Что обеспечивается в результате унификации

Унификация структуры текста служебного документа

Унификация структуры текста служебного документа

кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Документ состоит из тринадцати разделов:

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:

Устав общества должен содержать:

В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:

В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение.
Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Источник

Что обеспечивается в результате унификации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Product unification. Basic principles

Дата введения 1980-07-01

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам

В.А.Грешников, канд. техн. наук; П.В.Мудрецов; В.С.Панкратов; В.К.Андриканис, канд. техн. наук; И.Я.Ремизов, канд. техн. наук; А.Г.Григорьев; М.Л.Озик; Е.В.Краснушкин

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 16 января 1980 г. N 171

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

Обозначение НТД, на который дана ссылка

Номер пункта, приложения

5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (март 1991 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 1988 г. (ИУС 11-88)

1. Настоящий стандарт устанавливает цели, основные направления, виды и основные этапы проведения работ по унификации изделии основного и вспомогательного производства, изготавливаемых по конструкторской и (или) нормативно-технической документации, в процессе научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию новой техники.

Работы по установлению рациональной номенклатуры изделий, проводимые в процессе стандартизации и заканчивающиеся разработкой стандартов, осуществляются в соответствии с основными положениями и требованиями стандартов Государственной системы стандартизации.

Термины, использованные в настоящем стандарте, и пояснения к ним приведены в справочном приложении.

В зависимости от поставленных задач унификация изделий может проводиться по назначению (применению), средствам обеспечения и обслуживания, агрегатам и узлам определенного функционального назначения, условиям производства, а также по другим признакам.

3. Основными целями унификации являются:

ускорение темпов научно-технического прогресса в отраслях промышленности за счет сокращения сроков разработки, подготовки производства, изготовления, проведения технического обслуживания и ремонта изделий;

создание условий при проектировании и производстве для обеспечения высокого качества изделий и взаимозаменяемости их составных частей в эксплуатации;

повышение экономической эффективности создания и эксплуатации изделий за счет снижения затрат в процессе проектирования изделий, изготовления их в условиях специализации производства и технического обслуживания;

обеспечение требований обороны страны.

4. Достижение указанных целей осуществляется проведением работ по унификации по следующим направлениям:

использование во вновь разрабатываемых и модернизируемых группах изделий ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных или впервые разработанных одинаковых (повторяющихся в пределах группы изделий) составных частей;

разработка унифицированных составных частей;

разработка (выбор) базовых изделий;

разработка конструктивно-унифицированных рядов изделий;

установление (ограничение) номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов (симплификация).

Симплификация проводится в масштабах предприятия, отдельной отрасли, нескольких отраслей промышленности на основе установления типоразмерных рядов, а также применения альбомов типовых конструкций изделий, каталогов и ограничительных перечней.

Изделие, полученное в результате проведения работ по симплификации и разрешенное к применению в установленном порядке, является симплифицированным изделием.

5. Работы по унификации, осуществляемые при выполнении задач в соответствии с п.2 на всех этапах жизненного цикла изделия, должны обеспечить заданный технический уровень и качество изделий при минимальных затратах на их проектирование, изготовление и эксплуатацию.

6. Работы по унификации изделий проводятся как в пределах одного проекта (внутрипроектная унификация), так и в пределах двух и более проектов (межпроектная унификация).

7. Работы по унификации изделия в зависимости от области их проведения относят к:

межотраслевой (межведомственной) унификации;

отраслевой (ведомственной) унификации;

унификации на предприятии (в объединении).

К межотраслевой (межведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) двумя и более отраслями промышленности (ведомствами).

К отраслевой (ведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) одной отраслью промышленности (одним ведомством).

К унификации на предприятии (в объединении) относят унификацию изделий, изготовляемых данным предприятием (объединением).

8. Организационно-методическое руководство работами по унификации в стране, разработку научных основ межотраслевой унификации, координацию работ в этой области осуществляет Госстандарт.

9. Работы по межотраслевой и отраслевой унификации изделий возлагаются на министерства (ведомства) в части закрепленных за ними видов продукции.

