Что предоставлять при приеме на работу вместо трудовой книжки

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта.

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Поэтому, если новый работник принёс вам свою трудовую книжку, в которую прежний работодатель внёс закрывающую запись, заполнять эту трудовую книжку вы уже не можете. Работник перешёл на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности и его бумажная трудовая книжка больше не ведётся.

В силу ч. 1 ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве соискатель предъявляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Соответственно, если соискатель на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, при новом трудоустройстве он предъявляет работодателю именно этот документ. Здесь ничего не изменилось.

Если работник перешёл на электронный формат, для нового работодателя всё равно потребуется подтверждение трудового стажа. Здесь возможны следующие варианты.

Соискатель при трудоустройстве для подтверждения стажа должен предъявить вам форму СТД-Р (её выдаёт прежний работодатель) или форму СТД-ПФР (получить её можно в Пенсионном фонде или через портал Госуслуги). Помимо этого, для ознакомления новому работодателю предъявляется бумажная трудовая книжка с закрывающей записью.

Отметим, что бумажная трудовая книжка в данной ситуации требуется исключительно для ознакомления. Из неё можно получить необходимые сведения о продолжительности профессиональной деятельности соискателя, а также о его страховом стаже.

Никакие записи в бумажную трудовую книжку новый работодатель не делает.

В данной ситуации проблема заключается в том, что форма СТД-Р содержит в себе только информацию о последнем месте работы. И до недавнего времени по аналогичному образцу составлялась и форма СТД-ПФР. При этом трудовую книжку нового работника организация оставить у себя не может, но в то же время продолжительность страхового стажа для расчёта размера пособия по временной нетрудоспособности необходимо подтвердить документально. И организации не остается ничего другого, как снять копию с трудовой книжки сотрудника.

Но Минтруд предпринял действия для решения этой проблемы. Так, приказом Минтруда России от 17.09.2020 N 618н в форму СТД-ПФР внесены дополнения. И с 14 декабря 2020 года в форму СТД-ПФР Пенсионный фонд включает весь трудовой стаж, который отражён на лицевом счете работника в ПФР.

Иными словами, форма СТД-ПФР может содержать сведения о полной продолжительности трудового стажа работника. Но и здесь есть проблема. Заключается она в том, что в Пенсионном фонде могут не содержаться данные о стаже работника до 2020 года.

Надо отметить, что информацию о прежнем стаже сотрудников ПФР получает от работодателей. Для этого он направляет в организации уведомления о необходимости заполнить форму СЗВ-К на работников. Получив такое уведомление, работодатель переносит данные о страже работника из трудовой книжки в форму СЗВ-К и направляет в ПФР. Таким образом, Пенсионный фонд аккумулирует на лицевом счёте гражданина информацию обо свей его трудовой деятельности.

Но эти данные собраны не на всех граждан. Поэтому не исключена ситуация, что на лицевом счёте человека не будет полной информации о его трудовом стаже. И в этом случае в форме СТД-ПФР будет отражена только информация о стаже с последнего места работы.

Таким образом, если соискатель, отказавшийся от бумажной трудовой книжки, при трудоустройстве предъявит вам форму СТД-ПФР, в которой будет отражён его полный трудовой стаж, этого документа будет вполне достаточно. Запрашивать бумажную трудовую книжку уже не потребуется.

Если же новичок предъявит форму СТД-Р с последнего места работы или форму СТД-ПФР, в которой будет отражена не полная информация о трудовой деятельности, для подтверждения стажа потребуется запросить у соискателя для ознакомления бумажную трудовую книжку.

Источник

Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Трудовая книжка – основной документ при устройстве на работу, подтверждающий трудовую деятельность и стаж. С 2020 года введен электронный формат этого документа. Как предъявить электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Если гражданин выбрал электронную трудовую книжку, а после этого решил сменить работу, то информацию о трудовой деятельности он может представить новому работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности также либо на бумаге, либо в электронном виде. В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные фиксируются в ней.

Самостоятельно посмотреть сведения из электронной трудовой книжки можно в личном кабинете на сайте ПФР, на портале госуслуг, а также через соответствующие приложения на смартфоне.

