Что проверяет внешний аудит

Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита

Внутренний и внешний аудит — две стороны одной медали. И медаль эта — компания. Аудит проводят специалисты разного уровня и разного подчинения. Но все они призваны найти в компании слабые места и тех, кто использовал их ради собственной выгоды, а также определить остальные участки, которые можно оптимизировать. Часто результаты работы внутреннего аудита используют для проведения внешнего аудита. В этом материале собраны различия внешнего и внутреннего аудита.

Что такое внутренний аудит

Внутренний аудит — это вид независимой оценки работы компании или ее составляющих. Результаты внутреннего аудита помогают руководству увидеть эффективность работы менеджмента по определенным показателям. Также позволяют проверить достоверность финансовой отчетности, качество и соблюдение порядка ведения бухучета, сохранность активов, недоработки по документообороту, соблюдение буквы закона при выполнении операций и любую другую деятельность департаментов или функционирование системы компании по заказу руководства.

Внутренний аудит проводят сами сотрудники предприятия. В это подразделение должны входить специалисты, не имеющие отношения к бухучету или любому другому проверяемому направлению. Иначе это противоречит принципу незаинтересованности. Интересно, что принцип независимости для отдела внутреннего аудита носит внешний характер, поскольку проверяющие все же находятся в подчинении у руководства компании.

Департамент внутреннего аудита может существовать в компании отдельной единицей на постоянной основе или работать в формате комиссии. Приоритеты работы этого отдела определяет руководство компании.

Преимущества внутреннего аудита состоят в том, что его проводят сотрудники компании, которые погружены в ее процессы и хорошо ориентируются в них. Они заинтересованы в обнаружении ошибок и недоработок, а их заключения могут влиять на управленческие решения и процессы в компании для улучшения результатов.

Недостатки внутреннего аудита заключаются в том, что сотрудники фирмы работают на определенном участке и не могут дать объективную оценку при проверке. Чаще всего проведение внутреннего аудита связано с передачей материальной ответственности, поиском схем мошенничества, обнаружением или предотвращением хищений, повышением эффективности работы определенного участка компании.
Услугами службы внутреннего аудита пользуются открытые акционерные общества с филиалами и структурными подразделениями, холдинги с несколькими юридическими лицами, региональные компании, а также фирмы, ведущие отчетность по МСФО.

Что такое внешний аудит

Внешний аудит — это независимая оценка работы компании. Ее проводят специалисты аудиторской фирмы. Специалистов, которые проводят внешний аудит в компании, не должны связывать никакие родственные связи с руководством проверяемой компании, должности в ней или другие обязательства, кроме указанных в договоре на проверку. Его проводят по требованию собственников и акционеров компании, а также согласно законам.

Внешний аудит проводят:

Процесс проведения внешнего аудита тщательно планируется, его ход и участки работы прописывают в договоре с компанией-клиентом. Сам коллектив уведомляют о грядущей проверке и знакомят с ее целью. Конечным результатом работы внешнего аудита выступает аудиторское заключение в письменной форме. Оно содержит полные данные об аудиторе, сроке проверки, ее объекте и результатах. Эти данные могут использоваться для управленческих решений в дальнейшем.

Преимущества внешнего аудита заключаются в том, что специалисты, которые его выполняют, независимы от руководства компании и работают в интересах заказчика. Они предоставляют оценку состояния компании, дают “взгляд со стороны” и могут также, кроме проверки документов, провести опрос сотрудников, анкетирование, проверить рабочие процессы на местах.

Недостатки внешнего аудита кроются в трактовке обнаруженных ошибок и несоответствий в документах и отчетах. Так сказано в исследовании, опубликованном в журнале The Accounting Review сотрудниками факультета EY Эрин Гамильтон и Джейсоном Смитом из Университета Невады, Лас-Вегас.
«Фундаментальное различие между ошибкой в ​​бухгалтерском учете и мошенничеством заключается в намерении, лежащем в основе искажения, поэтому, если менеджеры совершают мошенничество способами, которые кажутся непреднамеренными, аудиторы могут ошибочно полагать, что полученные искажения являются невинными ошибками, а не попытками мошенничества», — говорит Смит.
Интересно, что в 2-х проведенных исследователями экспериментах выяснилось, что менеджеры склоняются чаще опускать расходы, чем завышать доходы компании.

Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита

В фокусе внимания внутреннего и внешнего аудита находится компания и ее функционирование. Их отличают между собой специалисты, которые проводят аудит, а также заказчики, частота и тип проведения этих работ.
Список отличительных черт внутреннего и внешнего аудита представлен в сравнительной таблице.

Таблица. Сравнительная характеристика внешнего и внутреннего аудита

Внешнему аудитору важно защищать интересы клиентов компании. Внутреннему — интересы самой компании. Второй будет более ценным специалистом, поскольку работает на своей территории и сканирует компанию на наличие ошибок, “пробоин” и мошенничеств. Если вы хотите расширить карьерные перспективы и научиться эффективно работать в качестве специалиста по непрерывному улучшению процессов компании, то вам подойдут курсы по внутреннему аудиту.

Источник

Внешний аудит СМК. Что и как будет проверять «ревизор»?

Ильдар Инелеев

директор по странам СНГ Органа по сертификации Cert International (Словакия), ведущий аудитор IRCA

Внешний аудит СМК в организации и порядок его проведения вызывают у руководителей и сотрудников массу вопросов. Стоит ли бояться «ревизора», что именно он будет проверять и какие последствия могут возникнуть при несоответствии системы менеджмента качества компании стандарту.

Как правило, менеджеры по качеству, сотрудники отдела системы менеджмента качества (далее – СМК), внутренние аудиторы СМК – люди подготовленные, прошедшие обучение по стандарту ISO 9001, то есть говорящие с аудиторами на «одном языке». Но при аудите начальников, специалистов, работников отделов, цехов, служб, лабораторий зачастую возникает некий барьер. Барьер, связанный с их недопониманием того, что хочет проверить аудитор, зачем он задает эти вопросы, поскольку им не ясна цель аудита СМК. Однако все же эта статья в первую очередь адресована руководителям, владельцам предприятий как лидерам, наиболее заинтересованным в успешной деятельности компании.

Что такое качество

Несмотря на то, что первая версия стандарта ISO 9001 вышла в далеком 1987 году, до настоящего времени немалая часть сотрудников предприятий, включая иногда и руководителей, недостаточно полно понимают суть слова «качество», как термина ISO 9001, что в свою очередь приводит к непониманию сути аудита СМК.

Кстати, зачастую мнение потребителя о потребляемой им продукции значительно отличается от мнения «контролирующих подразделений». Другими словами, если продукция обладает сертификатом соответствия ISO 9001, свидетельствами, паспортами качества – это еще не значит, что потребитель будет от нее в восторге.

Не стоит также забывать, что потребитель бывает «внешний» и «внутренний». В этой связи продукция или услуга также бывает «внутренней» и «внешней», поэтому очень важно, чтобы каждый работник предприятия четко понимал, кто является его внутренним потребителем, на которого он должен ориентироваться. То есть удовлетворенность внешнего потребителя и удовлетворенность внутреннего потребителя – два тесно связанных между собой понятия, которые могут очень сильно влиять друг на друга, причем как положительно, так и отрицательно.

Качество – это степень восторга клиента.

Аудитор оценивает качество

Таким образом, проверяющий оценивает способность предприятия «приводить в восторг» своего потребителя, подразумевая то, что предприятие учитывает все риски и возможности, влияющие на способность предприятия удовлетворить потребителя.

факт планирования своей деятельности исходя из требований и ожиданий потребителя;

учет внешних и внутренних (положительных и отрицательных) факторов, влияющих на достижение запланированных задач, и реагирование на них;

подбор и обучение сотрудников, способных в своей работе ориентироваться на потребителя и максимально быстро реагировать на его претензии и пожелания;

формирование базы знаний, позволяющей при необходимости оперативно найти нужное решение, удовлетворяющее, прежде всего, потребителя;

поддержание в рабочем состоянии оборудования, зданий, помещений, средств измерений, санитарно-гигиенических условий и даже психологического климата в коллективе, необходимых для производства продукции или услуг надлежащего качества;

выбор закупаемого сырья, материалов, услуг, учитывающий их возможное влияние на удовлетворенность потребителя;

ведение и сохранение всей документации, необходимой для выяснения причины проблемы, если потребитель предъявит претензию,

Аудитор СМК – адвокат потребителя.

