Что проверяют при инвентаризации подотчетных сумм
Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)
Какие бумаги проверяют при проведении проверки расчетов с подотчетными лицами?
При проведении проверки расчетов с подотчетниками налоговики обычно запрашивают:
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Контролера могут заинтересовать и другие документы, например, по оплате работ по гражданско-правовым договорам через подотчетников.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, узнайте как избежать ошибок в расчетах с подотчетными лицами. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Документы, устанавливающие порядок расчетов в организации
Часто проверяющие наказывают предприятие за отсутствие документа, устанавливающего список подотчетников. Правомерность таких действий является спорной, так как руководитель в каждый раз при выдаче аванса подотчетнику подписывает соответствующее распоряжение, а нормативными актами форма такого распоряжения не утверждена.
По этой причине требование о наличии единого приказа не совсем аргументировано, однако лучше его все-таки сделать, чтобы не иметь лишних проблем с налоговиками. Совсем другое дело, если сотрудник что-то приобретает, а потом приносит в бухгалтерию чеки и другие оправдательные документы, а бухгалтер оформляет авансовый отчет, по которому вся сумма, потраченная работником, вписывается в графу «Перерасход». Далее деньги возвращаются работнику через кассу или на банковскую карту.
В этом случае наличие документа, устанавливающего список подотчетников (приказ, распоряжение), крайне желательно, так как работник фактически не имеет письменного указания осуществить покупку и такие действия могут быть расценены как реализация товара со всеми вытекающими последствиями (удержание НДФЛ, невозможность вычесть НДС). Поэтому в приказе нужно определить, что в отдельных ситуациях при наличии производственной необходимости подотчетник, упомянутый в данном акте, может покупать для фирмы имущество, используя собственные денежные средства, а фирма, в свою очередь, компенсирует потраченные суммы.
На основании авансового отчета суммы расходов, произведенных сотрудником, принимаются к учету и относятся на соответствующие их назначению счета.
Как учитывать расчеты с подотчетными лицами, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к указаниям экспертов.
В соответствии с подп. 6.3 п. 6 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У) деньги вручаются под отчет работникам, при этом под работниками подразумевают две группы людей (п. 5 указания № 3210-У):
Один из основных принципов расчетов с подотчетниками описан в п. 6.3 указания № 3210-У. Согласно ему, работник должен не позднее количества дней, установленного в локальном акте работодателя, с момента истечения срока, на который были выданы деньги (или выхода на работу), предоставить отчет со всеми подтверждающими расходы бумагами (чеками, квитанциями и др.). Контролируются такие операции главбухом, ответственным бухгалтером или руководителем, они же и утверждают документ в установленные на предприятии сроки.
Проверка целевого расходования средств
Смысл выдачи аванса подотчетному лицу в том, что деньги оно получает на приобретение определенных товаров, работ, услуг для нужд организации. Следовательно, один из главных критериев отнесения потраченных сумм на расходы — целевой характер их расходования.
Для получения аванса работник составляет служебную записку с просьбой выдать ему сумму на определенные нужды (суточные, проезд и проживание в служебной командировке, приобретение товаров и услуг, наличные расчеты с поставщиком или подрядчиком и т. д.).
Контролер при проведении проверки сверяет характер произведенных расходов с заявленными в приказе (распоряжении) на выдачу средств. Так, если в служебной записке сотрудник просит выдать ему сумму для командировки в Москву, а предъявлены билеты на самолет до Санкт-Петербурга и обратно, налоговики сочтут такие расходы необоснованно принятыми к учету.
Нарушением могут счесть, например, расходы по командировке на конференцию медработников сотрудника организации, не имеющей отношения к медицине, так как в этом случае затраты не будет являться экономически обоснованными.
То же самое касается и других трат подотчетных сумм: деньги на спецоборудование не могут быть потрачены на канцтовары, на деньги для оплаты строительных работ нельзя купить материалы и т. д.
Проверка первичной документации
Даже если работник получил от фирмы средства на покупку, в магазине он будет являться обычным физлицом, а не представителем организации (если, конечно, у него нет доверенности и печати). Продавец при реализации товаров населению обязан предоставлять кассовый чек или другой заменяющий его документ.
