Что обеспечивается в результате унификации документов

Унификация структуры текста служебного документа

Унификация структуры текста служебного документа

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Документ состоит из тринадцати разделов:

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:

Устав общества должен содержать:

В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:

В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Источник

Что такое унификация и стандартизация документов и их основные принципы простыми словами

Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.

В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.

Что такое унификация документов

Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.

Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.

Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.

Унификация преследует такие важные цели:

Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.

Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.

Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).

Основные принципы

Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:

Что такое стандартизация

Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.

Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.

Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.

Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.

Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.

D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).

Ключевые принципы

Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:

Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.

Источник

УНИФИКАЦИЯ СТРУКТУРЫ ТЕКСТА СЛУЖЕБНОГО ДОКУМЕНТА

Служебный документ не терпит избыточности, двусмысленности и эмоциональной окрашенности изложения. Текст документа требует строгого соблюдения композиционной структуры и языковых стандартов официально-делового стиля. Однако далеко не каждый составитель документа обладает достаточным знанием и навыком работы с деловым текстом. В помощь авторам документов разрабатываются унифицированные тексты, которые значительно повышают качество документов и сокращают время на их составление.

Унификация видов документов основана на отнесении документов к системам документации.
Унификация текстов проводится поэтапно:

Унификацию текстов служебных документов требует ряд законодательных актов Российской Федерации и нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления. Они закрепляют требования к тексту документа: его внутренней структуре и выбору речевых средств.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методами формальной унификации названы: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.

Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними.

Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности.

Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Документ состоит из тринадцати разделов:

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы.

Источник

Тема 12: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы.

Унификация текста документа— это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

1) упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

2) унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

3) сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

4) использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

5) ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов применяются методы содержательнойи формальной уни­фикации.

К методам содержательной унификацииотносятся следующие методы:

Ø установление состава форм документа;

Ø создание типовых форм;

Ø построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

Ø унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

Ø унификация структуры документа;

Ø создание общих синтаксических правил построения документа;

Ø унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной ин­формации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и дейст­вия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная инфор­мация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста.

■ типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возни­кающими при функционировании юридических лиц;

■ определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и
правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

■ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости
в однотипных управленческих документах.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повто­ряющихся ситуаций.

Этапы унификации текстов документов:

1) унификация структуры текстов— выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

2) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

3) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отра­жающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объ­екта унификации изучаются уставы организации, ее структурных подразделений, должност­ные инструкции специалистам.

При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу ин­формацию.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта,включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на еже­годную международную выставку, посвященную системе Unix:

2. Сообщение о месте и времени проведения выставки

4. Возможность участия в заседании круглого стола

5. Просьба подтвердить участие

6. Формула вежливости

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выраже­ния, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста.

На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм доку­ментов организации,в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.

Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структур­ных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традици­онном или автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:

1) Работники службы ДОУ;

2) Другие специалисты.

Программы обучения включают в себя:

Ø цели унификации и ее место в ДОУ;

Ø требования к композиционной структуре документов;

Ø основные методы унификации текстов управленческих документов;

Ø формы представления унифицированных текстов и др.

Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокра­щая время на его подготовку и восприятие.

Источник

Унификация и стандартизация документов

Способы и этапы унификации документов. Сущность, цели и результаты стандартизации. Исторические предпосылки ее становления. Применение унификации и стандартизации документов. Способы осуществления данных процедур, этапы проведения и результаты внедрения.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Глава 1. Унификация и стандартизация документов

1.1 Исторические аспекты

1.2 Сущность понятия, способы и этапы унификации документов

1.3 Сущность понятия, цели и результаты стандартизации документов

Глава 2. Применение унификации и стандартизации

2.1. Применение стандартизации

2.2. Применение унификации

В современных условиях ускорения социально-экономического развития на основе НТП возрастают требования к качественным показателям протекания деловых процессов. В рамках ДОУ любой организации особые требования предъявляют к документированию управленческой деятельности, так как степень рациональности именно этого процесса влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников, успех управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определена постоянным использованием унифицированных и стандартизированных документов в профессиональной деятельности документоведов.

Целью курсовой работы является детальное изучение унификации и стандартизации документов. Для достижения данной цели необходимо рассмотреть исторические предпосылки стандартизации и унификации документов, сущность исследуемых понятий, классификацию и их применение. Проанализировать данную информацию и сделать выводы.

Источниковой базой курсовой работы являются нормативные акты Федерального уровня, публикации периодической печати, статьи справочных, информационных изданий, учебные пособия, учебники и Интернет.

Глава 1. Унификация и стандартизация документов

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

1.2 Сущность понятия, способы и этапы унификации документов

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Работа по унификации документов включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за определенные системы документации;

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках региональных и отраслевых УСД;

ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Способы унификации текстов документов

Принципы унификации документов:

— Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;

— Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

— Комплексность унификации. При её проведении должны быть предусмотрены требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

— Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;

— Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;

— Стабильность требований к документам. Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;

— Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

Этапы унификации текстов документов

1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

3) Предварительная унификация стилистических средств текста;

4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД.

Следование перечисленным стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ.

1.3 Сущность понятия, цели и результаты стандартизации документов

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Юридическая сила документированной информации;

Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;

Эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

Глава 2. Применение унификации и стандартизации

2.1 Применение стандартизации документов

безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

экономии всех видов ресурсов;

безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

требования к оформлению реквизитов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приводятся схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

2.2 Применение унификации документов

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

унифицированная система документации по труду; ‘ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В данной курсовой работе были рассмотрены понятия стандартизации и унификации документов, исторические предпосылки. Рассмотрены цели стандартизации документов, способы осуществления данных процедур и этапы проведения, а также результаты их внедрения и общие сведения о применении унификации и стандартизации документов.

Унификация документов в каждой системе осуществляется путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.

УСОРД является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. М., 1998.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

курсовая работа [46,9 K], добавлен 13.01.2011

Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.

реферат [31,4 K], добавлен 07.04.2014

Изучение общих требований к организационно-распорядительной документации. Принципы унификации и стандартизации управленческих документов. Правила оформления реквизитов организационно-правовой, распорядительной и информационно-справочной документации.

реферат [41,2 K], добавлен 17.05.2011

Понятия «стандартизация» и «унификация». Определение нормативных документов, регламентирующих процессы стандартизации в Российской Федерации. Функции технических комитетов по стандартизации документационного обеспечения управления и архивного дела.

курсовая работа [47,4 K], добавлен 16.12.2014

Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа [84,9 K], добавлен 09.02.2011

Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.

учебное пособие [3,0 M], добавлен 07.04.2011

Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий.

контрольная работа [23,0 K], добавлен 03.06.2017

Источник