Информацию из электронной трудовой книжки в бумажном виде можно получить в территориальном органе Пенсионного фонда России, в многофункциональном центре (МФЦ) или у работодателя.

Важно помнить, что если человек выбирает электронную трудовую книжку, то это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения с 2020 года.

В Марий Эл почти 24 тысячи работников выбрали электронную трудовую книжку.

Источник

Как перейти на электронные трудовые книжки

Рассказать сотрудникам и не получить штраф от Роструда

В 2020 году в России начался переход к электронным трудовым книжкам.

С 2020 года сведения о том, что человека приняли на работу, повысили или уволили, передаются в Пенсионный фонд РФ в электронной форме. Переход с обычных трудовых книжек на электронные продолжается и в 2021 году.

Рассказываем, как это происходит.

Что такое электронная трудовая книжка

Специального термина «электронная трудовая книжка» в законодательстве нет. Так называют новый способ хранения сведений о том, где и кем работают люди. Раньше трудовой книжкой называли бумажную книжечку серо-зеленого цвета, в которую работодатели записывают, когда приняли кого-то на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь работодатели передают все это в ПФР в электронном виде, а бумажные трудовые в некоторых случаях могут не вести.

Какого-то отдельного документа вроде оцифрованной трудовой, где бы хранились все сведения о работе человека, нет. Есть база данных, из которой можно сформировать выписку на конкретного человека. Это и называют электронной трудовой книжкой.

Новый порядок действует с января 2020 года. Теперь каждый сотрудник может отказаться от бумажной трудовой, так как все сведения о его работе государство хранит в электронном виде. С 1 января 2021 года тем, кто впервые устроится на работу, трудовые в виде серо-зеленой книжки вообще не заводят.

ФЗ 439-ФЗ от 16.12.2019 — как формируются сведения о работе в электронном виде

В чем польза для работодателя. Работодателям проще вести учет в электронном виде, вносить исправления и заверять копии, чем заполнять бумажные книжки. С цифровыми трудовыми книжками можно не переживать, что они потеряются или испортятся, а Роструд во время проверки решит, что они неправильно оформлены или не так хранятся.

В чем польза для работников. Работающий или когда-то работавший человек сможет в любой момент заказать сведения о своей работе в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда РФ или на портале госуслуг. Если работодатель исчезнет вместе с трудовыми, сведения о работе все равно можно будет подтвердить.

Что нужно делать работодателям

С переходом на электронные трудовые книжки у компаний появилась обязанность отправлять в ПФР отчет по новой форме, если приняли кого-то на работу, уволили, перевели на другую должность или получили от сотрудника заявление о том, хочет ли он сохранить бумажную трудовую книжку.

За не сданный вовремя отчет о трудовой деятельности или ошибки в отчете ПФР может выписать штраф от 300 до 500 Р директору или другому сотруднику компании, который обязан сдавать такие отчеты, или ограничиться предупреждением.

Что проверить в локальных актах

Локальные акты — это внутренние документы компании, которые регулируют ее работу вместе с трудовым кодексом. Они не могут ему противоречить, но могут детализировать. В зависимости от размера компании таких документов может быть больше или меньше. Обычно принимают правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании и другие акты. У микропредприятий их может не быть вообще, закон это допускает.

Если есть отдельные положения о порядке приема сотрудников на работу, перевода на другую работу, увольнения, их тоже нужно проверить.

Вот что изменилось из-за перехода на электронные трудовые книжки:

В отдельном приказе можно определить сотрудника, ответственного за направление отчетов в ПФР. Это может быть сотрудник кадровой службы или бухгалтерии.

Курс о больших делах

Как сдавать отчет о трудовой деятельности сотрудников в ПФР

С 2020 года все работодатели сдают в пенсионный фонд новый вид отчетности — сведения о трудовой деятельности. Это основа для формирования электронных трудовых книжек. ПФР собирает все сведения о том, где, когда и кем работал сотрудник, в единую базу данных.

