Что привлекает в работе администратора

Топ-10 вопросов на собеседовании на позицию администратора и как на них ответить

10 типичных вопросов, задаваемых на собеседовании с администратором:

1. Что вы делаете, чтобы не отставать от рабочего ритма?

Цель: ваш интервьюер хочет удостовериться, что вы справитесь. Как вы это делаете, скорее всего, не имеет значения, но у вас должен быть готов четкий и уверенный ответ.

2. Как вы организовываете свой день?

Цель: главное не то, как вы организуете свой день. Суть в том, чтобы продемонстрировать, что вы хорошо организованы и будете компетентно и своевременно выполнять обязанности.

Пример: Каждое утро я составляю список дел на день. Я проверяю встречи в календаре, чтобы вовремя попросить коллегу подменить меня на стойке ресепшн. В моей работе ключевым моментом являются коммуникации, я постоянно отвечаю на звонки и проверяю электронную почту на предмет новых запросов и обновляю список дел соответственно.

3. Какую роль администратор играет в первом впечатлении клиента об организации?

Цель: ваш интервьюер должен быть уверен, что вы понимаете в чем состоит функционал должности, на которую вы собеседуетесь, но этот вопрос также может быть касаться вашей философии работы.

Пример: Администратор может произвести на клиентов как положительное, так и отрицательное. Поскольку я один из первых, кого видят клиенты, негативное впечатление может действительно испортить их мнение о компании. Для меня это похоже на то, когда хостесс встречает вас в ресторане. Если она ведет себя грубо, позже может показаться, что ваша еда была не такой уж и вкусной. Вот почему я всегда стараюсь приветствовать людей с улыбкой и следить за тем, чтобы все клиенты чувствовали себя комфортно.

4. Расскажите мне о случае, когда вам пришлось иметь дело с рассерженным клиентом или гостем по телефону или лично. Как вы справились с ситуацией?

Цель: это один из нескольких вопросов, которые вам могут задать, о том, как вы справляетесь со стрессовыми и трудными ситуациями. Будь честным. Не преувеличивайте и не преуменьшайте своих достижений.

Пример: как администратор приемной врача, я часто общалась с разочарованными пациентами по телефону. Однажды женщина была так недовольна, тем, что что бухгалтерский отдел не перезвонил ей в тот же день, что начала на меня кричать Было неприятно. В таких ситуациях я стараюсь думать о том, какой стресс должен испытывать человек, чтобы вести себя подобным образом. После минуты ее крика я сказал: «Вы, должно быть, действительно расстроены. Не могли бы вы рассказать мне больше о том, что происходит?» Это помогло замедлить разговор и уменьшить ее громкость. Она объяснила всю ситуацию, и я заверил ее, что наш бухгалтер отсутствовал на сегодня и свяжется с вами. Я также сказал ей, что положу записку на стол коллеги попросив ее перезвонить женщине в первую очередь. К концу разговора она стала намного спокойнее и извинилась за свои ранее резкие слова.

5. Готовы ли вы работать сверхурочно?

Пример: Мне комфортно работать сверхурочно несколько раз в месяц, если меня уведомили за день, чтобы я могла подстроить свои планы. Я, вероятнее всего, смогу отработать день в день, но, все-таки, предпочитаю знать заранее.

6. Сколько сотрудников было на вашем последнем месте работы?

Цель: интервьюер хочет понять, в какой среде вы работали, как она соотносится с компанией, в которой вы проходите собеседование, и в какого размера командах вам комфортно работать.

7. Опишите свои предыдущие обязанности помощника по административным вопросам, секретаря или администратора.

Цель: интервьюер хочет пройтись по обязанностям, которые вы перечислили в резюме, и подтвердить, что они соответствуют предлагаемой должности. Это также хорошая возможность подробнее остановиться на моментах, выявленных в вашем опыте работы.

