Что понимается под унификацией и стандартизацией доу

Стандартизация и унификация системы ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления»), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Требования к разработке унифицированных форм документов

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использования двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Содержательную часть формы документа следует оформлять в соответствии с ГОСТ 1.5-85. Допускается оформлять содержательную часть документа в виде текста.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информацию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Источник

Унификация и стандартизация в ДОУ

Нормативно-правовая база документационного обеспечения управления.

(2 лекция)

ПЛАН:

1. Правовые документы..

3. Унификация и стандартизация документов.

1.Нормативно-правовая база ДОУ – это совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения документов, а также регулирующих работу служб ДОУ на всех уровнях управления.

Правовые документы:

1.Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов и обязал организации всех форм собственности предоставлять требуемую информацию государственным органам.

2..Гражданский кодекс РФ установил правовые основы документирования деятельности юридических лиц. Установил требования к содержанию устава и учредительного договора.

3.Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ».

2.Нормативные документы:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Это единые правила документирования управленческой деятельности на всех уровнях управления.

2. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. ГОСТ 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Содержит основные понятия, используемые в делопроизводстве и архивном деле.

4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.

Унификация –это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции. Для этого введена унифицированная система документации (УСД).

Цель унификации – сокращение количества применяемых документов. Типизация их форм. Повышения качества документов и снижение трудоемкости их обработки.

Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Результатом работы по унификации и стандартизации документов являются стандарты на отдельные виды документов, системы документов или отдельные виды продукции. Установлены следующие категории стандартов: 1. государственный стандарт (ГОСТ).

2.отраслевой стандарт (ОСТ).

3.республиканский стандарт (РСТ).

4. стандарты предприятий и организаций (СТП).

Источник

Унификация и стандартизация документов

Понятие, цели, задачи дисциплины ДОУ.

Нормативная база организации ДОУ.

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Нормативно-методическая база ДОУ включает:

1. законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

2. постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

3. государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);

4. правовые акты органов представительной и исполни­тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;

5. правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;

6. государственные стандарты на документацию;

7. унифицированные системы документации;

8. общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

9. нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;

10. нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

Понятие «документ», классификация документов.

Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

1. По наименованию (служебные записки; докладные записки; приказ; договор; протоколы; акты; служебные письма; гарантийные письма; и т.д.)

2. По составлению (внутренние документы; внешние документы.) Внутренний документ- это документы составляемые работниками данного предприятия.

Внешний документ- это документы, поступающие из фирм других предприятий, организаций или частных лиц.

3. По содержанию (простые и сложные)

4. По форме изложения ( индивидуальная; трафаретная; типовая)

5. По виду оформления (подлинник; копия; выписка; дубликат)

Подлинник – это подписанный и надлежавшим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.

Копия – копия должна быть с печатью о копии, или заверена. Это повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника с пометкой «копия». Копия заверяется должностным лицом, на некоторых документах ставится подпись руководителя и печать организации.

Выписка – в выписке обязательно указывается, из какого документа она сделана, подтверждается подписью должностных лиц и печатью.

6. По срокам исполнения (срочные и не срочные)

Не срочные – без указания даты

7. По срокам хранения (временного хранения(до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); бессрочные (постоянного срока хранения)).

Унификация и стандартизация документов.

Унификация – это проведения чего-либо к единой системе, форме и единообразию. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов. Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель). Существуют следующие виды стандартов:

1. ГОСТы – государственные стандарты.

2. ОСТы – отраслевые стандарты.

3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.

Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России. Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

Виды документов.

Документы по общим и Функции управления включает

административным вопросам финансовые документы

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1) документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия;

2) документы по функциям управления. Составляют их работники коммерческих, финансовых органов, бухгалтерии, статистики, плановых и других подразделений.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы и др.);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, сводки, обзоры, докладные записки, письма и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы и др.).

По видам документы делятся на типовые, примерные, индивидуальные, трафаретные.

Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для своей системы, но носят рекомендательный характер.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Трафаретные документы изготавливаются трафаретным способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места (пробелы).