Отчет сдают по форме СЗВ-ТД. Он подается по всем сотрудникам, занятым по трудовым договорам, включая декретниц, иностранных граждан, тех, кто работает дистанционно и по совместительству, то есть сразу у нескольких работодателей. Если сотрудники работают по гражданско-правовым договорам, отчет СЗВ-ТД по ним подавать не нужно.

Сведения о трудовой деятельности включают:

Вот какие сведения о работе нужно включить в отчет:

Отчет подается в ПФР, если у сотрудника изменились какие-то сведения из перечисленных. Например, он устроился на работу или получил повышение. Если ничего не меняется, не нужно сдавать пустые отчеты или дублировать сведения из предыдущих.

Срок отправки отчета зависит от того, что произошло с сотрудником:

Форма для отчета утверждена ПФР, она едина для всех организаций и всех ИП с сотрудниками. Порядок подачи такой же, как и по обычной отчетности в ПФР: компании, в которых меньше 25 человек, могут сдавать отчет в бумажном или электронном виде, остальные сдают только в электронном.

Отчеты по форме СЗВ-ТД сдают только с 2020 года, для сведений о работе за прошлые годы предусмотрели вот такие правила:

Когда сотрудники должны подать заявления

Отказаться от бумажной трудовой книжки сотрудник может в любой момент, подав заявление. Сотрудники с опытом официальной работы, которые сейчас не работают по трудовой, могут сделать выбор, когда устроятся на работу. Люди, которые будут устраиваются на работу после 1 января 2021 года впервые, никаких заявлений вообще не подают. Работодатель по умолчанию заводит им электронную трудовую.

Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую книжку, он имеет право передумать и перейти на электронную позже. Но если он откажется от бумажной трудовой, вернуться к ней не получится.

Что делать с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых

Если сотрудник подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, работодателю следует:

Выдать трудовую книжку сотруднику, который перешел на электронный формат, нужно в течение трех рабочих дней после того, как он подал заявление. Такой же срок установлен для выдачи сотрудникам документов, связанных с их работой. Если сотрудник согласен, трудовую можно отправить ему по почте заказным письмом.

Сотрудник забирает свою трудовую книжку домой и дальше может использовать ее, чтобы подтвердить сведения о работе до 2020 года. Трудовую книжку лучше не выбрасывать, не сжигать и не терять, на случай если у ПФР что-то куда-то пропадет.

Что делать с сотрудниками, которые сохранят бумажные трудовые

Трудовые книжки нужно продолжить вести и хранить, как обычно, в двух случаях:

Если сотрудник подал заявление до конца 2020 года, работодатель должен был сообщить об этом в ПФР в очередном отчете СЗВ-ТД.

Если до 31 декабря 2020 года сотрудник не сообщил о своем выборе, считается, что он не хочет ничего менять, — до тех пор, пока сам не передумает. Для таких нужно продолжить вести трудовые книжки. В ПФР дополнительно ничего сообщать не нужно.

Вот что еще должен делать работодатель:

Если сотрудник передумает, он сможет написать заявление об отказе от трудовой книжки в любой момент и забрать ее себе.

Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу

Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, бумажную трудовую заводить не нужно. Если опыт работы у нового сотрудника уже есть, работодатель должен проверить по записям в СТД-Р или в бумажной трудовой, что он решил насчет трудовой книжки. Если он от нее отказался, заводить новую или продолжать старую не придется. Если же он сохранил трудовую книжку, работодатель продолжает ее вести.

Подать заявление о переходе на электронную трудовую можно только работодателю, а перед этим трудовые отношения следует правильно оформить. Не исключено, что этот порядок упростят или у Роструда будет какой-то другой взгляд на эту проблему. Расскажем об этом, когда появится практика.

Как проверить, что выбрал сотрудник. Новый сотрудник может не помнить, подавал он прежнему работодателю какое-то заявление или нет. Если у него нет трудовой книжки, по записи в которой это можно определить, попросите его при приеме на работу представить сведения о своей трудовой деятельности.

