Что представляет циркулярное письмо ответ
Подготовка циркулярных писем
Циркулярное письмо — это письменное распоряжение вышестоящей организации, составленное в одном тексте и разосланное нескольким нижестоящим предприятиям одновременно. Циркулярные письма очень широко приняты в практике делового общения. Их назначение — доставить информацию одного и того же содержания на несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем является, как правило, руководящая… Читать ещё >
Циркуляр (нем. Zirkular, от лат. circularis — круговой) — письмо, направляемое одним автором группе адресатов.
В официальной переписке циркуляром называлось письмо, написанное одним лицом группе нескольких должностных лиц, либо письмо для всех лиц, занимающих определенную должность. В отличие от распоряжений, разрешающих какое-либо конкретное дело, циркуляры обыкновенно носили общий инструкционный характер.
Циркулярные письма предназначены для доведения до сведения разных адресатов одной и той же информации (например, если необходимо получить отчет о продажах от всех филиалов организации, находящихся в разных городах). По содержанию циркулярными могут быть и письма-извещения, и письма-приглашения, и информационные письма.
В зависимости от того, какому количеству адресатов направлено письмо, различают письма обычные (коллективные) и циркулярные. Циркулярное письмо направляется целому ряду подчиненных инстанций из одного источника. Коллективное письмо, наоборот, составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес.
Теоретически возможны и циркулярно-коллективные письма, но до сих пор делопроизводство обходилось без такого рода деловых бумаг. Следует сказать, что устранение из делопроизводства некоторых видов писем значительно упростило и улучшило бы службу информационного обеспечения.
Циркулярное письмо — это письменное распоряжение вышестоящей организации, составленное в одном тексте и разосланное нескольким нижестоящим предприятиям одновременно. Циркулярные письма очень широко приняты в практике делового общения. Их назначение — доставить информацию одного и того же содержания на несколько адресов. Источником рассылки циркулярных писем является, как правило, руководящая организация, которая информирует подчиненные ей предприятия, но тому или иному вопросу или дает соответствующее распоряжения.
Циркулярное письмо может носить чисто информационный характер, касающийся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятиями, которым адресовано письмо. По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно представить объем тех или иных мероприятий, освещаемых в письме. Однако чрезмерное расширение списка адресатов и механическая рассылка циркулярных писем различным организациям могут привести к неоправданному увеличению объема переписки. Очень часто можно встретить циркулярные письма, в которых адреса занимают больше места, чем сам текст (9, «https://referat.bookap.info»).
Написание в письме заголовка » Циркулярное письмо» устраняет необходимость ввода во внутренний адрес перечня организаций.
Циркулярное письмо подписывается руководителем организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности также и главным бухгалтером или руководителем финансово-бухгалтерской службы.
Если циркулярное письмо нужно размножить на множительном аппарате, руководитель предприятия подписывает его на вощеную прозрачную бумагу (восковку). Если же его размножают над других печатных машинах, то первый экземпляр подписывает руководитель предприятия, а па остальных экземплярах вместо подписи ставится факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего их подлинность.
Циркулярное письмо является одним из средств руководства предприятиями. Циркуляр ориентирует на проведение мероприятий или требует выполнения определенных действий на месте в установленные сроки, направляет информацию одного и того же содержания, но нескольким адресам.
В зависимости от количества адресатов циркулярные письма набираются с помощью компьютера или типографским способом. Подлинник и один экземпляр циркуляра с приложением списка адресатов подшивают в дело.
Реквизиты циркулярных писем:
Письмовник
Какими бывают деловые письма?
Деловое письмо
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.
Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.
Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).
По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).
По форме: обычные и электронные.
По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.
