссия – это сформулированная причина создания и деятельности организации. Общее определение: миссия – это предназначение деятельности хозяйствующего субъекта в избранных территориальных и отраслевых рынках производителей и потребителей продукции и услуг, сформулированное в виде долгосрочной стратегической цели.

На основе миссии формулируются общие цели(обычно 4—6), кото­рые отражают важнейшие направления деятельности организации в целом и могут быть интегральными и функциональными. Интегральные свя­заны, например, с достижением ее устойчивости, обеспечением необ­ходимого уровня рентабельности, прибыли, продаж, выходом на внеш­ние рынки и т. п. Функциональные — с отдельными конкретными сторонами ра­боты организации: финансами, маркетингом, кадровой работой. Они являются заданиями для соответствующих служб.

Специфические целиразрабатываются в каждом подразделении (стратегической хозяйственной единице) и определяют основные на­правления его деятельности в свете реализации их общих целей. Обычно они охватывают уже средне- и краткосрочный периоды и обя­зательно выражаются в количественных показателях, составляя основу планов.

Поскольку специфические цели отражают интересы относительно самостоятельных подразделений, они неизбежно вступают в опреде­ленные противоречия с общими целями. В связи с этим возникает необходи­мость их взаимной увязки в интересах достижения максимума общеор­ганизационных результатов.

Процесс формирования целей в зависимости от особенностей орга­низации может происходить как централизованно, так и децентрализо­ванно. В первом случае обеспечивается их единая ориентация в рамках организации, но тогда для низших уровней управления цели оказывают­ся навязанными, что может вызвать сопротивление исполнителей. Во втором случае эти проблемы снимаются, но возникают сложности, свя­занные с координацией целей, направлением их в единое русло.

В современных условиях миссия и общеорганизационные цели час­то формируются в совместном диалоге высших менеджеров, руководи­телей подразделений, консультантов по вопросам управления.

Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится корректировать или пересматривать. Одни организации это делают по мере накопления таких изменений; другие — в зависимости от конкретной ситуации; третьи — систематически, на основе отслеживания тенденций, не дожидаясь серьезных потрясений.

Чаще всего при корректировке применяется тактика «наползания» одной цели на другую. Например, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а исходя из нее — краткосрочная. При достижении последней, с учетом накопившихся изменений, разрабатывается новая долгосрочная цель, а на ее основе — очередная краткосрочная. В результате в организации складывается определенная система целей,а также механизм ее постоянного обновления. В ее рамках цели упорядочены и сбалансированы. Систему целей можно представить несколькими способами.

1. Как «дерево целей», от «ствола» которого, соответствующего миссии организации, отходит несколько крупных «веток», символизи­рующих общеорганизационые цели, которые в дальнейшем разветвля­ются на более мелкие, соответствующие специфическим, причем «крона» такого дерева может ветвиться до бесконечности (рис. 20.1).

Таким образом, большинство целей являются одновременно и средством достижения для других. Недостатком «дерева целей» является значительная схематичность и иерархичность.

2. Как иерархию целей, в которой цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность их реализации, в отличие от предыдущего случая, это обстоятельство влияния не оказывает.

3. Путем ранжирования по таким основаниям, как вклад в реализацию миссии организации; возможность достижения в заданный срок в условиях ограниченности ресурсов; величина выгоды, которая может быть получена в процессе их реализации; число попутно решаемых проблем и т. п.

Миссия Общеорганизационная цель Специфическая цель

Общеорганизационная цель Специфическая цепь

Общеорганизационная цепь Специфическая цель

Ранжируются цели, например, путем перемножения определяемых на основе экспертных оценок степени важности для организации каж­дой из них (в баллах) и их вклада в итоговый результат (в процентах или в долях единицы), а затем расположения в порядке убывания по­лученных величин.

Правила построения «дерева целей».

Первое правило. Цель вышестоящего разделяется как минимум на две цели нижестоящего уровня иерархии, которые должны быть направлены на ее реализацию и называются подцелями.

Второе правило. Общая цель деятельности разделяется на цели четырех нижестоящих уровней, включающих средства ее достижения.

Всего создается пять уровней, на каждом из которых цели имеют соответствующие названия. Цель первого уровня – это цель-требование. К ней относится главная стратегическая цель, или общая. Цели второго уровня – это цели-условия, реализация которых необходима для выполнения цели-требования. Цели третьего уровня – это цели-программы. Они служат средствами для создания условий достижения главной стратегической цели (1-3 уровни определяют стратегическую политику). Цели четвертого уровня – это цели-планы, которые конкретизируют программные. И на пятом уровне располагаются конкретные мероприятия. Совокупность целей, представленная в виде пятиуровневой иерархии, строится для системы управления конкретным хозяйствующим субъектом и называется моделью целевой ориентации.

На основе целей организация формулирует задачи, которые долж­ны быть решены в процессе их достижения. Задача — это совокуп­ность требований для принятия действий в конкретной ситуации. Она реализуется как серия работ, работа или ее часть, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в оговоренные сроки.