Организационно-методическое руководство работами по унификации в отрасли (ведомстве) возлагается на соответствующие головные и базовые организации по стандартизации и (или) головные и базовые организации по видам техники в установленном министерством порядке.

10. Ответственность за обеспечение заданного уровня унификации вновь разрабатываемых (модернизируемых) изделий возлагается на генеральных и главных конструкторов и руководителей конструкторских бюро.

11. В целях обеспечения единого организационно-методического подхода к проведению работ по унификации в масштабе предприятия, отрасли, нескольких отраслей устанавливают следующие этапы проведения этих работ:

выбор номенклатуры изделий, подлежащих унификации;

сбор и анализ данных применяемости изделий;

проведение работ в соответствии с целями, задачами и направлениями, установленными пп.2, 3, 4;

оценка результатов работ по унификации;

разработка мероприятий по внедрению результатов работ по унификации.

Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, выбирают исходя из:

основных целей и задач унификации;

важности и перспективности изделий для народного хозяйства и требований обороны страны;

годовых объемов и типа производства изделий с учетом их экономических характеристик;

характера распределения объемов производства и потребления изделий по министерствам (ведомствам);

принятых обязательств страны на двусторонней или многосторонней основе в связи с научно-технической и экономической интеграцией и международным разделением труда.

Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, определяют министерства, являющиеся ведущими в производстве этого вида продукции, в соответствии с требованиями заказчика (потребителя). Анализ данных применяемости проводят с целью определения области применения изделий по всему анализируемому числу типоразмеров изделий и их параметров с учетом программы выпуска.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

12. Проведение работ по унификации изделий (группы изделий) должно включать решение следующих вопросов:

определение уровней членения изделия (группы изделий) на составные части, соответствующих наилучшим возможностям для их унификации при условии выполнения требований п.5;

анализ целесообразности применения ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных составных частей;

обоснование целесообразности применения впервые разработанных одинаковых составных частей;

установление соответствия номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов требованиям заданного технического уровня и качества изделия;

составление, при необходимости, ограничительного перечня изделий и материалов, разрешаемых к применению в данном проекте;

анализ возможности и целесообразности унификации групп типоразмеров составных частей, имеющих часть совпадающих функций;

обоснование оптимальности уровня унификации изделия (группы изделий) с учетом интересов сфер проектирования, производства и эксплуатации;

разработка (применение) унифицированных составных частей;

составление перечня унифицированных составных частей изделия (группы изделий);

оценка результатов работ по унификации.

13. Оценка результатов работ по унификации, предусмотренных пп.11, 12, включает в себя определение достигнутого уровня унификации изделий и технико-экономической эффективности.

Определение уровня унификации изделий и расчет технико-экономической эффективности осуществляется по методическим документам, утвержденным Госстандартом, или отраслевым методическим документам, разработанным на основе и в развитии методических документов Госстандарта и согласованных с ним.

14. Результаты работ по унификации изделии оформляют в виде конструкторской документации, альбомов типовых конструкций изделий, ограничительных перечней, а также типажей на виды продукции машино- и приборостроения, имеющей важнейшее народнохозяйственное значение.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

15. Планирование работ по унификации предусматривается основными направлениями экономического и социального развития СССР, планами развития отраслей промышленности, а также планами научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

16. Порядок планирования показателей уровня унификации важнейшей промышленной продукции осуществляется в соответствии с положениями Государственной системы стандартизации и методическими документами, утвержденными Госстандартом.

17. Количественные и качественные требования по унификации в соответствии с задачами, указанными в п.5 для конкретных изделий, устанавливаются в технических заданиях на разработку этих изделий.