циркулярное письмо
Смотреть что такое «циркулярное письмо» в других словарях:
циркулярное письмо — — [http://www.iks media.ru/glossary/index.html?glossid=2400324] Тематики электросвязь, основные понятия EN circular letter … Справочник технического переводчика
письмо — а/; мн. пи/сьма, сем, сьмам; ср. см. тж. письмецо, письмишко 1) только ед. умение, навыки писать 1); само писание. Искусство письма. Различные способы письма … Словарь многих выражений
письмо — а; мн. письма, сем, сьмам; ср. 1. только ед. Умение, навыки писать (1 зн.); само писание. Искусство письма. Различные способы письма. Обучать письму. Прописи для письма. 2. только ед. Система графических знаков, употребляемых в данной… … Энциклопедический словарь
письмо — Написанный текст, посылаемый кому нибудь; официальный документ. О размере письма, логичности изложения; об интересном, скучном и т. п. письме. Абсурдное, безалаберное, бесполезное, беспомощное, бессвязное, бессистемное, бестолковое, большое,… … Словарь эпитетов
Московский Народный Банк — Циркулярное письмо № 31 Правления Московского Народного Банка Московский Народный Банк учрежден на основании Устава, утвержденного Министерством финансов 3 марта 1911 г. (Опубликован в Собрании указов и распоряжений Правительства России … Википедия
Московский Народный Банк (Москва) — Циркулярное письмо № 31 Правления Московского Народного Банка Московский Народный Банк учреждён на основании Устава, утверждённого Министерством финансов Российской империи 3 (16) марта 1911 года (опубликован в Собрании указов … Википедия
РЕВИЗИОНИЗМ — (от позднелат. revisio пересмотр), антинауч. пересмотр положений марксизмаленинизма; оппортунистич. направление внутри революц. рабочего движения, которое под предлогом творч. осмысления новых явлений действительности осуществляет ревизию … Философская энциклопедия
ДУБРОВИН Александр Иванович — (1855 1[14].04.1921), детский врач, статский советник, вождь Черной Сотни, организатор и руководитель Союза Русского Народа (СРН), председатель Всероссийского Дубровинского Союза Русского Народа (ВДСРН). Из дворян. Родился в г. Кунгур Пермской… … Черная сотня. Историческая энциклопедия 1900–1917
КЛАССОВАЯ БОРЬБА — столкновение и противодействие интересов классов. О несовпадении интересов различных социальных групп друг с другом, об их конфликтах между собой издавна писали историки и философы. Аристотель, Т. Гоббс, Г.В.Ф. Гегель и др. рассматривали конфликт … Философская энциклопедия
Статья «Разновидности делового письма»
Аннотация. Рассматривается классификация деловых писем. Дается пояснение видам деловых писем.
Ключевые слова. Деловые письма, классификация деловых писем, коммерческая корреспонденция.
Разновидности деловых писем
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу [1].
Документация разнообразна по выполняемым ею функциями, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют некоторые факторы, которые позволяют разделить документы на типы и виды.
Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки:
1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:
— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:
— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.
— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.
3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.
4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
Деловые письма подразделяются на следующие виды:
Письмо-просьба. В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В таком деловом письме дается какая-либо информация, которая не требует ответа или подтверждения со стороны.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.
Письмо-напоминание. Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч.
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.
Письмо-благодарность. В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу
В последнее время большой интерес повысился к коммерческой корреспонденции. С помощью этого типа документа можно установить и поддержать деловые отношения. Важно уметь вести коммерческую переписку [1].
Коммерческие письма составляют, когда заключают коммерческие сделки. Успех сделок зависит от того, насколько грамотно и убедительно составлено письмо.
К коммерческой корреспонденции относятся письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-ответ, письмо-претензия.
Письмо-запрос – это документ, который представляет собой обращение лица или организации с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. Когда нет возможности лично или по телефону решить этот вопрос, применяют письма-запросы.
В содержание коммерческого запроса входят наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделок [1].
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения:
Просим выслать нам предложение на поставку…
Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…
Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам…
Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение..
Мы заинтересованы в срочной поставке…
Желательно, чтобы поставка была произведена в течение… и др. [1]
Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-запрос может содержать следующую информацию:
— о принятии запроса к рассмотрению;
— о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
— об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
— об изменении условий запроса;
— об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя [1].
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту) [2].
Предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера, который желает заключить сделку с указанием её конкретных условий. В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условии поставки в зависимости от характера товара [1].
При составлении предложения используются следующие стандартные модели:
В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…
Товар будет поставляться в … квартале текущего года…
Платеж производится через… (указание банка) и др. [1]
Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в закупе товара, он откланяет его принятие [1].
Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий документ, который представляет собой предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков [2].
Рекламация должна содержать:
— основания для предъявления претензии;
— доказательства – ссылки на нормативные акты, документы;
— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.
Рекламация предъявляется в письменном виде и должны быть приложены документы, которые подтверждают рекламацию и имеют полную доказательную силу обеих сторон и в определенный срок.
В ответе на рекламацию сообщаются:
— претензия принята к рассмотрению;
— претензия удовлетворяется полностью или частично;
— денежная оплата произведена;
— претензия откланяется полностью или частично [1, 2].
Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века. Она позволяет общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляет как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем [3].
На что обратить внимание при деловой переписке:
— важный момент для любого делового письма – обращение к конкретному лицу, с правильным написанием ФИО, должности, названия фирмы;
— независимо от того, пишете вы электронное деловое письмо или бумажное – оно должно быть на бланке фирмы со всеми реквизитами;
— этика, корректность и уважение – единственно допустимый тон для деловых писем.
— письмо должно быть выдержано в сухом, деловом стиле – лучше избегать эмоциональных оборотов из обычной речи [5].
Деловое письмо, написанное с учетом этих нюансов, произведет лучшее впечатление о своем отправителе. А в мире бизнеса это поможет открыть нужные двери.
Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, содержат служебную информацию, претензии, предложения и т.д., т.е. при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Поэтому, несмотря на широкое использование в деловом общении стационарных и мобильных телефонов, пейджеров, деловое письмо продолжает выполнять важнейшие функции официальной передачи информации вне зависимости от способа передачи – телефакс, электронная почта, обычное почтовое отправление.
Введенская Л.А. Русский язык и культура речи:? Учебное пособие для вузов / Л.А.Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева. – Изд. 28-е. – Ростов н/Д: Феникс, 2010. – 539 с. – (Высшее образование).
Что представляет циркулярное письмо ответ
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
Письма можно классифицировать по аспектам:
Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т. е. быть многоаспектным.
По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:
письмо-запрос;
ответ на запрос;
письмо-извещение;
письмо-предложение (оферта);
письмо-ответ на предложение;
письмо-подтверждение заказа;
письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;
письмо-рекламация;
письмо-ответ на рекламацию и др.
По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА
Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
предлог о + сущ. в предложном падеже: «О поставке автомобилей»;
по вопросу о + сущ. в предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;
касательно + сущ. в родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.
Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):
ФЕДЕРАЛЬНАЯ
АРХИВНАЯ СЛУЖБА
РОССИИ
(РОСАРХИВ)
Ильинка ул., 12, Москва, 103132
Тел. 206-35-31, Факс 206-55-87
Л/с 69120037369 в УФК МФ РФ
по г. Москве
Сч. 40105810700000010079
Отделение Nо. 1
ГУ ЦБ РФ по г. Москве
_____________ Nо. _____________
На Nо. ________________________
Об изменениях к ГОСТ
Председателю
Государственного комитета
Российской Федерации по
стандартизации и метрологии
Ленинский просп., д. 9,
Москва, 117049
ТЕКСТ ПИСЬМА
2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Письмо может быть оформлено на бланках письма предприятия, структурного подразделения предприятия, должностного лица предприятия, либо на чистых листах писчей бумаги.
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу. «, «направляю. «. В остальных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает. «, «Государственный комитет рассмотрел. «.
Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обознанием количества экземпляров и листов, например:
Приложение:
1. Справка на 1 л. в 2-х экз.
2. Ходатайство на 2 л. в 1 экз.
СТИЛИСТИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
Отличительной особенностью делового письма является официально-деловой стиль изложения его содержания. Специфическими чертами данного стиля являются:
подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в служебной субординации при письменном общении корреспондентов и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
исключительно нейтральный тон изложения;
точность и ясность изложения, исключающая разночтение или двоякое толкование содержания письма;
лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
Деловое письмо должно располагать адресата к себе проявлением искренности. Общий тон письма, при всей его подчеркнутой официальности и деловитости, должен быть доброжелательным по отношению к адресату, что способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки. Письмо должно быть исполнено уважения к адресату: это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем.