Пример: как администратор в компании Х я был первым человеком, с которым общались клиенты. Я отвечал на общую телефонную линию, а также отвечал на звонки пяти вице-президентов компании. Я отвечал за получение посылок и рассылку почты, приветствие и сопровождение клиентов в конференц-залы. У меня было много административных обязанностей: я управлял календарями вице-президентов, организовывал их деловые поездки и помогал создавать и совершенствовать презентации PowerPoint и другие материалы для распространения на мероприятиях.

8. Как вы расставляете приоритеты звонков, клиентов, доставки и других вопросов, которые необходимо решать немедленно?

Цель: интервьюер хочет знать, насколько вы многозадачны, хорошо ли распределяете время и расставляете приоритеты.

Пример: многозадачность важна, когда офис загружен. Если есть возможность, я стараюсь выполнять несколько задач одновременно. Например, я могу отвечать на звонки расписываясь за доставку. Когда многозадачность невозможна, я уделяю особое внимание клиентам и покупателям как приоритету номер один.

9. Насколько свободно вы владеете компьютерными навыками?

Цель: интервьюер хочет понять какие у вас навыки работы с компьютером, соответствует ли ваш уровень ожиданиям компании и какие программы вам знакомы. Если возможно, изучите перед собеседованием какие программы использует компания.

Пример: я хорошо знаком с компьютерными программами. Помимо Microsoft Office, на последнем месте работы я также обновлял веб-сайт компании, поэтому свободно владею WordPress. Когда я начинаю использовать новую программу или приложение, ответы на мои вопросы можно легко найти онлайн.

10. Расскажите о своем опыте обслуживания клиентов.

Пример: Я работаю в сфере обслуживания клиентов со школы. Моя первая работа была в книжном магазине, где я помогала покупателям находить книги и отвечала за кассу. Во время учебы в университете я подрабатывала в магазине одежды. Затем, в качестве администратора в компании Х я тоже имела дело с клиентами, хоть и не в качестве сейлза. Мне комфортно взаимодействовать с клиентами и решать их проблемы, будь то поиск книги или изменение времени встречи с руководителем.

7 вопросов, которые следует задать интервьюеру:

Источник

Как сформулировать вакансию для хороших откликов: пошаговая инструкция

Четыре секрета успешной вакансии

Многие считают, что для успеха достаточно оплатить продвижение вакансии в топе поисковой выдачи у соискателей. Чем больше людей ее увидит, тем больше будет откликов. Но сами по себе показы не помогут, если вакансия не вызывает интереса у людей, которые ее увидят.

«Хорошо, а как же ваш Умный поиск? — скажете вы. — Ведь искусственный интеллект делает так, чтобы мою вакансию увидело как можно больше тех, кто вероятнее всего на нее откликнется. Разве не так?». Так, но для того чтобы это сработало, нужно, чтобы с самой вакансией всё было в порядке. Посмотрите нашу видеоинструкцию и изучите статью, чтобы создать эффективную вакансию.

Успешность вакансии — это сумма из четырех слагаемых:

А сейчас разберем первые два слагаемых успеха — условия работы и описании вакансии. Важно: вакансия должна сначала привлечь внимание кандидатов кратким описанием, которое они видят в своих результатах поиска. Иначе они даже не откроют более полное описание.

На какую информацию в кратком описании вакансий из поисковой выдачи соискатели обращают внимание прежде всего: 1 — на название вакансии, 2 — на зарплату, 3 — на краткое описание, 4 — на работодателя.

1. Название вакансии (название должности)

Название вакансии — первое, на что соискатели обращают внимание, быстро просматривая ленту поисковых результатов. Важно, чтобы по названию сразу была ясна суть работы.

От названия вакансии зависит, насколько просто соискателям ее найти. Умный поиск понимает синонимы. Но, если вы слишком творчески подойдете к названию или придумаете чересчур сложный и непривычный вариант, система может этого не понять.