Задачи более конкретны и обязательно обладают количественными, пространственными и временными характеристиками. Так, если цель предприятия может формулироваться как «достижение в ближайшем будущем лидирующего положения на рынке выпускаемой продукции», то задача должна звучать куда более определенно: «завоевание к 31 декабря следующего года 40 % рынка изделий А, 30 % рынка изделий Б и 25 % рынка изделий В».

Задачи также содержат ограничения, т. е. перечисление действий, от которых необходимо воздерживаться, например, от нарушения ан­тимонопольного законодательства. Кроме того, по сравнению с целями задачи являются в большей степени индивидуализированными и пер­сонифицированными, включают элементы, позволяющие им быть при­влекательными для исполнителей.

Если миссия и цели формируются руководителями и консультанта­ми, то задачи на их основе — плановиками.

Цена» достижения целей

Достижение целей организации требует определенной производст­венной и управленческой деятельности сотрудников организации, т. е. совокупности поступков, активного поведения.

Если деятельность полностью или частично приводит к достиже­нию поставленных целей, с управленческой точки зрения она считает­ся эффективной. Степень эффективности определяется тем, насколько удалось достичь указанных целей.

Помимо эффективности действия, направленные на достижение це­лей, характеризуются выгодностью и экономичностью. Первая заклю­чается в получении определенного положительного результата, напри­мер, прибыли; вторая показывает, сколько на единицу этого результата приходится затрат. Чем в большей степени результат их превышает, тем экономичнее деятельность.

Нужно иметь в виду, что между экономичностью и эффективностью нет однозначного соответствия. Высокоэкономичная деятель­ность может быть малоэффективной с точки зрения достижения самой цели, если уводит от нее в сторону, а эффективная — неэкономичной, если цель будет достигаться слишком дорогой ценой. На практике между эффективностью и экономичностью должен обеспечиваться определенный компромисс, в основе которого лежит оптимальное для данных условий их соотношение.

Эффективная деятельность характеризуется такими признаками, как результативность, простота и рациональность технологии и организации, точность, надежность всех элементов (оборудования, мате­риалов и работников), высокое качество процессов и их результата, соответствие целям организации и т. п.

Как же достичь необходимой эффективности производственной и управленческой деятельности? Прежде всего, следует заблаговременно создать для нее необходимые условия в виде предпочтительных позиций в тех или иных областях, предотвращения влияния, как в настоящее время, так и в будущем неблагоприятных обстоятельств, особенно тех, последствия которых могут быть необратимыми.

Само осуществление деятельности должно быть своевременным, что требует выбора наиболее удачного момента для ее начала, оптимальной последовательности отдельных этапов, предотвращения неоправданных перерывов и потерь времени. Важность учета этих обстоятельств в условиях усложнения хозяйственных процессов трудно переоценить.

Эффективная деятельность по достижению целей сегодня невоз­можна без свободы маневра, которая предотвращает возможность попадания в тупиковую ситуацию. Если такая свобода отсутствует, то приходится выжидать, что может привести к потере выгодного момента для начала действий. Свобода маневра обеспечивается постоянной готовностью к ним, поиском резервов, созданием условий для полного использования предоставляющихся возможностей.

Важнейшим условием эффективной деятельности сегодня являются ее максимальная автоматизация и компьютеризация. Они позволяют освободить человека не только от тяжелой работы, но и от рутинных операций, сковывающих его творческие способности и возможности. Наконец, значительное повышение эффективности производствен­ной и управленческой деятельности, направленной на достижения це­лей организации, возможно в том случае, когда ее члены отождествляют эти цели с собственными. Это делает возможным применение так называемого управления по целям, получающего сегодня на Западе все более широкое распространение.

Управление по целям

Сегодня во многих западных фирмах наряду с официальными целя­ми, или целями-заданиями, содержащимися в планах, все более широ­кое распространение в управлении получают неофициальные цели-ори­ентиры. Они формулируются работниками с помощью непосредствен­ных руководителей с учетом своих индивидуальных возможностей и способностей. Достижение именно таких целей стимулируется в первую очередь. Иными словами, официальное планирование дополняется сис­темой индивидуальных целей и персональным их стимулированием с учетом конкретных должностных обязанностей и личных качеств работ­ников.

Управление этими процессами, начиная с постановки целей и за­канчивая оценкой их реализации, получило название управления по це­лям (УПЦ). С его помощью обеспечивается более глубокое понимание персоналом целей организации или подразделения, а следовательно, и лучшее исполнение им своих обязанностей. УПЦ дает возможность предоставить людям больше полномочий, повысить эффективность те­кущей работы, создать основы для более объективного контроля и по­ощрения работников.

Цикл УПЦ начинается с анализа того, что сделано на данный мо­мент, определения желательных характеристик ожидаемого результата, детализации предстоящих действий. Все необходимые для этого мате­риалы содержатся в плане и других официальных документах органи­зации.