Исходя из специфики стиля при подготовке содержания письма рекомендуется:
применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи;
употреблять специальные термины в их общепринятом, единообразном для понимания толковании, и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым, исключить устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Cледует также остерегаться включения в текст различных недавно появившихся выражений, профессионального жаргона и т. п.;
излагать суть проблемы в спокойном, ровном тоне. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности, граничащей с грубостью, не допускается. В процессе изложения следует быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективным при изложении фактов. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить. »;
не следует побуждать адресата спешить при вынесении решений, вставляя в текст письма слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы вы желали узнать о решении, например, следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;
ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ
Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме: «Уважаемый. «. Слово уважаемый употребляется как нейтральная форма вежливости, обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словами господин (плюс фамилия адресата), товарищ (плюс фамилия адресата), коллега (плюс фамилия адресата). Может употребляться также с наименованием должности, звания или социального положения.
При обращении к конкретному физическому лицу используют различные формы: с индексом и без индекса, пофамильное и по имени-отчеству. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия», например:
Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подразумевает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.
Запятая после обращения придает письму будничный характер; восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу придается особое значение. В случае, когда после обращения стоит запятая, текст письма начинается со строчной буквы, после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.
Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу. В последнем случае в формуле обращения можно использовать наименование должности, например: «Уважаемый господин директор!», «Уважаемый господин посол!». К судьям обращаются «Ваша честь!»
Если у адресата есть звание или титул, можно вместо обращения «господин» указать его. Во всех западноевропейских странах и США опускать титулы как в устной, так и в письменной речи считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.
Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, кроме того, их часто сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы предпочтительно писать полностью.
При обращении к адресату необходимо учитывать сферу его деятельности и служебное положение. Нейтральное слово «уважаемый» тоже не универсально, оно не включается в формулу поименного обращения к особо важной персоне. Такой персоной считается не только высокое должностное лицо (члены правительства, парламента, губернаторы, мэры), но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель. В письмах к таким людям используются обращения: «Глубокоуважаемый. «, «Многоуважаемый. «, например «Глубокоуважаемый Николай Васильевич!»
В ряде писем, когда т
то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношений, в качестве обращения используется слово «гражданин».
При обращении к коллективному адресату наиболее часто используются выражения:
Уважаемые господа!
Уважаемые дамы и господа!
Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии)
Многоуважаемые ветераны!
ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ В ТЕКСТЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
от третьего лица единственного числа, например: Завод «Прогресс» не возражает. ; Кооператив «Поиск» гарантирует. Совместное советско-английское предприятие «Рэнк ксерокс» предлагает. ;
от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет завода «Прогресс» убедительно просят. ;
от первого лица множественного числа, например: Просим. Сообщаем. Подтверждаем.
от первого лица единственного числа, например: Прошу. Ставлю Вас в известность. Довожу до Вашего сведения. ;
от первого лица множественного числа, например: Поздравляем. Поддерживаем. Одобряем. Мы получили Вашу телеграмму.
I. В зависимости от назначения письма в его вводной части могут быть использованы следующие общие формулировки:
Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно.
Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на.
Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от. за №.
Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от. за №. в связи с.
Выражения, подтверждающие получение письма, документов, товаров и т. п.:
Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (. ваше письмо)
Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (. ваш своевременный ответ)
Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (. прислали нам ваш прейскурант)
Выражения, объясняющие мотивы:
В порядке оказания технической помощи.
В связи с тяжелым положением.
В связи с проведением совместных работ.
В соответствии с письмом заказчика.
В соответствии с протоколом.
В целях усиления охраны государственного имущества.
В ответ на вашу просьбу.
В подтверждение нашего телефонного разговора.
В подтверждение нашей договоренности.
Ссылаясь на + существительное в винительном падеже (. вашу телеграмму от 13 июля, заказываем. )
На основании + существительное в родительном падеже (. Торгового соглашения между. )
В ответ на + существительное в винительном падеже (. ваш запрос от 20 января 2009 г. предлагаем. )
ЯЗЫКОВЫЕ КОНСТРУКЦИИ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ
Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей. Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и пр.). Заключительные фразы письма особенно важны для закрепления положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Именно поэтому последние фразы должны выражать надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность, например:
С наилучшими пожеланиями.