Даже если Умный поиск распознает суть вашей вакансии и покажет ее подходящим кандидатам, сами они могут пробежать мимо непонятной формулировки. Помните: вы пишете вакансию не для искусственного интеллекта, а для людей.

Слишком креативное название. Например, «Бог продаж и закупок», «Повелитель роботов». Укажите привычное название для функционала вакансии.

Формулировки из штатного расписания. Без указания на сферу работы они бывают неясными — например, «Специалист 1-й категории», «Ведущий специалист», «Старший специалист», «Руководитель отдела». Лучше заменять такие формулировки названиями, передающими суть работы. Например, «Юрист в договорный отдел», «Специалист по кредитной документации», «Руководитель отдела складской логистики», «Контрактный управляющий (госзакупки)».

Слишком общее название без уточнений. Примеры:

Слишком странная конкретизация названия. Не добавляйте к названию вакансии ключевые требования, которые такой должности обычно не свойственны. Это отпугивает соискателей. Пример: «Менеджер по продаже компьютеров со знанием РНР». Вряд ли обычный «продажник» владеет языком программирования, и вряд ли программиста заинтересует работа менеджером по продажам. Или: «Копирайтер/E-mail-маркетолог/SMM-менеджер со знанием Adobe Photoshop». В таких случаях уже из названия очевидно, что компания пытается нанять одного человека сразу на несколько функций.

У одной и той же по функционалу должности бывает несколько вариантов названий. Особенно если речь идет о новых цифровых профессиях, например шеф-редактор, контент-менеджер, контент-продюсер, редактор, контент-креатор, SMM-креатор. Как быть? Посмотрите, какой вариант названия чаще всего используют в вакансиях с похожим функционалом ваши конкуренты и как интересные вам соискатели предпочитают называть себя в резюме (скорее всего они будут искать вакансии по таким же запросам).

2. Зарплата

Это второе, на что смотрят соискатели, листая результаты поисковой выдачи.

В последние годы популярна идея, что зарплата не должна выступать основным мотиватором для работы: пусть приходят люди с горящими глазами, которых привлекает само дело. Но вакансия без достойной зарплаты откликов не получает либо получает их слишком мало и не от тех, кто нужен. Когда зарплата совсем не указана, а компания — не из числа самых желанных работодателей на кадровом рынке, соискатели думают, что зарплата низкая, и тоже проходят мимо.

Конечно, зарплату устанавливают такую, какую позволяет бюджет. Но, как показывает практика, в зависимости от зарплаты можно спрогнозировать и отклики:

Есть несколько способов разобраться, соответствует ли ваша зарплата рыночным условиям.

1) «Люди в цифрах». С помощью онлайн-сервиса «Люди в цифрах» можно найти похожие вакансии ваших конкурентов и посмотреть, какую зарплату в них предлагают. Этот инструмент платный, но можно получить бесплатную демоверсию.

Пример анализа по «Карте вакансий» в сервисе «Люди в цифрах»

2) «Конкурентный анализ вакансии». С помощью этого сервиса вы можете сравнить условия вашей вакансии, в том числе уровень зарплаты, с условиями конкурентов (правда, конкурентов для сравнения сервис подбирает сам). Аналитика не такая подробная, как в «Людях в цифрах», зато конкурентный анализ бесплатный. Попасть в него можно, только если у вас есть работодательский аккаунт на hh.ru. Нужно войти в аккаунт, нажать на вкладку «Все сервисы» и выбрать там «Конкурентный анализ вакансии».

3) Самостоятельный анализ. Внимательное изучение на hh.ru похожих вакансий в вашем регионе тоже помогает составить представление о рыночном уровне. Еще один вариант — поиск в базе hh.ru и анализ резюме тех специалистов, которые подходят под ваши требования. Посмотрите, какую зарплату они указывают как желаемую.

Бывает, что зарплата «в рынке», но об этом знаете только вы, а соискатели этого не понимают. Они видят лишь то, что указано в вакансиях, и интерпретируют эту информацию по-своему.