Следующим шагом является создание так называемой Деклара­ции — документа, содержащего систему индивидуальных и коллектив­ной целей работников организации или подразделения. При создании Декларации руководитель доводит до сведения подчиненных основные позиции, содержащиеся в плане, на основании которых помогает со­ставить список индивидуальных или групповых целей, организовать, если необходимо, их всестороннее обсуждение и согласование. Собст­венные же персональные цели он определяет совместно со своим не­посредственным руководством.

Для того чтобы цели реально повышали трудовую активность пер­сонала, они должны соответствовать основным направлениям работы организации, интересам персонала, быть достаточно трудными и увле­кательными, пробуждать в людях азарт и стремление проявить себя.

Декларация позволяет определить конкретных лиц, ответственных за то или иное дело; обязанности каждого из них в процессе реализа­ции поставленных целей; усилить связь между официальными и лич­ными целями; создать необходимую основу для персонифицированно­го морального и материального поощрения в соответствии с тем вкла­дом в общее дело, который каждый собирался внести.

Такая процедура реализуется на всех уровнях организации, начиная с высшего, в процессе двусторонних и многосторонних консультаций. В ходе их формируются приоритетные личные цели, представляющие особую важность для достижения общих, уточняются должностные инструкции, индивидуальные критерии оценки.

При определении личных целей, которые обычно устанавливаются на год, исходят из должностных обязанностей и реальных возможно­стей исполнителей с учетом оптимизации конечных результатов. При­нимаются во внимание также субъективные ценности, материальное положение, возраст, здоровье, семейное положение работника.

Необходимо четко сформулировать цели, иначе их нельзя будет достичь, и выбрать реальный путь к успеху, избежать неудач из-за пе­реоценки сил. Нечеткость формулировки цели приводит к выбору ошибочных средств, невозможности правильно распределять обязанно­сти и оценивать деятельность. Такая система индивидуальных целевых показателей, в отличие от плановых, является одновременно стабиль­ной и подвижной.

Затем составляется конкретный план действий по достижению каж­дой цели (сроки, промежуточные и конечные результаты, ресурсы) и определяются обязанности менеджера.

Нужно иметь в виду, что формулировка целей Декларации сопря­жена с рядом трудностей. Для ее составления необходимы большая подготовительная работа и соответственно немалые затраты времени и средств. Она требует, чтобы все цели выражались в количественных показателях, ибо их достижение является основой стимулирования. На практике же это удается достичь далеко не всегда. Декларация не при­годна для рабочих. Она часто бывает субъективной, ибо в нее стара­ются включить, прежде всего, «красивые», глобальные, престижные, а не практические цели; текущие цели, вместо ориентированных на по­иск дополнительных возможностей; цели, связанные с решением по­верхностных проблем и игнорирующие неявные, которые могут иметь для организации первостепенное значение.

Подведение итогов деятельности работников в рамках УПЦ служит основой для нового цикла планирования. Оно включает определение критериев и целевых показателей, по достижению которых будет оце­ниваться деятельность работника в следующем периоде, и разработку мероприятий, направленных на их достижение.

Специалисты отмечают следующие достоинства управления по целям:

1) УПЦ привязывает работу с персоналом к стратегическому пла­нированию и дает возможность быстро реагировать на изменения внешних условий, позволяет работникам точно знать, что от них нуж­но, улучшает общение между руководителями и подчиненными;

2) цели, содержащиеся в Декларации, не являются уже чисто фор­мальными, навязанными исполнителям «сверху». Это уже во многом их цели, а поэтому обычно реализуются с гораздо большей заинтере­сованностью, чем официальные;

3) производительность людей, имеющих конкретные цели, выше производительности тех, кому цели не установлены. Этому не в по­следнюю очередь способствует предоставление людям самостоятель­ности и всесторонней информации о задачах организации и их собст­венной роли в их решении;

4) менеджер в системе УПЦ выступает по отношению к подчинен­ным преимущественно в роли контролера, регулярно встречается с ни­ми для промежуточной оценки (если цель годовая, то ежеквартально), которая проводится путем сопоставления достигнутых результатов с положениями Декларации и целями организации.

Контроль может осуществляться также, например, с помощью пла­на-графика, где отражаются план и фактическое выполнение работ.

Краткие выводы по теме

Проблема целей в управлении очень важна. Цель отражает главный смысл существования организации. Она характеризует состояние, ко­торое ей желательно достичь как в текущей деятельности, так и в пер­спективе. Цель является стержнем стратегии, она составляет основу стимулирования персонала.

Необходимо обратить внимание на то, что в современных условиях ни одна организация не может преследовать исключительно экономи­ческие цели, связанные с зарабатыванием денег. Все более важное зна­чение приобретают социальные цели — сохранение окружающей сре­ды, достижение стабильности коллектива, улучшение положения ра­ботников и др.

Ввиду важности процесса целеполагания, формулировка целей, с одной стороны, должна основываться на глубоких исследованиях спе­циалистов, а с другой — отражать мнения работников фирмы. Только в этом случае цели будут ориентиром для их действий.

Источник