В справке с такими сведениями есть специальная отметка о том, что сотрудник решил насчет бумажной трудовой и когда подал заявление. Получить такую справку человек может в ПФР или у бывшего работодателя. Новый работодатель не может сам запросить ее в ПФР, это персональные данные человека, они под защитой.

Как сделать выписку из электронной трудовой

Электронная трудовая книжка — это не какой-то отдельный документ, а совокупность записей в базе данных со сведениями о работе того или иного человека. Выписку из этой базы данных могут выдать работодатель или ПФР.

Работодатели включают в выписку сведения о работе человека в компании с момента трудоустройства и до обращения за выпиской, а в выписке из ПФР будут данные по всем работодателям, которые передали сведения, начиная с января 2020 года.

Скачать бланк справки СТД-РRTF, 114 КБ

Вот как выглядит выписка из электронной трудовой книжки:

Работодатели выдают выписки со сведениями о трудовой деятельности только тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых. Работодатель обязан выдать выписку в двух случаях:

В справке СТД-Р будут все сведения о работе у текущего работодателя:

В каком виде получать выписку, определяет сотрудник. Он имеет право попросить выдать ему выписку СТД-Р в электронном или бумажном виде. На то, чтобы ее выдать, у организации есть 3 рабочих дня.

Чтобы заверить электронную выписку, работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Если ее нет, нужно сообщить об этом сотруднику и предложить получить справку в бумажном виде или заказать в ПФР.

Бумажную выписку можно выдать на руки или отправить почтой по просьбе сотрудника. Это актуально для дистанционной работы, сотрудников в декрете и на больничном. В заявлении о выдаче справки нужно указать, в каком виде ее выдавать и куда высылать.

Как получить выписку в пенсионном фонде

С 2020 года сведения о трудовой деятельности можно получить не только у работодателя, но и в ПФР или заказать на сайте госуслуг. Это особенно удобно, если человек давно не работает, а для каких-то пособий нужна выписка из трудовой.

Выписку из ПФР могут получить и те, кто отказался от трудовой книжки, и те, кто продолжает ее вести, — данные работодатели передают по всем сотрудникам.

Объем сведений в справке СТД-ПФР не ограничен периодом с 2020 года. Из информационных ресурсов пенсионного фонда должна подгружаться информация о трудовой деятельности работника до 31 декабря 2019 года. Однако в ней указывается только наименование работодателей и периоды работы у них.

Если нужно проверить, платил ли работодатель за сотрудника пенсионные взносы, нужно заказать извещение о состоянии лицевого счета в ПФР.

Как получить электронную выписку. ПФР может выдать выписку в электронном виде или в бумажном, если нужен документ со штампом:

Чтобы заказать электронную выписку, нужна регистрация на сайте госуслуг. Это бесплатно. На выписке будет стоять электронная подпись сотрудника ПФР — такая выписка равнозначна бумажной.

Чтобы получить выписку на сайте госуслуг, нужно заполнить и подать заявление. Для этого достаточно авторизоваться на портале, личные данные подтягиваются автоматически. Выписку высылают на почту, которая указана в личном кабинете портала госуслуг.

Чтобы получить выписку на сайте ПФР, достаточно зайти в личный кабинет, авторизоваться по данным от портала госуслуг и подать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Выписка откроется прямо на экране, ее также можно скачать в виде PDF-файла.

Как получить бумажную выписку. Иногда выписку нужно принести и показать кому-то или приложить к пакету документов, тогда электронный вариант не подходит. Выписку в бумажном виде и с подписью уполномоченного лица можно получить в ближайшем отделении ПФР или МФЦ. Объем сведений в ней будет такой же, как и в выписке, заказанной на портале госуслуг или в личном кабинете ПФР.

Источник

Прием и увольнение сотрудника с электронной трудовой книжкой

Многие бухгалтеры и кадровики столкнулись с новой реальностью — работники с электронными трудовыми приходят устраиваться на работу и увольняются. Что требовать при приеме, какие документы выдавать при расставании с сотрудником, где самим сотрудникам получать о себе данные? Постараемся ответить на самые горячие вопросы в сегодняшней статье.