Допустим, у вас «вилка»: для соискателей разного уровня оклад может начинаться от 40 000, 50 000 или 60 000 рублей. Плюс премии, которые могут достигать 50% от оклада. То есть максимальный доход в целом — 90 000 рублей. Рыночный уровень зарплаты для хорошего специалиста нужного вам профиля — от 70 000 рублей. Вы указали в вакансии только минимум — «от 40 000 рублей». Соискатели думают, что это и есть реальная зарплата («Да здесь максимум 50 000 будут платить, не больше»). Хорошие кандидаты, которые не рассматривают предложения меньше 70 000 рублей, пролистнут вакансию, даже не открывая.

Слишком широкая вилка (например, «от 30 000 до 300 000 рублей») вызывает недоверие и подозрение в обмане. Одни соискатели в таких случаях ориентируются на минимум и думают, что реальная зарплата не намного выше него. Другие, наоборот, ориентируются на максимум и потом чувствуют себя обманутыми, если их совокупный доход (с премиями) оказывается далек от заманчивого максимума.

3. Обязанности, требования, условия работы

Краткое описание вакансии — третье, на что соискатели обращают внимание, решая, открывать ли полный текст вакансии. Краткое описание формируется автоматически из вашего текста вакансии. Как сформулировать вакансию так, чтобы она понравилась соискателям и чтобы искусственный интеллект сформировал хорошее краткое описание?

Когда вы открываете на hh.ru поле для заполнения вакансии, вы видите там подсказки, где писать обязанности, где — требования, где — условия работы. Не игнорируйте их. Во-первых, вашу вакансию целиком прочитают только в том случае, если текст логично структурирован, разбит на смысловые блоки и не слишком длинный. Во-вторых, правильная структура вакансии обеспечивает хорошее краткое описание.

Используйте при описании вакансии маркированные списки — так соискателям будет проще воспринимать информацию, когда они откроют полное описание.

Пример без маркированного списка:

Обязанности: организация рабочих мест (установка, настройка сети, программ) Windows XP Professional, Win7; настройка и администрирование сетевого оборудования, установка, настройка и администрирование серверов, поддержание в рабочем состоянии сетевого и серверного оборудования, администрирование рабочих сетей, техподдержка пользователей и обслуживание оргтехники.

Пример с маркированным списком:

Теперь — к советам о содержании текста.

Пишите только самое основное — то, чем человек будет заниматься каждый день. Если поддаться соблазну добавить обязанностей «на вырост» или совместить в одной вакансии функционал для нескольких специалистов, это уменьшит количество откликов.

Формулируйте обязанности максимально просто, конкретно и коротко. Обширные туманные описания, больше похожие на эссе, чем на вакансии, отпугивают. Правило «чем лаконичнее, тем лучше», работает и здесь.

Главный принцип: не путать желаемое с действительным. Не завышайте требования «просто так». Так ли уж необходим, например, менеджеру по продажам опыт больше трех лет?

Указывайте только тот набор компетенций, без которого сотрудник действительно не сможет обойтись для выполнения ежедневных обязанностей и которым невозможно обучить новичка быстро. Всё, что сверх этого, можно указать с припиской «желательно» или «будет плюсом», но не формулировать как жесткое требование.

Сложные требования — мало откликов. Если у вас слишком широкий перечень, включающий такие навыки и опыт, которыми мало кто из соискателей обладает, то и откликов будет немного — таких специалистов может быть мало на рынке. Кроме того, стоит соотнести предлагаемую зарплату с учетом дополнительных требований — заинтересует ли она редкого специалиста или это ставка для середнячка с «базовым набором» знаний и умений?

Если есть сомнения, стоит сначала оценить по базе резюме hh.ru, что пишут о своем опыте, знаниях и навыках специалисты нужного вам профиля. Возможно, под ваши задачи нужен настолько уникальный набор компетенций, что проще научить нового сотрудника недостающим навыкам, чем найти того, кто обладает полным «готовым набором».