В то же время фирме для списания расходов, произведенных работником, чека ККТ может быть мало, так как в нем бывает прописана только общая сумма без указания конкретного приобретения, что не позволяет подтвердить экономическую обоснованность затрат и не дает оснований бухгалтеру отнести расходы на конкретные статьи. В такой ситуации продавец обязан по требованию покупателя выдать товарный чек, содержащий все необходимые реквизиты: наименование, количество ТМЦ (услуги), общую сумму, дату и др.
Когда чек ККТ содержит все необходимые реквизиты, этого достаточно для принятия к учету и возмещения сотруднику потраченных средств, однако наличие товарного чека будет также приветствоваться.
Если работник оплатил работы, товары, услуги наличкой в кассу поставщика (подрядчика), отчитываясь, он должен предоставить в бухгалтерию квитанцию к ПКО и накладную (акт, если приобретены работы, услуги).
Проверка кассовой дисциплины при оформлении авансовых отчетов
Помимо этого, не стоит забывать про лимит кассы. Согласно вышеупомянутому указанию, компания должна утвердить приказом или иным документом максимальную сумму наличности, разрешенную к хранению на конец рабочего дня (лимит кассы). Рассчитывается он исходя из множества условий, перечисленных в приложении к указанию № 3210-У: характер и расписание работы, объем среднедневной наличной выручки и др. Кроме того, недорасходование средств, выданных под отчет и возвращенных в кассу, может привести к превышению максимально допустимых сумм.
ВАЖНО! Согласно п. 2 указания № 3210-У предприятия — субъекты малого бизнеса, а также ИП не обязаны устанавливать лимит кассы.
При расчете наличными подотчетник и бухгалтер также должны помнить о том, что существует предельный размер наличных расчетов между организациями (или ИП). В 2020-2021 годах предельная сумма, которую может внести в кассу контрагента работник организации по одному договору — 100 000 руб. Подотчетник может внести в кассу поставщика сколько угодно денег, если договоров несколько и каждый платеж не превышает 100 000 руб. При этом предмет соглашения и характер сделки должны быть действительно разными, так как проверяющие обязательно заинтересуются тем, насколько обоснованно существование сразу нескольких договоров между двумя юрлицами. Если налоговики придут к выводу, что на несколько составляющих раздробили одну и ту же сделку, организацию могут серьезно наказать за нарушение кассовой дисциплины. Согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП, за подобные нарушения налагают штраф в размере 4 000–5 000 руб. на должностное лицо и 40 000–50 000 руб. на организацию. При этом законом не оговаривается, на которую из сторон налагается штраф: на того, кто внес сумму, или на того, кто принял. Поэтому часто ФНС штрафует сразу обе стороны сделки.
Подробнее о том, как избежать ошибок при проведении кассовых операций, читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Доначисление НДФЛ при проверке расчетов с подотчетными лицами
П. 1 ст. 210 НК РФ предусматривает, что НДФЛ облагаются все доходы физлица в денежной и материальной форме, а также суммы материальной выгоды.
Что же делать, если работник не предоставил все необходимые подтверждающие документы или подотчетная сумма не была возвращена в кассу? В такой ситуации проверяющие имеют полное право трактовать выплаты по авансовому отчету неправомерными и отнести их к доходам работника.
Дело в том, что отсутствие в документах необходимых реквизитов или отсутствие самого документа, подтверждающего расходы, ставит под сомнение правомерность принятия таких расходов к учету, а также наличие самого факта произведенных расходов. Поэтому бухгалтер должен тщательно проверять предоставленные подотчетником документы, наличие в них всех необходимых реквизитов, следить за правильностью составления авансового отчета, указанных в нем сумм, соответствием приобретенных ТМЦ или услуг заявленным целям в авансовых документах.
О том, как дисциплинировать работника, не отчитывающегося по выданным деньгам, читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем».
Ошибки в бухучете
Бумаги, прикладываемые к отчету, доказывают покупку работником материальных ценностей (приобретение услуг) для нужд фирмы. На основании авансового отчета бухгалтер делает запись по Кт счета 71 и Дт счетов учета затрат. В зависимости от того, что купил сотрудник, счет 71 корреспондирует со счетом 10 (если приобретены ТМЦ), 08 (оборудование), 20, 26 (если приобретены услуги, работы).
Неправомерность учета ТМЦ, документы по которым отсутствуют или имеют существенные недочеты, может быть расценена проверяющими органами и судом как бухгалтерская ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»).