18. Контроль за выполнением плановых заданий по унификации осуществляют министерства (ведомства) в установленном порядке.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

ПОЯСНЕНИЯ К ТЕРМИНАМ, ПРИМЕНЯЕМЫМ В СТАНДАРТЕ

1. Унификация изделий

Приведение изделий к единообразию на основе установления рационального числа их разновидностей

2. Показатель унификации

Количественная характеристика (совокупность характеристик) выполнения поставленной задачи (группы задач) по унификации

3. Уровень унификации изделия

Насыщенность изделия унифицированными составными частями

4. Унифицированная составная часть данной группы изделий

Взаимозаменяемая составная часть двух или более изделий данной группы или комплекса

5. Типоразмерный ряд

Совокупность типоразмеров, числовые значения главного параметра которых находятся в параметрическом ряду

6. Типоразмер изделия

Изделие данного типа конструктивного исполнения с определенными значениями параметров

Классификационная группировка изделий, сходных по назначению, принципам действия, конструктивному исполнению и номенклатуре параметров

8. Главный параметр

Параметр изделия, определяющий его наиболее характерное свойство

9. Параметрический ряд

Упорядоченная совокупность числовых значений параметра

Источник

Что такое унификация? Цель, виды, понятие

Изучая процесс стандартизации, обязательно сталкиваешься с отождествленным термином «унификация». Что такое означает данное определение, когда его необходимо употреблять и каким образом термин связан со стандартизацией, будет описано ниже.

Раскрытие понятия

Эффективным этапом стандартизации является унификация. Такая реформация приводит объекты к однотипности благодаря формированию оптимального числа их разновидностей. В результате появляется возможность снижения производственных тарифов новых изделий, увеличение уровня автоматизации процессов и уровня серийности.

Систематизация – распределение рассматриваемых объектов в определенной очередности, которая упрощает систему их применения. Показатель унификации зависит от индекса системы, где коэффициент использования на уровне типоразмеров является ключевым.

Взаимосвязанные элементы

Понятие унификации затрагивает различные виды продукции и конструктивные элементы производства, а также технологические процессы. Благодаря данному процессу появляется рациональное единообразие в системе, расширяется кооперирование подразделений организации, применяются прогрессивные технологии, достигается экономия трудовых и материальных ресурсов, сокращаются сроки разработки и освоения новых видов продукции.

Унификация может проводиться в документации, отчетах и планировании. Принято различать отраслевую, заводскую и межотраслевую унификацию. Отраслевая включает номенклатуру изделий, выпускаемых несколькими учреждениями, заводская – одним предприятием, межотраслевая – составные части изделий общего промышленного назначения. Унификации свойственны коэффициенты применяемости и повторяемости.

Стандартизация и унификация

Основная часть информации управленческого характера представлена в виде документов. Для процесса управления характерно многообразие и дублирование рабочих ситуаций, а также существующий перечень типичных действий по решению возникающих проблем. С течением времени появляется неоправданно большое количество документов, которые нуждаются в преобразовательном процессе.

Эффективность (с экономической точки зрения) стандартизации и унификации документооборота представляется в уменьшении финансовых затрат на изготовление, разработку и оформление документов с последующей их обработкой. Унификация выражается в решении задач по совершенствованию содержания и форм деловых бумаг. Объектами унификации документа являются его форма и состав (реквизиты).

Задачи преобразования

Совершенствование содержания документа при унификации должно происходить через отбор соответствующих назначению документа атрибутов, а при стандартизации – через установление единых требований к реквизитам.

Что такое унификация? Это деятельность, направленная на установление характеристик и правил в целях их многократного применения в работе, что дает упорядоченность в производственных сферах, повышает конкурентоспособность продукции или услуг. Задача по повышению информативности и унификации документов по форме и содержанию решается благодаря стандартизации.

Основа разработки

Госстандарт России «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30) – главный документ о делопроизводстве, имеющий многоаспектное применение. Используется он в качестве базового плана при разработке инструкций, стандартов и правил по обеспечению управленческой деятельности.

Что такое унификация и унифицированные системы документации простыми словами? Это сокращение большого количества разновидностей типовых документов, приведение их к единой структуре, форме, языковой конструкции, обработке и хранению. Проведение ее необходимо для повышения качества работы и достижения информационной совместимости при обработке.

Целенаправленное действие

Эффективность достигается только при четком понимании желаемого результата. Основные цели унификации:

Данные цели применяются не только на производстве, но и в других сферах деятельности. Примеры унификации можно привести в:

Системы унификации

Унифицированные системы (УС) представляют перечень реквизитов, элементов, объектов, которые были установлены в соответствии с рассматриваемой деятельностью и необходимыми сопутствующими ей задачами. Виды унификации (УС) в России, связанные с документацией:

Разработка таких документов ведется министерствами и специализированными организациями.