Меньше эмоций и «страшилок». Не стоит вместо прикладных требований к опыту и знаниям указывать качества, которые и так предполагаются у любого адекватного сотрудника, например желание работать и позитивное мышление. Это только перегружает вакансию.

Слишком авторитарная или негативно эмоциональная формулировка требований отпугивает соискателей. Например, пометки «Образование — строго МГУ, МГИМО, НИУ ВШЭ. », «Только с желанием работать! Без желания работать не беспокоить, это не к нам. ».

Не пишите требование о стрессоустойчивости и готовности к ненормированному графику просто «на всякий случай», если в реальности работа не предполагает очень жестких условий. Это отпугнет.

Что отличает вашу компанию от других? Укажите только преимущества. Стандартные условия — соблюдение Трудового кодекса, хороший офис, дружный коллектив, стабильность — не преимущества, а то, что должно быть по умолчанию. Перечисление таких условий в вакансии показывает, что компания не может предложить соискателям ничего сверх этого.

Что привлекает. Гибкий график, дополнительные выходные дни или возможность хотя бы несколько дней в неделю работать из дома, увеличенный оплачиваемый отпуск, расширенный социальный пакет (например, компенсация расходов на фитнес, расширенные программы ДМС), обучение за счет компании — если у вас есть подобные «печеньки», их точно стоит упомянуть.

Что отпугивает. Неприятные эмоции или настороженность вызывают жесткие и просто странные условия, сомнительный юмор («Опоздания недопустимы! За опоздания лишаем премий!», «Работа, полная страданий, боли и отчаяния»), рекламные лозунги, мотивирующие речевки. Никто не хочет оказаться в «тюрьме» или «секте». Тем не менее работодатели иногда сразу акцентируют внимание на том, что в компании строгий график работы и жесткий контроль, сложный документооборот, дресс-код, регулярные аттестации сотрудников. Это честно, но вряд ли востребованные специалисты пожелают откликнуться на такие условия, имея альтернативу.

4. Компания-работодатель

Название компании попадает в вакансию автоматически из вашего аккаунта на hh.ru. Какое наименование вы там написали, таким оно и будет в вакансиях, которые вы размещаете. Разумеется, неизвестные на рынке названия вызывают у соискателей меньше доверия, чем раскрученные бренды. А если компания с неизвестным названием к тому не оставила на странице работодателя никакой информации о себе, доверия будет еще меньше. Но даже у крупных известных компаний случаются провалы с тем, как они указали себя на hh.ru, что может снизить количество откликов на их вакансии. Вот несколько советов:

Два примера вакансий: суперуспех и полный провал

Все советы кажутся очевидными. Тем не менее о об этих простых вещах часто забывают. Когда приходится регулярно писать разные вакансии, «замыливается глаз».

Попробуйте перечитать вашу вакансию глазами соискателей: важна ли им та или иная информация? Понятно ли она сформулирована? Нет ли в тексте противоречий? Кажутся ли условия привлекательными? Нет ли лишних, несуразных требований?

По возможности попросите знакомых специалистов того профиля, работу в котором вы ищете, оценить вакансию сторонним взглядом. Проверьре ее по нашему чек-листу типичных ошибок.

Давайте для примера сравним две вакансии для самой востребованной сейчас позиции — менеджера по продажам. На одну поступило больше 40 000 откликов, на другую не пришло ни одного отклика. Вы сами увидите разницу.

Источник

PR- методы привлечения персонала

Конкуренция на рынке труда заставляет работодателей искать нетривиальные подходы к найму персонала – устраивать специальные акции, дни открытых дверей, объявлять конкурсы и стажировки.

Компании с наиболее прогрессивным подходом к управлению персоналом все больше убеждаются в результативности event-рекрутинга.