Другими словами, проверяющий, выступая в роли «адвоката», защищающего интересы потребителя, пытается убедиться, что организация делает все, что в итоге может вызвать «восторг потребителя».

В этой связи хотелось бы осветить несколько очень важных вопросов. Во-первых, необходимо понимать, что внешний аудитор СМК – не «ревизор», который пришел с целью найти недостатки в вашей работе и наказать компанию. Это человек, который в процессе аудита пытается дать оценку работе предприятия: «деятельность соответствует требованиям стандарта ISO 9001» или «деятельность не соответствует требованиям стандарта ISO 9001». Все несоответствия, выявленные в ходе проведения аудитов СМК, фиксируются с единственной целью: найти решения проблем, чтобы в дальнейшем они не повторялись.

Но, к большому сожалению, до сих пор, по мнению работников многих предприятий, внешний аудитор – это ревизор, который приходит карать за ошибки в работе. Откровенности ради, необходимо признать, что порой некоторые аудиторы своим поведением только способствуют укреплению такого мнения.

Все несоответствия, выявленные в ходе проведения аудитов СМК, фиксируются с единственной целью: найти решения проблем, чтобы в дальнейшем они не повторялись.

Очень важна роль руководителя предприятия в части подготовки персонала к внешнему аудиту СМК ISO 9001:2015.

Главным лозунгом для руководителя должен стать следующее положение:

В несоответствиях, выявленных в ходе аудита, никто не виноват. «Виновата» ошибка в системе управления предприятием!

Пункт 4.4.1 стандарта ISO 9001:2015 требует «определить процессы, необходимые для СМК и их применение внутри организации». Поэтому каждый работник должен четко понимать, участником каких процессов СМК он является. Для проверки этого аудитор может попросить работника показать и разъяснить описание процесса, какие критерии установлены по каждому процессу. При этом аудитор вправе попросить предъявить доказательство выполнения того или иного этапа процесса.

Аудит СМК на примере реального производства

Пример аудита СМК предприятия № 1

В процессе «Ремонт оборудования» указано: «Плановый ремонт осуществляется в соответствии с Годовым графиком ремонтов, составленным главным механиком, согласованным с начальниками цехов и утверждаемым директором не позднее 15 января. После каждого проведенного ремонта составляется «Акт проведения ремонта».

Для проверки этого требования аудитор может попросить действующий Годовой график ремонтов и проверить в нем наличие всех подписей и соответствия даты утверждения. Затем попросить показать какой-либо «Акт проведения ремонта» и проверить, соответствует ли дата фактически проведенного ремонта плановой дате. Далее аудитор может поинтересоваться о качестве плановых ремонтов, то есть уточнить, были ли какие-либо работы, связанные с ненадлежащими плановыми ремонтами.

Пример аудита СМК предприятия № 2

В Положении по автоперевозкам грузов указано: «При порче перевозимого груза составляется соответствующий акт и вносится запись о предпринятых действиях в журнал № 5».

Для проверки этого требования аудитор может попросить показать журнал № 5 и сверить записи в нем с наличием актов о порче грузов. Далее аудитор может попросить рассказать о причинах порчи и что было сделано для предотвращения подобных инцидентов в будущем.

Пример аудита СМК предприятия № 3

В Правилах документооборота указано: «Все действующие инструкции должны пересматриваться на заседаниях рабочей комиссии не менее одного раза в год с обязательным проставлением соответствующей отметки о пересмотре на последней странице каждого документа».

Для проверки этого требования аудитор может попросить показать протокол последнего заседания рабочей комиссии, а также проверить наличие соответствующих отметок на документах. В случае, если в инструкцию были внесены какие-либо изменения или дополнения, аудитор может уточнить, знает ли об этом персонал.

Кроме того, в соответствии с требованиями пункта 7.3 «Осведомленность» стандарта ISO 9001:2015 любой работник независимо от занимаемой должности (от рядового работника до директора) должен понимать, какой вклад он вносит в дело обеспечения удовлетворенности потребителя. Также работник должен четко осознавать последствия невыполнения им своих обязанностей и как это прямо или косвенно может повлиять на удовлетворенность потребителя.

Здесь важно довести до работников, что за сухими фразами инструкций и регламентов может быть нечто большее, чем просто исполнение или неисполнение должностных обязанностей. В ходе аудита аудитором используются различные методы: беседы с работниками, наблюдение за деятельностью, просмотр различной документации. Именно это в конечном итоге и определяет качество аудита СМК.