Методы унификации

Что такое унификация? Это, прежде всего, оптимизация процесса, совокупность приемов, благодаря которым выполняются принципы и достигаются оптимальные решения поставленных задач.

В унификации, как и в схожей по своим характеристикам стандартизации, используются научно-практические методы:

Если учитывать, что унификация является частью стандартизации, то в процессе преобразования определенного вида деятельности в ее рамках могут использоваться все вышеперечисленные методы.

Систематизация помогает расположить объекты в определенном порядке, в результате чего образуется удобная система пользования. Чаще всего используют алфавитную систему расположения объектов.

Кодирование предполагает присвоение кода объекту классификации, которая, в свою очередь, подразумевает разделение множества объектов на подмножества с присвоением условного обозначения (классификатора).

Что такое в унификации типизация? Это определение оптимальных параметрических рядов по выбранному критерию и параметрам, благодаря чему будет достигнута высокая степень совпадения. Это разработка типовых конструктивных и организационных решений, что могут быть приняты за образец по ряду признаков.

Селекция заключается в отборе из классифицированных объектов конкретных, которые на основании анализа признаются целесообразными для применения в общественном производстве.

Агрегатирование применяется для создания объектов производства с последующим использованием. Идея метода заключается в организации выпуска изделий путем их сборки из ограниченного количества стандартных деталей, обладающих функциональной взаимосвязанностью.

Источник

Тема 12: Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы.

Унификация текста документа— это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.

Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления.

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за­трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти­повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав­лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:

1) упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;

2) унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;

3) сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;

4) использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;

5) ускорить процессы принятия управленческих решений.

При унификации текстов применяются методы содержательнойи формальной уни­фикации.

К методам содержательной унификацииотносятся следующие методы:

Ø установление состава форм документа;

Ø создание типовых форм;

Ø построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),

Ø унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

Ø унификация структуры документа;

Ø создание общих синтаксических правил построения документа;

Ø унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной ин­формации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и дейст­вия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная инфор­мация конкретизирует тему, обозначенную в постоянной части текста.

■ типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возни­кающими при функционировании юридических лиц;

■ определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и
правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица;

■ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости
в однотипных управленческих документах.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повто­ряющихся ситуаций.

Этапы унификации текстов документов:

1) унификация структуры текстов— выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;

2) унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;

3) разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.

Объектом унификации могут быть отдельные виды документов или их группы, отра­жающие направление деятельности, функцию или задачу управления. Для определения объ­екта унификации изучаются уставы организации, ее структурных подразделений, должност­ные инструкции специалистам.

При просмотре дел устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение конкретного вопроса, выделяются основные документы, несущие близкую по смыслу ин­формацию.

Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяю­щихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями докумен­та (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый до­кумент составляется карта,включающая реквизиты документа (вид документа, автор, кор­респондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержа­ние, цель создания, структура). На основе анализа аннотации составляется модель текста унифицированной формы, в которой определяется, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на еже­годную международную выставку, посвященную системе Unix:

2. Сообщение о месте и времени проведения выставки

4. Возможность участия в заседании круглого стола

5. Просьба подтвердить участие

6. Формула вежливости

При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выраже­ния, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста.

На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм доку­ментов организации,в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).

Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.

Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структур­ных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы унифицированных форм утверждаются руководителем организации. Вновь создаваемые унифицированные формы могут использоваться в традици­онном или автоматизированном режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:

1) Работники службы ДОУ;

2) Другие специалисты.

Программы обучения включают в себя:

Ø цели унификации и ее место в ДОУ;

Ø требования к композиционной структуре документов;

Ø основные методы унификации текстов управленческих документов;

Ø формы представления унифицированных текстов и др.

Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку.

Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однознач­ность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокра­щая время на его подготовку и восприятие.

Источник