С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество.
Всегда рады оказать Вам услугу.
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения.
С интересом ждем от Вас новых предложений.
Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п.
Пожелание может быть высказано прямо, а может быть и завуалировано, дано в подтексте:
Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в.
В этой части письма применимы формы, связанные с акцентированием внимания адресата на основное содержание письма, например: «Убедительно просим вас не задерживать ответ. » или «Надеемся, что наша просьба будет выполнена». После этой записи уместно просто подписать письмо, указав свою должность и фамилию.
В ряде случаев заключительная часть письма имеет нейтральную форму «Искренне Ваш (подпись)» или «С уважением (подпись)».
Слова С уважением пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю.
При использовании этих (и подобных им) коротких форм в тексте письма часто применяют графическое выделение: слова С уважением пишут на одной строке, должность, фамилию и подпись адресанта размещают под ними на следующей строке.
Следует отметить, что в указанных формах запятая перед подписью с точки зрения пунктуации избыточна и СТАВИТЬСЯ НЕ ДОЛЖНА. (В письмах иностранным партнерам, выполненным на английском, немецком и др. языках, запятая ставится обязательно. В современной практике делового письма это правило часто переносится и на русскоязычное деловое письмо, что не является правомерным с точки зрения русской грамматики).
Если в начале письма была использована форма «Уважаемый. «, то завершать письмо формой «С уважением. » не следует. Такая двойная «уважительность», согласитесь, звучит нелепо. И здесь лучше использовать любую другую приемлемую форму из рассмотренных выше.
ПРИМЕРЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
ПИСЬМО ИНОСТРАННОМУ ПАРТНЕРУ
Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах их составления.
Современный стиль оформления предполагает размещения реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение).
Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:
имени и фамилии получателя;
наименования компании;
номера дома, улицы;
города;
штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;
страны.
При написании писем все чаще используется «открытая пунктуация», т. е. без запятых. При направлении копий письма нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они направлены. В официальной переписке текст письма может заканчиваться сокращенным RSVP (пожалуйста, ответьте).
67,UPPER THAMES STREET,
London, EC 4 V 3AH
Telephone: 01 248 2217 (30 lines)
Telex: 886678 LDN
Mr R. Morrison
P. Marlow & CO. LTD
21 Bird Street
London E1 6 TM
17 May 2007
Dear MR Morrison
Unfortunately, we have not yet received the compurters «OPTIMA 133» which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund our money.
We look forward to hearing from you.
Yours sincerely
D. Barker
Mr Derec Barker
Manadger
Carbon copy M. Pryor
Перевод на русский язык
67, АППЭ ТЕМЗ СТРИТ,
Лондон, ЕС 4 V 3AH
Телефон: 01 248 2217 (30 линий)
Телекс: 886678 LDN
Господину Моррисону
П. Марлоу & К. Лтд
21 Берд Стрит
Лондон Е1 6 ТМ
17 мая 2007
Уважаемый г-н Моррисон,
К сожалению, мы до сих пор не получили компьютеры «ОPTIMA 133», которые являются частью нашего заказа. Мы будем благодарны, если Вы сможете их отправить как можно скорее, а если нет, то в этом случае верните полученные от нас деньги.
Жду Вашего ответа.
Искренне Ваш
Д. Баркер
Г-н Дерек Баркер
Управляющий
Прил. копия заказа 345
Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.
Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.
Если письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже реквизитов в середине страницы указывается название документа: Рекомендательное письмо.
Для рекомендательных писем от частных лиц заголовок ограничивается лишь названием документа.
Текст рекомендательного письма начинается с красной строки и должен содержать следующие основные пункты:
Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого.
Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала. Например:
Причины изменения ме
места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.
Выводы: краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможностей карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей (в ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете). Например:
Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией… (или …имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением… или …может самостоятельно работать с корпоративными клиентами… и т. п.). Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.
Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.
Указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо. Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации.
Информационное письмо ставит своей задачей своевременное оповещение адресата (другой организации или заинтересованных лиц) о произошедшем событии или свершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают с целью рекламы деятельности отдельных организаций. Информационные письма констатируют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа.