Любимая история Марка Цукерберга: «В 1962 году Джон Кеннеди посетил космический центр NASA. В одном кабинете он заметил уборщика, который так увлеченно подметал пол, что даже не отреагировал на него.

«Привет, я Джон Кеннеди. Что вы здесь делаете?» – обратился к нему Кеннеди. На что уборщик ответил:

«Я работаю, чтобы человек смог полететь на Луну, мистер президент».

Источник

Понятие внутреннего аудита и различие между внешним и внутренним аудитом

Автор: Сергей Уткин, внутренний аудитор, член Ассоциации «Институт внутренних аудиторов»

Понятие внутреннего аудита

В настоящее время существует разная литература о внутреннем аудите, в которой можно встретить различные понятия внутреннего аудита, его определения и толкования. Кто-то считает внутренний аудит процессом, подчиненным внутреннему контролю, или его элементом, кто-то – контрольной или оценочной деятельностью, кто-то – деятельностью по обеспечению руководства качественной информацией и т.д.

Всё международное сообщество признаёт определение международного Института внутренних аудиторов (The Institute of Internal Auditors, или The IIA ): «Внутренний аудит – это деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления».

Данное определение полным образом охватывает основные характеристики внутреннего аудита в его современном понятии и дает его точное понимание. Исходя из него, очевидно, что внутренний аудит является одной из функций управления.

Руководство и собственники организации ожидают и хотят быть уверены, что поставленные цели будут достигнуты, а плановые показатели будут выполнены, и при этом деятельность организации и действия сотрудников соответствуют действующему законодательству, установленным технологиям, принятым принципам и правилам и т.п. Для обеспечения этого в организации создаются и внедряются системное управление рисками и постоянно повышается эффективность системы внутреннего контроля и аудита.

Соответственно, объектом работы подразделения внутреннего аудита может стать любой процесс, функциональное направление и система в деятельности организации, например: снабжение товарно-материальными запасами, управление персоналом, процесс подготовки финансовой (бухгалтерской), управленческой отчетности, информационные технологии, корпоративная культура и пр.

Отличительными особенностями внутреннего аудита являются:

Независимость: внутренние аудиторы не принимают непосредственного участия в проверяемом процессе и организационно не подчинены руководителям процесса.

Объективность: беспристрастность оценок и выводов внутренних аудиторов.

Системность и последовательность подхода: какие направления/ вопросы исследовать/ проверять; что проверять в первую очередь, как часто; широта и глубина охвата деятельности организации исследованиями/проверками и пр.

Приоритетность в работе внутреннего аудита определяется собственниками и руководством организации, как правило, на основе понимания и оценок существующих рисков и видения проблемных вопросов деятельности.

Необходимость существования внутреннего аудита для бизнеса давно признана в России. Для некоторых отраслей и организаций наличие выделенной функции внутреннего контроля и аудита является обязательным, что регулируется законодательством РФ. Речь идет о банковской и страховой отраслях, государственной компании «Росавтодор», государственных корпорациях (Росатом, Роскосмос и др.)). Например, в законодательстве РФ существуют следующие нормативные акты, регулирующие внутренний аудит в различных отраслях и отдельных организациях (перечень не является полным; актуален на 2018 год):

Закон РФ от 27.11.1992 N 4015-1 (в ред. 2013 г.) «Об организации страхового дела в Российской Федерации»

Статья 95 Глава 15 Закона о Центральном банке РФ

Статья 25 Закона о страховании вкладов физических лиц в банках

Статья 8 Закона о Банке Развития (Внешэкономбанке)

Статья 20 Закона о государственной компании Росавтодор

Статья 32 Закона о государственной корпорации Росатом

Статья 32 Закона о государственной корпорации по космической деятельности «Роскосмос»

Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 N 327 (ред. от 31.03.2017)

Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 N 320 (ред. от 30.03.2017)

Программа утверждена распоряжением Правительства РФ от 30.12.2013 N 2593-р

В рамках Плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование корпоративного управления» (утв. распоряжением Правительства РФ от 25.06.2016 № 1315-Р)

Различие между внешним и внутренним аудитом

При всей схожести работы внутренних и внешних аудиторов (планирование деятельности, документирование действий, подготовка отчетов по результатам, следование стандартам/правилам и т.п.) имеется ряд существенных, можно сказать, принципиальных, отличий.