Источник

Унификация и стандартизация документов. Системы документации. Единая государственная система ДОУ

В настоящее время регламентация документирования, организации документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная, внешнеторговая. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Однотипность решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать единый комплекс требований к ним.

С 1971 года в стране ведется планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и вывода информации из компьютерных информационных систем.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Документационное обеспечение управления в России регламентируется следующими нормативными актами и инструктивными материалами:

В соответствии со сложившейся за весь предшествующий период российской государственной практикой, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

3. Государственные стандарты по оформлению документов и типовые инструкции по делопроизводству.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используют различные реквизиты. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает определенные требования к оформлению реквизитов. Эти требования являются рекомендуемыми.

Состав реквизитов документов:

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные реквизиты, как правило, применяются в границах конкретной системы документации.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов государственных органов и учреждений, в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Воспроизводимое изображение Государственного герба РФ должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Реквизит 01 (так же, как реквизит 02) располагается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения территорий или населенных пунктов.

Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код представляет собой восьмизначное число, каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами на основании «Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений» (утверждены Постановлением Правительства РФ от 19.07.2002 г. № 438, с изм. от 13.11.2002 г., 08.08.2003 г., 16.10.2003 г.).

Код формы документа (реквизит 07) проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности после наименования организации.

Справочные данные об организации (реквизит 09) включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый адрес указывается в последовательности, которые установлены Правилами оказания услуг почтой связи, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 года № 725. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса.

Регистрационный номер документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Реквизит помещается справа от даты. Дополнительные составные части регистрационного индекса будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т.д.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Адресат (реквизит 15). В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, инициалы и фамилию, почтовый адрес.

Реквизит располагается в правом верхнем углу первого листа документа, допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239, в соответствии с которыми установлен следующий порядок: наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество); название улицы, № дома, № квартиры; название области, края, республики; страна (для международных писем). Например:

Республиканский
мультимедиа центр
Генеральному директору
А.В.Осину
Б.Трехсвятительский пер., 3/12
Москва, 109028

Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат, страна, например:

A. Osin
3/12, B. Trekhsviatitelskiy per.
Moscow, 109028, Russia

При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Воробьеву А.В.
ул. Ленина, д. 5, кв. 121
г. Красногорск,
Московская обл., 143400

Гриф утверждения документа (реквизит 16). Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами: утверждение должностным лицом (должностными лицами); утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом). В любом случае гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО «Телеарт»
личная подпись Ю.А. Мерзлов
30.03.2004

Если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, то наименование организации не указывается. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Бланки документов.

Служебные документы должны иметь безупречный внешний вид. Поэтому деловые документы печатаются на бумаге хорошего и высшего качества, машинной резки. Конверты для служебных документов должны быть соответствующего размера и качества. Оформление документов регламентируется стандартами и инструкциями о делопроизводстве. Некоторые документы должны оформляться, как правило, на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов.

Бланком документа называют стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами. Применение бланков в процессе подготовки документов повышает культуру управленческой деятельности, облегчает фиксирование и восприятие информации. Значительно облегчает работу с документами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вступивший в действие 01.07.2003 г.

Предусмотрены три вида бланков:
• для писем;
• общий;
• конкретного вида документа.
Различия между этими бланками состоят в том, что в бланке для писем содержатся следующие реквизиты:
• Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования);
• эмблема, товарный знак (знак обслуживания);
• код организации по ОКПО;
• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
• наименование организации;
• справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, номера телефаксов, код по ОКПО или ОКОГУ, код по ОКУД, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банках, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и др.);
• дата;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

На общих бланках, которые могут быть использованы для составления любых видов документов (кроме писем), отражаются наряду с вышеуказанными реквизитами заголовок к тексту, отметка о контроле, гриф утверждения.

Бланк конкретного вида документа применяют для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатают наименование вида документа, например: «приказ», «распоряжение» и др.

На практике широко используются бланки руководителей организаций и структурных подразделений. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность, например: «Заместитель директора Федеральной службы налоговой полиции Российской Федерации».

Источник