В общем случае отсутствие документов, подтверждающих произведенные расходы, или их неправильное оформление влечет за собой невозможность уменьшить налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).
О том, что можно считать бухгалтерской ошибкой и как ее исправить, читайте в статье «Способы исправления в бухгалтерском учете и отчетности».
Особенности налогового учета подотчетных сумм упрощенцев
Бывает, что подотчетное лицо перерасходует средства, выданные ему на покупку, либо аванс ему совсем не предоставляется, а покупает оно все целиком из собственных денег. В такой ситуации есть определенные нюансы налогового учета предприятий, работающих на упрощенной системе налогообложения «доходы минус расходы».
Дело в том, что при УСН доходы и расходы учитывают кассовым методом, то есть по факту получения денег или оплаты расходов. В данном случае, приняв от подотчетника все приобретения и утвердив авансовый отчет, невозможно отнести к затратам (уменьшению налогооблагаемой базы) все произведенные расходы. К расходам их можно отнести тогда, когда организация за них фактически заплатила (письмо Минфина РФ от 17.01.2012 № 03-11-11/4), то есть в момент, когда сотруднику возместят перерасход по покупке.
01.10.20__ Иванов И. И. получил распоряжение от руководства ООО «Омега», применяющего УСН 15%, купить партию канцтоваров для нужд бухгалтерии. Из кассы он получил на эти цели 1 000 руб. Придя в магазин, Иванов обнаружил, что для покупки необходимого товара ему понадобится 1 200 руб., и ему пришлось заплатить недостающие 200 руб. из собственных средств. В тот же день Иванов вернулся на работу, где отчитался за потраченные деньги, а купленные канцтовары сдал на склад. Руководство утвердило авансовый отчет в сумме 1 200 руб. и приняло решение выплатить Иванову сумму перерасхода. Однако в кассе не оказалось наличных средств, так как бухгалтер уже отвез в банк дневную выручку организации. Поэтому деньги Иванову выплатили только на следующий день.
Бухгалтерские операции отражаются проводками:
Дт 71 Кт 50 — 1 000 руб. — выданы деньги под отчет;
Дт 10 Кт 71 — 1 200 руб. — приняты канцтовары;
Дт 26 Кт 10 — 1 200 руб. — списаны на общехозяйственные расходы приобретенные канцтовары;
Дт 71 Кт 50 — 200 руб. — выплачена Иванову И. И. сумма перерасхода по авансовому отчету.
В налоговом учете расходы принимаются следующим образом: 01.10.20__ — 1 000 руб., 02.10.20__ — 200 руб.
При этом нарушение порядка принятия расходов в налоговом учете не будет существенным, если утверждение авансового отчета и выплата перерасхода по нему происходят в рамках одного квартала, так как авансовые платежи по налогу, применяемому организациями на УСН, формируются на основе поквартального учета. Однако возможна ситуация, когда работник (часто руководитель в небольшой фирме) отчитывается сразу за крупные суммы расходов, произведенных за свой счет, а кассовой выручки или денег на расчетном счете для возмещения перерасхода не хватает. Если это происходит в разных кварталах или годах (в январе выплачивают деньги за декабрьский авансовый отчет), могут возникнуть крупные разницы сумм бухгалтерского и налогового учета.
Также при применении УСН «доходы минус расходы» довольно распространенной бывает ошибка, когда бухгалтер учитывает оплаченные через подотчетное лицо авансы поставщика. В такой ситуации подотчетное лицо получает на руки деньги для оплаты аванса по договору с контрагентом. Он относит деньги в кассу поставщика, где ему выдают ПКО и чек ККТ. Однако других документов (накладная, акт сдачи-приемки или приема-передачи) он не получает, так как товары еще не поставлены (услуги, работы не выполнены). В этом случае бухгалтер должен учесть затраты в расчете налогооблагаемой базы не на дату утверждения отчета, а тогда, когда товары фактически поступят в организацию.
Итоги
Для ФНС проверка расчетов с подотчетными лицами связана с анализом четырех основных аспектов:
Рекомендуем бухгалтерам обратить на это особое внимание.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)
Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:
Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.
Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:
В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.
К числу таких локальных актов относятся:
В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
В путеводителе от КонсультантПлюс вы найдете нюансы и пошаговые алгоритмы выдачи средств под авансовый отчет, а также оформлению расчетов с подотчетными лицами. Изучите материал бесплатно, получив пробный онлайн-доступ к системе К+.