Можно выделить следующие PR-методы привлечения персонала:

От обычной ярмарки вакансий современные event-мероприятия отличаются дополнительными мотивирующими акциями, которые позволяют компаниям выделиться среди других работодателей. Это обучающие семинары, лекции для студентов, конкурсы или кейс-методы. Они позволяют не только создать положительный образ компании, но и проверить навыки и знания претендентов, сэкономив время на предварительном отборе.

Ярким примером формирования положительного имиджа служит создание внешнего сайта компании, который является необходимым и обязательным условием для позиционирования фирмы на рынке.

Для привлечения персонала важно, чтобы кандидаты получили не только общую информацию о компании на ее сайте, но и составили некое представление о корпоративной культуре, перспективах развития организации и, следовательно, о возможностях собственного роста. Для привлечения сотрудников на стартовые позиции достаточно эффективным способом является также создание собственного промо-ресурса, адресованного молодым специалистам. Для этого может быть использована Интернет-страница на портале кадрового агентства, специализирующегося на подборе сотрудников данной категории.

Результативными могут оказаться следующие акции и мероприятия:

1. Размещение имиджевых статей и интервью с сотрудниками организаций в изданиях, освещающих сегмент рынка, в котором работает компания, либо посвященных вопросам трудоустройства

2. Спонсорство различных студенческих мероприятий, конкурсов, конференций. Руководители подразделений могут выступать, например, в качестве жюри, отмечая молодых специалистов «в деле»

3. Проведение лекций и семинаров в ВУЗах на профильных для организации факультетах специалистами компании

4. Размещение имиджевой рекламы в СМИ

Внутренние PR акции, направленные на привлечение потенциальных работников – это знакомство с компанией, где определяется не только готовность претендента принять предлагаемые условия контракта, войти в организацию и закрепиться в ней, но и желание поддерживать и распространять позитивный образ компании.

Среди внутренних PR акций выделяют следующие:

1. Подача материала – объявления о вакансии, ответы на вопросы кандидатов, место и время встречи. От представителя компании, который общается с соискателями, требуется грамотная презентация вакансии и непосредственного руководителя будущего сотрудника;

2. Раздаточный материал – презентационный пакет, содержащий основные сведения об организации: миссия, история создания, направление деятельности, первые лица и ключевые фигуры, контактная информация (в т.ч. адрес сайта в Интернете, адрес электронной почты), а также подшивка публикаций в СМИ;

3. Конкурсный отбор – определяются условия отбора, особенности и форма его проведения, оповещение о результатах прохождения этапов конкурса. Все это должно выглядеть привлекательным для потенциальных участников;

4. Процедура приема на работу и ознакомления с должностью – первый человек, которого видит будущий сотрудник как представителя компании, формирует впечатление об организации своим поведением, стилем проведения собеседования и ответами на вопросы кандидата. В глазах потенциального работника должен сформироваться определенный «ореол» вокруг должности и компании: чем труднее пройти конкурсный отбор, тем более высока ценность полученной работы.

Большинство вышеперечисленных акций и мероприятий, предназначенных для эффективного привлечения персонала в организацию, проводятся в таких крупных отечественных компаниях, как «Банк Русский Стандарт», «Альфа-Банк», «М-Видео», подразделениях РАО ЕЭС России, МТС и др.

Благодаря комплексному подходу к решению кадровой проблемы компаниям удается привлекать и удерживать высококвалифицированных специалистов. Мастерство поиска и отбора персонала постоянно совершенствуется. Использование передовых методов оценки, привлечение дополнительных инструментов для поддержания интереса соискателя, профессиональные «маневры» и креативный подход к решению задач – все это становится повседневной практикой менеджеров по управлению персоналом. Делая ставку на молодежь, используя при этом конкурентные свои преимущества, компании способны заполучить самый прогрессивный сегмент кадрового рынка. И event на сегодняшний день – наиболее гибкий и эффективный инструмент, который не только позволяет бизнесу решать текущие имиджевые и рекрутинговые задачи, но и оптимизирует его взаимодействие с кадровым рынком.

Источник