Работник устраивается в 2020 году на работу впервые, ему оформляется бумажная трудовая книжка или он сразу может выбрать электронную?

Категория впервые трудоустраивающихся в 2020 году не нашла своего места в новом законе, в нем лишь говорится о тех, кто начнет трудовую деятельность с 1 января 2021 года (им сразу необходимо оформлять ЭТК). Поэтому существует две позиции по этому поводу:

Наши эксперты рекомендуют оформить бумажную трудовую книжку при трудоустройстве, т.е. выбрать вариант 1, это безопаснее с точки зрения действующего законодательства.

Допустим, трудовой договор с сотрудником заключен 30 октября, в это же день выпущен приказ, а к работе он приступит только 1 ноября. От какой даты считать срок для подачи сведений СЗВ-ТД?

В соответствии с пунктом 1.8 Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» сведения по форме СЗВ-ТД подаются:

«. в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения). »

Получается срок надо отсчитывать от даты приказа — 30 октября.

На работу принимается сотрудник, перешедший на ЭТК. Какие документы он предъявляет при трудоустройстве?

Как посчитать стаж работнику (для расчета больничного или в других целях), который принес СТД-Р с последнего места работы и больше ничего?

Если ранее сотруднику велась трудовая книжка, он может предъявить и ее тоже, а также запросить сведения, внесенные в электронную трудовую и отсутствующие в предъявленной форме, через МФЦ, ПФР или через личный кабинет на сайте Госуслуг. К тому же при увольнении сотруднику обязаны выдать справку о заработке за последние 2 года, как раз для расчета больничного (справка формы 182н). Если он ее не получил — придется работнику обратиться за документом к бывшему работодателю.

Если сотрудник пришел на работу в качестве совместителя, нужно ли подавать на него сведения СЗВ-ТД?

Обязательно, сведения подаются, как по основной работе, так и по совместительству. А вот ставка в форме не отражается. Для тех, кому размер ставки важен, например, по работникам организаций Крайнего Севера, эта информация указывается в СЗВ-СТАЖ.

При увольнении работнику, который выбрал ЭТК, выдается форма СТД-Р. Нужно вносить туда все сведения или только с момента подачи заявления на ЭТК?

СТД-Р включает информацию обо всех кадровых событиях по работнику в данной организации, включая прием на работу, перемещения, переводы и т.п. и, конечно, увольнение.

Что вообще делать с формой СТД-Р, предъявленной сотрудником — хранить, отдать ему после внесения в документы необходимых сведений, сделать копию?

Никаких требований на этот счет закон не содержит, можно забрать сведения, снять с них копию или просто вернуть работнику. Разумным, вероятно, будет оставление себе копии данных.

Нужно ли подавать сведения СЗВ-ТД на иностранных сотрудников?

На иностранцев распространяются те же правила, что и на граждан России — им необходимо завести (если нет) трудовую книжку, рассказать о вариантах ее ведения и подавать сведения в ПФР.

В какой форме выдавать СТД-Р при увольнении? Как отправить электронный экземпляр?

Можно отправить форму в любом удобном работнику виде — выдать печатный экземпляр или, например, отправить на электронную почту документ, подписанный КЭП (квалифицированной электронной подписью).

Если сотрудник укажет такой вариант в своем заявлении, то можно передать сведения непосредственно новому работодателю через систему электронного документооборота.

Как часто сотрудник может запрашивать сведения СТД-Р?

Сотрудник может неограниченное число раз письменно обращаться за выдачей подобных сведений к работодателю, но на предоставление сведений дается 3 рабочих дня, так то требовать данных «здесь и сейчас» сотрудник не может. А вот при увольнении, для того, чтобы получить СТД-Р, никаких заявлений не нужно, работодатель выдает форму с другими документами в день увольнения.

Какие у вас возникали трудности при оформлении новой формы трудовой, с какими вопросами обращались сотрудники — расскажите о нестандартных ситуациях, возникающих при оформлении СЗВ-ТД и СТД-Р?

Если вы ищете ответы на вопросы — вам помогут наши эксперты.

Источник