Объем информационного письма может меняться от одного предложения до сообщения, занимающего несколько страниц. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения. В зависимости от значимости излагаемых событий или фактов, письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. Часто для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.
Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:
Ключевая фраза письма имеет вид:
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов: писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Чаще всего такие письма являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Письмо-подтверждение является выражением вежливости и глубокого уважения к партнеру.
В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола «подтверждать». Письмо может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т. д.
Письмо-заявление относится к разряду информационных писем. Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, широко распространенными при ведении внутренней переписки (документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения).
Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора письма (организации-отправителя) по тому или иному вопросу (выразить свое отношение к сути вопроса и порядку разрешения). Письмо-заявление позволяет подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества, определить пути выхода из спорной или конфликтной ситуации.
Письмо-заявление может иметь несколько сценариев и представлять собой в зависимости от обстоятельств декларацию о намерениях, подтверждение, заявление по конкретному поводу (к примеру, в поддержку делового партнера).
Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма).
1. Во вводной части письма в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины, вызвавшие необходимость подготовки письма-заявления. Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
2. Заключительная часть также может включать в себя одну из стандартных формулировок, например:
Письмо-напоминание относится к разряду информационных писем. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить некие взятые на себя обязательства. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться своевременного выполнения принятых обязательств.
Такое письмо может быть направлено также, если отправитель допускает возможность, что адресат, по независящим от него причинам, еще не получил письма, отправленного ему ранее. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма, а на поле письма помещается отметка «вторично».
Отличительными особенностями письма-напоминания являются:
— ссылка на высланный ранее документ, предварительную договоренность, договор и т. п.;
— более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
— информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату, в случае если и на напоминание так и не последует соответствующей реакции.
Если адресат действительно не реагирует на напоминание должным образом, то ему высылается письмо-предупреждение. В нем, помимо ссылки на предыдущие послания и краткой информации об их сути, содержится информирование о намерении автора (организации-отправителя) применить в отношении адресата соответствующие санкции (например, провести слушание дела без его участия или передать вопрос о погашении кредита на рассмотрение суда).
Композиция и структура таких писем аналогична стандартным (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Письмо-напоминание состоит из двух частей:
1. В первой части письма в краткой повествовательной форме излагаются обстоятельства и причины, вызвавшие подготовку письма, и собственно напоминание (предупреждение). Стандартными выражениями для вводной части могут быть следующие:
Рекламно-информационное письмо носит открытый характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По этой причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.
Стандартным началом презентационного письма, представляющего какую-либо продукцию, является формулировка «Пользуясь случаем, обращаем ваше внимание на. ». Кроме этой, возможны и следующие формулировки:
Часто допускаемой ошибкой в презентационных письмах является написание местоимения «Вы», «Ваш» с прописной буквы. Такое написание допустимо лишь в случае обращения к одному конкретному лицу в официальных или личных сообщениях. Во всех остальных случаях используется строчное написание местоимения вы, ваш и т. д. (Подробно см. http://gramma.ru/RUS/?id=13.5).
ПИСЬМА ПРЯМОЙ ПОЧТОВОЙ РАССЫЛКИ
В письмах прямой почтовой рассылки используются следующие формулировки:
Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих интересы адресата.
Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного типа. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты.
Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: «Настоящим письмом гарантирую. «. В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии. В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: «Оплату гарантируем» или «Своевременную и полную оплату гарантирую».
Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора (например, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. п., то в нем обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика. Такое письмо обязательно имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера и скрепляется печатью организации.
В ключевую фразу гарантийного письма могут входить слова и выражения:
Гарантируем.
Гарантируем, что.
Фирма «Партнер» гарантирует.
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
Оплату гарантируем.
Настоящим гарантируем.
Как правило текст письма-запроса состоит из двух частей:
1. Введение, где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
Коммерческий запрос входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки. В таком письме-запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.
Стандартные формулировки, часто используемые во вводной части коммерческих запросов, могут выглядеть следующим образом:
С нетерпением ждем Вашего письма
Просим ответить по возможности скорее
Просим