В срок, не превышающий количества дней, установленного работодателем, после окончания граничной даты (или в 3-х дневный срок после выхода на работу из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами (требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.
Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.
Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.
В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».
По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ и страхвзносов с выданных сумм.
ВАЖНО! Доначисление НДФЛ и взносов возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.
Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.
Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.
В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:
Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.
Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.
Как проходит аудит расчетов с подотчетными лицами
У компании в процессе деятельности возникает необходимость рассчитываться наличными за услуги, продукты. В этом случае средства выдаются сотруднику для того, чтобы он сделал все выплаты в соответствии с распоряжениями руководства. Наличные выдаются работнику под его личную ответственность. Соответственно, он становится подотчетным.
Расчеты с подотчетными работниками: основные особенности
Подотчетные средства – это наличные, которые выдаются работнику. Средства должны быть использованы в соответствии с распоряжениями руководителя. К примеру, это могут быть эти распоряжения:
Порядок предоставления наличных, сроки выдачи, объем аванса и прочие нюансы оговорены в Инструкции ЦБ. Как правило, расчет наличными производится в случае мелких трат. К примеру, это может быть:
Практически все рассматриваемые расходы предполагают выдачу наличных. Расчеты с подотчетными работниками – это постоянный процесс. Средства очень часто выдаются работникам, а потому соответствующие расчеты сложно поддаются аудиту.
К СВЕДЕНИЮ! Аудит проводится сплошным методом. Рекомендуется доверить эту работу ассистентам аудитора. В процессе анализируются отчеты, заявления на выдачу наличных.
Цели аудита расчетов с подотчетными лицами
Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов, но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать. Рассмотрим подробнее цели проведения аудита:
Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.
Нормативная база
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
Это базовые нормативные акты, которые следует изучить перед проведением аудита.
Документы, проверяемые в ходе аудита
Рассмотрим документы, которые обязательно нужно проверить в ходе аудита:
Также информация по расчетам отображается еще в ряде документов: бухгалтерском балансе, отчете о движении наличных, главной книге, журнале-ордере №7.
Порядок проведения аудита
Проверка расчетов с подотчётными лицами проводится бухгалтером. Базируется она на приказах по учетной политике компании. В частности, имеются в виду следующие предметы приказов:
При осуществлении проверки нужно сравнить сальдо по счету 71 на завершение отчетного периода и информацию, зафиксированную в главной книге. Также необходимо сравнить оборот по кредиту счета 71 и оборот по дебету по счетам учета МПЗ, трат, собственности предприятия. Рассматриваемые данные должны соответствовать друг другу. Затем нужно удостовериться в соответствии данных из чеков, квитанций и прочих документов, предоставляемых работником, данным из авансовых отчетов. В процессе проверки рассматривается документация, подтверждающая траты. К примеру, это могут быть:
Следующий шаг – сравнение информации из аналитического учета по каждому сотруднику с отчетами по авансам.
Аудит предполагает сбор различных доказательств правильности заполнения документации. Получить их можно путем проведения инвентаризации. В процессе ее подтверждается соответствие выдачи наличных правилам пункта 11 Положения о проведении кассовых операций.
ВАЖНО! Лицо, получившее наличные, должно в течение 3 суток после проведения платежа предъявить соответствующий отчет в бухгалтерию. Сотруднику запрещается передавать подотчетные средства третьим лицам.
Методы обнаружения неверной организации расчетов
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы» в том случае, если организация не может предоставить следующие документы:
Свидетельством неправильной организации расчетов являются следующие признаки:
За правильность организации учета подотчетных сумм отвечает руководитель компании, а также главбух.
Методы проведения аудита
Основной метод сбора сведений – вопросник. На основании мнений сотрудников аудитор может составить первоначальное мнение о компании. На основании сформированного мнения предпринимаются эти действия:
На основании результатов отчетов аудитор составляет план по дальнейшим проверкам.
ВАЖНО! Проверка может быть сплошной или выборочной. Второй вариант предполагает проверку не всей, а только части системы. Возможно это только в том случае, если учет расчетов в компании эффективен.
Главные контрольные процедуры
Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе аудита:
Аудит позволяет компании не допустить лишних трат. Отчеты необходимы для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все оставшиеся средства передавали обратно в кассу.
Распространенные ошибки, выявляемые в процессе аудита
Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:
Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.