Объект и результат аудита

а. Для внешнего аудита объектом работы является финансовая (бухгалтерская) отчетность организации, и результатом работы внешнего аудита является заключение о ее достоверности. Соответственно, все действия специалистов внешнего аудита нацелены на получение подтверждений или опровержений достоверности показателей финансовой (бухгалтерской) отчетности, что, в свою очередь определяет, каким будет заключение (согласно Международным стандартам аудита) – модифицированным, не модифицированным, отказ в подтверждение ФО; заключение может быть положительным, отрицательным, с оговоркой.

б. Для внутреннего аудита объектом работы является абсолютно любой процесс, функциональное направление и система в деятельности организации, с целью оценки эффективности и экономичности операций, а также соблюдения требований законодательства. Например:

Снабжение товарно-материальными запасами: план закупок, выбор поставщика, складское хозяйство (приемка-хранение-выдача в производство) и проч.

Управление персоналом, включая процессы найма, повышения квалификации, оплаты труда и мотивации сотрудников.

Процесс подготовки финансовой (бухгалтерской), а также и управленческой отчетности, включая контроли полноты, своевременности и точности отражения в учете выполненных операций.

Информационные технологии, начиная от вопросов внедрения до проверки контролей правильности работы алгоритмов.

Работа конкретных производственных объектов от соответствия выработки продукции утвержденным планам до эффективности загрузки отдельных производственных мощностей – предприятий, цехов, участков, вплоть до конкретных станков, если необходимо.

Корпоративная культура, начиная от следования сотрудниками установленным в организации принципам и правилам работы и поведения, вплоть до деловой этики и контроля конфликтов интересов.

Результатом работы внутреннего аудита является повышение эффективности деятельности проверенного процесса, функционального направления, системы и, через это, организации в целом.

Периодичность работы и специфика

а. Внешний аудит проверяет совершённые операции и деятельность организации по завершении отчетного периода (как правило, год, иногда полугодие, 9 месяцев), когда еще существует возможность внести корректировки в учётные регистры и изменить показатели отчетности, но нет никакой возможности исправить уже принятые управленческие решения и их влияние на процессы и эффективность/результаты деятельности.

б. Внутренний аудит выполняет работу непрерывно в ходе осуществления организацией деятельности и операций. Соответственно, еще имеется возможность внести корректировки в принимаемые и даже принятые управленческие решения, чтобы обеспечить должную эффективность и результаты деятельности.

Основные пользователи

а. Пользователями результатов работы внешнего аудита (заключения о достоверности отчетности) являются в основном внешние для организации пользователи: государственные органы (налоговая инспекция, социальные фонды и пр.), акционеры, инвесторы, кредиторы и т.п.

б. Пользователями результатов работы внутреннего аудита являются руководители и специалисты организации, непосредственно участвующие в процессах, и собственники (через Совет директоров/Комитет по аудиту).

Основные различия между внешним и внутренним аудитом кратко сведены в таблице ниже:

Внешний аудит

Внутренний аудит

Выражение мнения о достоверности финансовой отчетности организации.

Повышение эффективности деятельности компании, уверенность в достижении организацией поставленных целей, результатов.

Основные
пользователи результата

Инвесторы, акционеры, кредиторы, государственные органы.

Совет директоров (Комитет по аудиту), руководство организации, в первую очередь, высшего уровня.

Финансовая, бухгалтерская отчетность организации. Система внутреннего контроля в части подготовки финансовой, бухгалтерской отчетности.

Системы внутреннего контроля, управления рисками, корпоративного управления.

Фокусируется на уже выполненных операциях и событиях, способных оказать существенное воздействие на финансовую, бухгалтерскую отчетность организации; не рассматривает вопросы экономической обоснованности управленческих решений.

Фокусируется на событиях, препятствующих эффективному достижению организацией поставленных целей; дает оценку экономической обоснованности управленческих решений.

Проверка операций и данных, как правило, уже по окончании отчетного периода.

Непрерывная проверка систем, процессов, операций и данных на основе годового плана аудитов, а также срочных заданий Совета директоров/ Комитета по аудиту и руководства.

Источник